ERP in de praktijk: drie verhalen
ERP mag dan als term aan zijn laatste dagen toe zijn, de behoefte aan geïntegreerde informatie en processen zal eerder toe- dan afnemen. Dat dit in diverse vormen en maten kan, bewijzen onderstaande verhalen. Drie uiteenlopende projecten, maar met één ding gemeenschappelijk: zelfs zonder meetbare ROI dragen ze zichtbaar bij tot een betere bedrijfsvoering.
1. Vinikus en Lazarus: van de iPad naar de cloud
Vinikus en Lazarus werd opgericht door een stel jonge ondernemers actief in de distributie van wijnen, zowel voor eindgebruikers als voor de betere horecazaken. Onder meer het Hof van Cleve kan tot hun klantenbestand worden gerekend. Ze specialiseren zich in de distributie van kwaliteitswijnen aan betaalbare prijzen.
Het project
Omdat het bedrijf is ontstaan uit de samensmelting van twee eenmansbedrijven, moest een oplossing worden gezocht om continu een goed zicht op de beschikbare voorraad te houden.
“Vroeger, toen we elk afzonderlijk werkten, hadden we hier elk wel een goed zicht op. Tegenwoordig is dat niet meer vanzelfsprekend, dus gingen we op zoek naar software die ons hierbij kon helpen”, aldus Jeroen Schoevaerts, medeoprichter van het bedrijf. De keuze viel op Venice van C-Logic, een pakket voor financieel en voorraadbeheer, dat ze als een dienst afnemen, in de cloud dus, via een Citrix-clientinterface.
De voordelen
“Veel meer omzet zullen we niet draaien met deze nieuwe software,” vermoedt Jeroen Schoevaerts, “maar we kunnen sneller en correcter werken, en het oogt toch veel professioneler als je de klant altijd de juiste informatie kan bezorgen over de beschikbare voorraad. En dat je steeds de openstaande facturen kan checken terwijl je onderweg bent, is ook soms handig meegenomen.”
Wat kan beter?
“De toepassing is nog niet 100% afgestemd op de iPad”, ondervond Jeroen Schoevaerts: “Er zijn schermen waar een toetsenbord haast onvermijdelijk is, maar toch moet je voor dit scherm eerst manueel het toetsenbord visualiseren voor je aan de slag kan.”
Opmerkelijk
Met de iPad in het Hof van Cleve bestellingen in de cloud sturen: veel hipper wordt het niet. Toch is Jeroen Schoevaerts voorzichtig met het openen van zijn iPad. “We willen de klant ook niet het gevoel geven dat we hem een bestelling proberen op te dringen”, verklaart hij de terughoudendheid. “Maar als ik ter plekke moet checken of een wijn voorradig is, gaat de iPad toch open.”
2. Neuhaus: migratie in één (lang) weekend
Neuhaus is een wereldbefaamde Belgische leverancier van luxepralines en andere chocoladeproducten. Er werken zowat driehonderd mensen in de hoofdvestiging in Vlezenbeek, en daarnaast telt het bedrijf een tachtigtal verkooppunten in België en diverse in het buitenland waaronder in Duitsland, Londen, New York en Shanghai.
Het project
Na tien jaar trouwe dienst was het bestaande ERP-systeem van Baan in 2008 aan vervanging toe.
Door onder meer de hoeveelheid maatwerk en het doorheen de jaren ontstaan van ‘satelliet’-applicaties, werd het pakket steeds moeilijker te beheren en te onderhouden.
“Echter, in het selectietraject kozen we niet voor de klassieke aanpak van lastenboek met verlanglijstje”, licht Neuhaus’ ICT-manager Peter Coppens toe. "Maar we gingen via referentiebezoeken op zoek naar wat de standaardpakketten ons allemaal konden bieden, en welke partners ervaring hadden in onze sector. Zo kwamen we bij de fastfoodoplossing van SAP-partner Delaware terecht”.
De voordelen
Met de nieuwe software geniet Neuhaus van voordelen op verschillende niveaus. Zo kan het bedrijf, via de in Fast Food ingebouwde best practice van SSCC-codes, op een eenvoudige manier de traceerbaarheid opvolgen, vanaf de oorsprong van elk ingrediënt tot aan de klant.
"Tevens kennen we een optimale picking in het magazijn in functie van houdbaarheid en eindklant", vertelt Peter Coppens: “Als een zending voor de Verenigde Staten is bestemd, dan dient de houdbaarheid van het product rekening te houden met de transporttijd dat het product onder weg is.”
Ook is het onderhoud van verkoopprijzen in SAP nu beter beheerbaar en optimaliseerden we de productieplanning en -aansturing. Maar misschien wel even belangrijk voor Peter Coppens is dat de software draait in een stabiele en onderhoudsvriendelijke omgeving: “Voor een tweekoppig ICT-team als het onze vormt dit een wereld van verschil."
"Op die manier kan er ook tijd vrijgemaakt worden voor nieuwe zakelijke projecten, zoals vorig jaar de rapporteringsoftware van Business Objects die heel wat meer inzicht biedt in de actuele situatie. En momenteel werken we aan de verdere uitbouw van de e-commerce-activiteiten."
Opmerkelijk
De migratie van Baan naar SAP werd zowat veertien maanden voorbereid en in één lang weekend uitgevoerd. "Een big bang is voor organisaties van onze omvang wel haalbaar,” verklaart Coppens, “en het alternatief – twee verschillende ERP-systemen draaiende houden in een overgangsscenario - was veel minder wenselijk.”
3. Federale Politie: agenten sneller in het blauw
De Federale Politie vormt samen met de lokale politie het totale politiekorps. Zij bieden allerlei diensten aan aan het volledige politiekorps, waaronder materiële, operationele en administratieve diensten De federale politie bestaat uit ongeveer dertienduizend personeelsleden.
Het project
Voor de bestelling en retour van politie-uniformen en uniformstukken voor het totale politiekorps was een geïntegreerd systeem nodig dat de complexiteit van de bestel- en leverprocedure aankon, en veertig verschillende processtromen kon stroomlijnen.
Zij deden een beroep op H. Essers, dat samen met dienstenpartner Avanade een aangepaste versie van Microsoft Dynamics AX ontwikkelde.
De implementatie nam ongeveer veertien maanden in beslag, inclusief het realiseren van e-learningmodules en gebruikershandleidingen voor de eindgebruikers.
De voordelen
Dankzij deze nieuwe software zijn niet alleen de veertig logistieke processen geïntegreerd in het ERP-systeem, maar ook het kassasysteem waarin shopmedewerkers via een aanraakscherm rechtstreeks bestellingen kunnen invoeren en toegang hebben tot de voorraadinformatie.
Deze informatie is tegelijk ook beschikbaar voor alle logistieke verantwoordelijken van de politie, die op die manier te allen tijde een volledig overzicht hebben van de bevoorradingsketen.
Opmerkelijk
H. Essers, een logistieke dienstverlener die zijn diensten dus ook tot het bouwen en ondersteunen van software heeft uitgebreid, heeft dit ERP-platform ook voor andere klanten (zij noemen het ‘principals’) ter beschikking.
Het project bij de Federale Politie lijkt zeer specifiek, maar toch kozen zij voor H. Essers. “Omdat wij bewezen hebben dat we vergelijkbare complexe processen naadloos kunnen beheren”, aldus Katleen Olbrechts, projectmanager bij H.Essers.
