Interview Wilfried Geulleaume, RecoMatics: “Bedrijven moeten digitaal klaar zijn”
RecoMatics begeleidt al 25 jaar bedrijven uit diverse sectoren in het automatiseren van documentverwerkingsprocessen. Bij de oprichting lag de focus vooral op de verwerking van bankdocumenten, maar doorheen de jaren heeft RecoMatics zijn scope steeds meer verruimd. Van facturen, bestelbonnen, contracten, enz. tot zelfs ‘paspoorten’ voor runderen.
Wilfried Geulleaume is al sinds 1996 actief bij RecoMatics. Hij kan als geen ander getuigen dat documentbeheer een constante evolutie doormaakt. “Het idee van wat een document kan zijn, is door de digitalisering veranderd.” Het eerste beeld dat je gedachten oproepen wanneer je het woord ‘document’ hoort, is wellicht nog steeds het traditionele papieren document of een pdf. Maar de term is veel omvattender. “Alles wat informatie bevat en dus documenteert, is in principe een document. Dus ook een afbeelding of een opname van een telefoongesprek bijvoorbeeld.”
Van captatie tot archivering
De stijgende noodzaak in het bedrijfsleven om zaken te ‘documenteren’, zorgt ervoor dat bedrijven ook steeds meer documenten te verwerken krijgen. Deze toename vereist de inzet van digitale technologieën die het documentverwerkingsproces kunnen automatiseren. Dit proces bestaat uit drie grote stappen.
De eerste fase is de captatie van gegevens. Tijdens de captatie worden alle relevante gegevens uit de documenten gedistilleerd voor verdere verwerking. Vervolgens belanden documenten in de tweede fase, namelijk de workflow. De workflow is het specifieke traject dat elk document moet doorlopen, afhankelijk van het type document (een klacht vereist een andere flow dan een spontane sollicitatie) en van de gegevens die geëxtraheerd worden (een factuur van 120 euro doorloopt een andere workflow dan een factuur van 120.000 euro). De gegevens uit de documenten worden aangevuld, gecorrigeerd, van commentaar voorzien en doorgestuurd. En dat allemaal in de juiste volgorde en op het juiste moment. RecoMatics heeft de laatste jaren fors geïnvesteerd in haar capture- en workflowplatform, EasyForm, om dit proces sneller en efficiënter te laten verlopen. Maar volgens Geulleaume dienen die platformen evengoed om het proces juist tegen te houden of on-hold te zetten, omdat niet alle informatie (of alle stukken) aanwezig zijn om de case correct af te handelen.
“Wanneer alle gegevens goedgekeurd en verwerkt zijn, belandt het document in haar laatste fase: de archivering. Ook deze fase is zeer belangrijk, want documenten moeten in alle veiligheid bewaard worden maar ook altijd snel terug te vinden zijn.” RecoMatics had lange tijd een eigen archiveringsoplossing in huis, maar omdat de opslag van documenten zich tegenwoordig bijna volledig in de cloud afspeelt, is het bedrijf sinds 2008 een gelicentieerde partner voor Sharepoint. Dat stelt RecoMatics in staat om het cloudopslagplatform van Microsoft aan te bieden, en daar hun eigen oplossingen in te integreren. Zo heeft RecoMatics een oplossing die op basis van metadata de zoekfunctie van Sharepoint verbetert voor gestructureerde zoekopdrachten.
AI is (nog) niet de heilige graal
De digitalisering van organisaties zet zich alsmaar verder en sneller door als gevolg van de coronapandemie. Ook documentbeheer heeft het einde van haar eigen digitale transformatieproces nog lang niet doorlopen. “De pandemie dwingt bedrijven om volledig ‘digitaal klaar’ te zijn. Maar veel ondernemingen hebben moeten vaststellen dat ze dat nog niet zijn. De nood aan remote access zal ervoor zorgen dat nieuwe technologieën sneller geaccepteerd worden”.
De opkomende technologie bij uitstek binnen documentbeheer is artificiële intelligentie. Bijna dagelijks worden wel nieuwe toepassingsmogelijkheden voor AI ontdekt. Toch weet Geulleaume dat AI-technologie momenteel nog niet de beste oplossing is voor alle vraagstukken rond documentverwerking.
“Begrijp me niet verkeerd, artificiële intelligentie heeft een enorm potentieel en uiteraard zijn we hier bij RecoMatics dagelijks mee bezig. Zo is het zeer praktisch voor de classificatie van whitemail en ook bepaalde documenttypes worden er zeer vlot mee verwerkt. Maar het is nu ook weer niet de heilige graal. AI moet dan ook vooral in functie van andere systemen, de totale oplossing, toegepast worden. Het is een kwestie van voor elk probleem de juiste mix in te zetten.”
