Bedrijfsmail schuift langzaam naar de cloud

E-mail in de cloud wordt het dominante model voor zakelijke mail. Maar de tocht naar de cloud verloopt moeizamer dan verwacht. Toch heeft software as a service de wind in de zeilen.

Tegen het einde van 2014 zou tien procent van de zakelijke mailaccounts via de cloud worden gebruikt. Zo luidt de voorspelling van analistenbureau Gartner. Dat lijkt bijzonder weinig, maar volgens Gartner bereikt cloud-e-mail daarmee het niveau van een blijver.

“We verwachten dat e-mail en samenwerkingssoftware in de cloud op lange termijn het overheersende model wordt”, aldus Tom Austin, vicepresident bij Gartner. "Maar we zien het niet als enige model en het zal nog een decennium duren voor dit model zich helemaal kan doorzetten. Op dit moment zijn er veel redenen om naar cloud-e-mail over te stappen, maar ook veel redenen om het te vermijden.”

Brede adoptie blijft uit
Bepaalde sectoren zouden nu al veel baat kunnen hebben bij e-mail in de cloud, meent Gartner. Met name de kleinere bedrijven en sectoren waar tot nu toe weinig werknemers e-mail gebruikten, zoals in retail en horeca.

Maar ruime adoptie van cloud e-mail blijft uit om drie redenen, gelooft Austin: “Ten eerste willen bedrijven hun investering in de huidige e-mail systemen maximaal laten renderen. Ten tweede zijn IT-managers op dit moment meer bezig met strategische initiatieven dan met voornamelijk kostenbesparende ingrepen zoals e-mail naar de cloud brengen. Tot slot zijn de huidige cloud-maildiensten in realiteit vaak minder interessant dan de leveranciers ons voorspiegelen.”

Daarom werd het kantelpunt waarop tien procent van de zakelijke e-mailaccounts in de cloud zit door Gartner verschoven van eind 2012 naar eind 2014.

Nog een opvallende vaststelling van Gartner: bij de bedrijven die toch e-mail in de cloud gebruiken, wordt vaak nog een klein gedeelte van de mailaccounts binnenshuis gehouden in een afgesloten systeem, met name om de topmanagers van de bedrijven een mailsysteem te bieden waarop het bedrijf zelf volledige controle kan houden.

Vaak gebeurt dit om te voldoen aan controles van wettelijke en regelgevende instanties, die vereisen dat communicatie rond financiële cijfers en strategie volledig onder controle blijft van de eigen organisatie.

Groeiende belangstelling voor SaaS
De voorspellingen rond e-mail in de cloud bevestigen een andere trend die Gartner waarneemt: de stijgende belangstelling voor SaaS (software as a service), een van de belangrijke componenten van cloudcomputing, waartoe we ook cloud-e-mail kunnen rekenen.

Volgens Gartner zal in 2015 de totale markt voor SaaS ruim 21 miljard dollar bedragen, een stijging met bijna tachtig procent in vergelijking met de 12,1 miljard dollar die ze voor 2011 verwachten. Ruim zestig procent van de SaaS-markt (12,9 miljard) zal in 2015 nog steeds voor rekening van Noord-Amerika zijn.

West-Europa zal tegen die tijd 4,8 miljard omzet uit SaaS vertegenwoordigen. Naast de verschillen in omzet zijn er opvallende verschillen in strategie, heeft Gartner vastgesteld: EMEA (Europa, het Midden-Oosten en Afrika) kiest vooral voor SaaS om de totaalkosten (TCO) te kunnen drukken, in Noord-Amerika en Azië wordt vooral voor SaaS gekozen vanwege het gemak en de snelheid waarmee nieuwe software kan worden ingezet.