Kijk in het hoofd van uw organisatie

Data en bedrijfsprocessen, oftewel businessintelligence en businessprocessmanagement. Beide thema"s stonden op de agenda van het druk bijgewoonde Business Meets IT-seminarie dat Minoc Business Press, de uitgever van dit blad organiseerde. Met drie kernwoorden die tijdens diverse presentaties naar voren kwamen: eenvoud, overzicht en waarde.

Op het eerste zicht sluiten businessintelligence (BI) en businessprocessmanagement (BPM) niet nauw bij mekaar aan. BI gaat over het analyseren van data met als doel betere bedrijfsbeslissingen te nemen. Bij BPM staan de bedrijfsprocessen centraal en hoe u uw organisatie beter kan stroomlijnen.

Toch komen de twee bij mekaar. Bijvoorbeeld bij domeinen als processintelligence en businessactivitymonitoring die zich richten op het respectievelijk analyseren en monitoren van bedrijfsprocessen.

[related_article id=”162120″]

Kabouters
De huidige aanpak op het vlak van bedrijfsprocessen is, volgens professor Hans Mulder van Antwerp Management School die de keynote op het seminarie verzorgde, dikwijls te vergelijken met de constructie van een woning met bakstenen, balken en buizen. “Maar deze aanpak is duur, complex en niet bedoeld om er later wijzigingen in aan te brengen. Bij organisaties is dat net zo”, aldus Mulder.

Daarom moet u, volgens hem, een manier zoeken om de complexiteit te reduceren en het overzicht te bewaren.

Het onderscheiden van hoofd en bijzaak is prioritair. “Het komt er ook op aan om niet sequentieel te denken, maar wel bepaalde patronen te herkennen”, benadrukt Mulder. De volledige transparantie van de essentie van uw organisatie staat hierbij centraal.

Net als het herstel van mensen als "parels" van uw organisatie’, de duidelijke identificatie van de data en het ownership van de processen.  “Door de onderliggende structuur van de bedrijfsprocessen te onthullen, kan u de complexiteit verminderen met meer dan 95%, terwijl u wel een beter begrip krijgt van de processen.”

De Antwerp Management School ontwikkelde hiervoor een model met drie soorten ‘kabouters’: De rode, groene en blauwe die respectievelijk acteren, redeneren en documenteren.

Google Earth
In de presentatie van Jacques Vandepitte, senior project manager bij Ricoh België stond waarde en waardeverhoging voorop. “Dat kan je verkrijgen door mensen, zowel IT als andere afdelingen als productie, te laten samenwerken aan een project waar consensus over bestaat. Maar even belangrijk is om deze inspanningen vol te houden”, stelt Vandepitte van Ricoh, dat meer dan 600 medewerkers telt in ons land.

“Wat waarde heeft voor onze klanten, heeft dat ook voor onze aandeelhouders. Het gaat om productiviteit, een verbeterde kostenstructuur en het maximaal gebruik van de bestaande middelen.” Ook Vandepitte benadrukte het belang van eenvoud. “Het gaat hierbij om het elimineren van activiteiten die geen waarde bijbrengen en onduidelijke communicatie. Ownership en verantwoordelijkheden staan voorop.”

Het komt er ook op aan om het overzicht te bewaren. “Bedrijfsprocessen kan je vergelijken met Google Earth. Je ziet de aarde, maar dan kan dan steeds meer gedetailleerd inzoomen naar je eigen tuin”, vertelt Vandepitte.

In uw bedrijf is dat net zo. Via het ‘overall proces chart’ zie je de big picture, maar je kunt gedetailleerd gaan naar het businessprocessmodel. Soms is het nodig om nog gedetailleerd naar de zogenaamde processflows te kijken. Ter vergelijking: bij Ricoh zijn er 16 hoofdprocessen voor klanten en ondersteuning tegenover een kleine vijfhonderd onderliggende activiteiten.

Excel vervangen door Excel
Naast BPM besteedden we ook aan dacht aan BI met een case bij Borealis, fabrikant van plastic materialen. Daar ging het over corporateperformancemanagement (CPM). “Dat is het geheel van processen, methodes, maatstaven en systemen om de prestatie van een organisatie te meten en te beheersen”, verduidelijkt Christiaen Volckaert, die project manager is bij Borealis.

“Het doel was om met onze ondersteuning uit te blinken”, vertelt Volckaert. “De ontwikkeling en implementatie van processen, systemen en structuren moest dit departement doen groeien naar succesvolle ondersteuning binnen Borealis.”

Een van de problemen bij Borealis was dat er geen algemeen toegankelijke tool voor beslissingsondersteuning, planning en voorspelling bestond. “Veel kennis was in de hoofden van de mensen opgeslagen via individuele toepassingen zoals Excelbestanden”, vertelt Volckaert. Via de nieuwe aanpak evalueert en implementeert het bedrijf toepassingen naar behoefte van de businessafdelingen.

“Al staan een goed beheer van en omgang met data, datagovernance, centraal. Ingave ervan gebeurt bijvoorbeeld door betrokkenen, zodat analisten zich kunnen focussen op analyse, uitdaging en businesssupport. In plaats van het verzamelen en kopiëren van de data.”

In functie van de planningstoepassing werd Excel vervangen door … Excel. “Alleen zit er een volledig andere motor achter die toelaat meer het overzicht te verkrijgen.” Kortom, de aanpak bij Borealis toont aan dat het goed is om af en toe in het hoofd van uw organisatie te kijken. Een cartoon van Dilbert – met eenzelfde slogan – die tijdens een van de presentaties opdook, insinueerde dit ook al.