Manager aan het woord: Hendrik De Hertogh, Kyocera Document Solutions

Het zijn bijzondere tijden, dat is het minste wat je kan zeggen. Op amper een jaar tijd is onze samenleving volledig veranderd. We hebben onze manier van werken in vraag moeten stellen en technologische vooruitgang gaat sneller dan ooit. De ene organisatie gaat beter om met al die veranderingen dan de andere. Nu we op het punt staan om het ‘nieuwe normaal’ definitief te betreden, is het tijd om te peilen hoe de Belgische IT-sector zich staande heeft gehouden in deze moeilijke periode. Aan de hand van zes pittige vragen getuigen managers over de belangrijkste (technologische) ontwikkelingen in hun bedrijf en sector. In dit interview is het de beurt aan Hendrik De Hertogh, General Manager bij Kyocera Document Solutions Belgium.  

TechPulse: De samenleving is het afgelopen jaar drastisch veranderd. Wat zijn de belangrijkste lessen die u zelf en uw organisatie uit deze periode kunnen trekken?   

De Hertogh: De verplichting om thuis te werken was aanvankelijk een opgelegde beslissing. Ondanks dat de verplichting nu weggevallen is, moet je als organisatie inspanningen leveren om je werknemers weer naar kantoor te halen. Werknemers hebben een nieuw werkritme gevonden en thuis voelen ze meer controle over hun veiligheid. Het kantoor is een vreemde omgeving geworden, zou je kunnen zeggen. Je moet als werkgever dus grondig analyseren hoe je kantoorruimtes te organiseren. Je ziet wel dat werknemers thuiswerken op verschillende manieren interpreteren. Sommigen moet je tegen zichzelf gaan beschermen dat ze niet te veel werken. Ze beginnen vroeger maar eindigen later. Dat mag ook niet de bedoeling zijn. Anderen daarentegen profiteren een beetje van die flexibiliteit en gaan privé-afspraken inplannen tijdens de werkuren.  

Een tweede belangrijke les is dat je niet alleen aandacht moet hebben voor de fysieke gezondheid, maar ook de mentale gezondheid van je werknemers. Het mentale aspect wordt nog te vaak onderschat omdat je het moeilijker kan meten. Voor mensen die alleen wonen kan het werk een sociaal vangnet zijn. Maandenlang alleen thuis zitten kan een tol eisen. Bij Kyocera hebben we daarom ook veel persoonlijke meetings met werknemers gehad om naar hun toestand te kunnen peilen. In de toekomst moeten we ook meer kijken naar infrastructuur. Niet iedereen heeft thuis een optimale werkomgeving. Ik voorspel dat dat een belangrijk criterium gaat worden bij het rekruteren van nieuwe werknemers. 

TP: Als u uw bedrijf vandaag de dag vergelijkt met 12 maanden geleden, welke verschillen ziet u dan? Wat is de meest positieve verandering die de organisatie heeft doorgemaakt?   

De Hertogh: We hebben veel wendbaarheid en weerbaarheid getoond. In het Engels hebben ze daar een mooi woord voor: resilience. We moesten op korte termijn drastische beslissingen maken. Daarbovenop kwam dat we vanop afstand een nieuw ERP-systeem moesten integreren. Iedereen heeft deze uitdagende periode uiteindelijk zonder al te veel kleerscheuren doorstaan. Bij onze divisies in andere landen liep dat niet overal even vlot. Resilience is een zeer belangrijke kwaliteit voor een bedrijf, maar het is niet evident. Nu zijn zelfs de grootste tegenstanders van digitalisering en remote working overtuigd geraakt van de voordelen die het kan hebben. Het is grappig, maar tegelijkertijd ook zeer jammer dat dat besef nu pas is gekomen. Voor velen waren deze zaken al voor de pandemie een normaliteit. We staan voor een cruciale mindshift in de benadering van hoe we werken.  

TP: Hoe is de sector waarin jullie actief zijn veranderd en hoe zal de sector verder blijven evolueren? Welke impact zullen die evoluties op de organisatie hebben?   

De Hertogh: We staan aan de vooravond van een shift naar het gebruik van meer digitale tools. Ik denk niet dat het printvolume snel zal terugkeren naar het niveau van voor de pandemie. Ik spreek dan vooral over de professionele markt, op wie ons aanbod in de eerste plaats gericht is. Document Management gaat verder blijven groeien en de adoptie van digitale documenttools zal de komende jaren versnellen.   

TP: Technologische innovatie staat niet stil. In welke nieuwe ontwikkelingen ziet u een groot potentieel voor uw bedrijf en waarom? Hoever staan jullie met het gebruik van deze technologie(ën)?   

De Hertogh: Met Kyocera Solutions hebben we een aparte tak in het bedrijf die zich volledig focust op de professionele dienstverlening rond digitaal documentbeheer. Veel bedrijven maken de fout door te denken dat digitalisering niet meer is dan papieren processen digitaal maken. Neen, je moet eerst een grondige analyse maken van hoe het bedrijf werkt en je processen gaan herdenken in een digitale context.  

TP: Is door de coronapandemie uw visie op leiderschap en/of uw manier van leidinggeven veranderd? Hoe ziet u de rol van de manager in de toekomst?   

De Hertogh: Ik hoop van niet, maar de focus komt natuurlijk wel meer te liggen op remote leadership. Je boet wel een stuk aan spontaniteit in. Meetings voelen meer aan als een verplicht nummer. Op kantoor heb je meer het sociale aspect. Remote leadership is vooral ook zoeken naar een nieuwe balans. Vroeger wilden managers veel controle hebben en hun werknemers altijd kunnen ‘zien’ tijdens de werkuren. Dat is in de virtuele wereld niet meer mogelijk. Door de pandemie is er een nieuwe visie aan de oppervlakte gekomen dat je als manager je werknemers hun werk moet laten doen. Maar ook dat werkt niet voor iedereen. Je moet proberen die balans tussen controle en vertrouwen te vinden.  

TP: Wat zijn de grootse uitdagingen voor 2021? Hoe bieden jullie die uitdagingen het hoofd?   

De Hertogh: Dat is geen eenvoudige vraag. Als je mij deze vraag 15 maanden geleden had gesteld, zou mijn antwoord helemaal anders zijn geweest. Dan had ik wellicht gezegd: “Verder blijven doen zoals we bezig zijn”. Maar er heeft zich een zogenaamde ‘black swan’ voorgedaan: een onaangekondigde gebeurtenis die een enorme impact heeft gehad op onze samenleving en elke sector heeft aangetast. Dat alleen al toont het belang van resilience aan. Je kan de schaal van onvoorziene gebeurtenissen niet voorspellen, maar met een goed doordacht businessplan kan je jezelf daar wel zo goed mogelijk op voorbereiden. Nog voor de lockdown waren wij de effecten van thuiswerken al aan het uittesten door werknemers verplicht één dag per week van thuis uit te laten werken. Dat stelde ons in staat snel te schakelen wanneer het nodig was. Je moet een plan B hebben voor als zo’n black swan de kop opsteekt, ook al kan je nooit weten wanneer dat gebeurt. Ik denk dat veel organisaties in hun euforie die les uit het oog verloren waren.  

Je moet altijd een plan B klaarhebben, ook wanneer het goed gaat.

Hendrk De Hertogh, Kyocera Document Solutions Belgium