Filip Corveleyn, Legal Studio: “Digitaliseren is eerst leren stappen, dan pas lopen”

Voor hij het bedrijf Legal Studio oprichtte, was Filip Corveleyn jarenlang werkzaam als advocaat. Hij kende dus als geen ander de papierberg die vaak gepaard gaat bij het behandelen van bedrijfsjuridische procedures. Vanuit zijn eigen ervaring kwam hij op de idee om een platform te gaan ontwikkelen dat het routinewerk kan automatiseren. Dat zou geen eenvoudige opdracht worden, was Corveleyn zich goed bewust toen hij eraan begon.

“Al sinds de jaren ’80 voorspelde men dat de digitalisering een tsunami aan verandering teweeg zou brengen, maar die is er nog niet gekomen”, schets Corveleyn. “Veel vroegere oplossingen zijn vroeg of laat stuk gelopen op die muur van complexiteit. Er heerste ook een zekere weerstand tegen veranderingen bij mensen binnen de sector.” Die muur doorbreken was één van de grootste uitdagingen voor Corveleyn. “We moesten een brug proberen te slaan tussen complexiteit en eenvoud. Beginnen met het vereenvoudigen van basisstappen en dan pas complexiteit toevoegen. Dan is het natuurlijk wel een voordeel dat je de juridische taal spreekt.”

‘Deliveroo voor recht’

En zo geschiedde dus KLEA, een cloud-based platform dat het beheer van rechtspersonen wereldwijd stroomlijnt. Met KLEA kunnen bedrijven de administratie van besluiten die tijdens bestuurdersvergaderingen worden genomen, denk aan het benoemen/ontslaan van kaderleden en het goedkeuren van jaarrekeningen, grotendeels automatiseren. Om de werking van KLEA uit te leggen, maakt Corveleyn de vergelijking met een app die we in ons dagelijks leven vaker gebruiken: Deliveroo.

“Als je een maaltijd bestelt via Deliveroo, kan je de verwerking van je bestelling stap voor stap volgen. Je ziet wanneer je maaltijd bereid wordt in de keuken en je kan de koerier volgen. Deliveroo is een typisch ‘new-tech’ platform dat het fysieke aan het digitale koppelt. Een platform kan nog zo goed in elkaar zitten, uiteindelijk heb je wel mensen nodig om de bestelling tot bij je thuis te krijgen. Diezelfde logica hebben wij toegepast vanuit een juridisch B2B-perspectief. Het opvolgen van juridische documenten is eveneens een proces waar elke stap een menselijke handeling vraagt. Via KLEA kan je in real-time volgen wie wanneer een document ondertekend heeft. Dit bespaart je tot 75% tijd, wat ook de kosten naar beneden drukt.”

Begin vanuit het proces

KLEA heeft zich van in het begin zeer internationaal gefocust, omdat verschillen in nationale wetgevingen multinationals kopzorgen geeft. Corveleyn legt uit hoe KLEA dit oplost: “Veel contract automation-platformen vertrekken vanuit het document. Maar dan zou je voor elke nieuwe markt die je betreedt een document base moeten creëren. Dat is op den duur onbegonnen werk als je zoals wij actief bent in 55 landen. Daarom vertrekken wij vanuit het proces omdat dit veel schaalbaarder is.”

“Wij gaan op zoek naar de gemeenschappelijke proceselementen in wetgevingen en die gaan we dan automatiseren. Er zal altijd een grens blijven bestaan aan automatisering omdat juridische documenten nu eenmaal complex zijn. Maar wij slagen er toch in om tot 80% van het proces te automatiseren. Zo moet advocaten zich enkel nog maar focussen op het juist krijgen van de details.”

Eerst stappen, dan lopen

Met KLEA levert Legal Studio een belangrijke bijdrage aan de digitalisering van de juridische sector. Een werk van de lange adem dat stilaan wel op gang lijkt te komen, ziet ook Corveleyn: “In de begindagen van KLEA moesten wij bedrijven actief overtuigen van de meerwaarde van de technologie, nu komen zij al vaker naar ons. Er komt dus binnen de juridische sector meer aandacht voor digitalisering, maar als je kijkt naar andere sectoren, bijvoorbeeld HR, dan staan die toch nog altijd veel verder. De volgende grote stap die de sector moet nemen is technologie gebruiken om een meerwaarde te creëren voor klanten, en niet meer enkel voor de eigen processen.”

“Digitalisering wordt naar mijn gevoel te holistisch en breed bekeken”, gaat Corvelyn verder. “Men zoekt naar één oplossing die alles kan, maar die bestaat niet. Op je smartphone heb je ook meerdere apps staan die elk hun eigen toepassing hebben. Digitalisering is eerst leren stappen vooraleer je kan lopen. Je moet eerst kijken in welke departementen het minste risico zit en van daaruit stapsgewijs nieuwe technologieën implementeren. Zo zijn we met KLEA ook te werk gegaan. We zijn begonnen met een basisopstelling en dan bijna letterlijk naast mensen gaan zitten om te kijken wat ze met elk document deden. Dan zijn we stelselmatig die processen beginnen automatiseren.”

KLEA Collaborate

Legal Studio is in 2022 wel in de fase gekomen dat ze kunnen beginnen lopen. Het bedrijf groeit snel en heeft het KLEA-platform al naar meer dan 50 landen kunnen brengen. Maar de ambities zijn nog lang niet gestild. “Dit jaar willen we onze eerste stappen met artificiële intelligentie zetten. AI willen we toepassen bij data-extractie uit documenten en het beter herkennen van patronen. In een latere fase willen we die data ook kunnen terugkoppelen naar de klant in de vorm van concrete businessinzichten. In de loop van dit jaar voegen we ook KLEA Collaborate toe aan ons platform.”

• Lees ook: 10 veelbelovende techstart-ups voor 2022