Hoe beperk je het aantal vergaderingen?

Meetings vreten heel wat tijd en energie van jou en je medewerkers. Omgerekend in de kosten per medewerker en per uur kan een twee uur durende interne meeting bijzonder duur blijken.

Een van de manieren om de meetings zo kort en productief mogelijk te maken, is dat je elke aanwezige in de meeting bewust maakt van die kostprijs, aldus Tom Searcy in een bijdrage op Inc.com.

“Bij het begin van elke interne meeting vermenigvuldig je het aantal mensen in de zaal met een vast bedrag per persoon per uur en met de duur van de meeting. Vervolgens schrijf je dit bedrag zichtbaar voor iedereen: ‘Dit is een vergadering van xxxx euro.’"

Maak mensen bewust
Vergaderingen zijn een investering; als iedereen beseft hoe groot de investering is, zal er omzichtiger mee omgesprongen worden”, meent Tom Searcy. 

Een andere manier om de efficiëntie en effectiviteit van een meeting te verhogen is vooraf afspreken wat men eigenlijk als uitkomst van de meeting verwacht: wil je iemand aanwerven, van leverancier veranderen, een nieuwe strategie afspreken, het beleid aanpassen?

“Als je mensen samenbrengt moet het zijn om iets te veranderen, ontwikkelen, starten of beëindigen”, doceert Searcy. “Om elkaar te informeren, op de hoogte te houden en alle neuzen in dezelfde richting te laten wijzen zijn er andere communicatiemiddelen. Meetings draaien rond actie.”

Nog een bijdrage tot het succes van een meeting volgens Searcy is het aantal onderwerpen voor een meeting beperken: “Als je dat doet, kun je ook het aantal aanwezigen beperken en het potentieel aan actiepunten verhogen.”

Knopen doorhakken
En ook de beschikbare tijd per onderwerp moet duidelijk worden afgesproken, adviseert Searcy: “Als die tijd is verstreken, ga je ofwel aan de slag op basis van de discussie tot dat moment, ofwel bepaal je hoeveel tijd je nog meer nodig hebt voor dit onderwerp.”

Het hoeft geen betoog dat bij een dergelijke strakke aanpak geen ruimte is voor herhaling van eerder al aangebrachte argumenten, en dat de vergadering moet worden afgesloten met duidelijke engagementen en het tijdsbestek waarbinnen de actiepunten moeten worden afgewerkt.