Verstuur gepersonaliseerde nieuwsbrieven

Verstuur gepersonaliseerde nieuwsbrieven

Om een e-mail naar een hele groep mensen tegelijk verstuurd te krijgen kan je natuurlijk gebruik maken van een e-mailclient als Microsoft Outlook of zelfs Windows Live Mail. Maar veel personaliseer- en beheermogelijkheden bieden die programma’s niet echt. Een tool als GroupMail blijkt dan veel gespecialiseerder.

Voor alle duidelijkheid: de gratis versie van GroupMail heeft enkele beperkingen ten overstaan van de commerciële versies. Zo kan je niet aan een database linken om allerlei aangepaste inhoud op te halen, ben  je beperkt tot 28 HTML-sjablonen en maximaal 500 ontvangers voor elke verzending. Hoewel, we maken ons sterk dat veel gebruikers deze restricties nauwelijks als storend zullen ervaren.

[download_file]

Allereerst geef je aan via welke SMTP-server – die van je eigen mailprovider, wellicht – je de mails wil versturen. Directe verzending via een eigen mailserver van GroupMail zit er dus niet bij in de gratis versie. Uiteraard geef je ook aan vanaf welk adres je de mails wil versturen en wat het eventuele ‘reply to’-adres moet zijn. Als je dat wenst kan je de mails zelfs van aangepaste e-mailheaders voorzien.

Absoluut handig is ook de mogelijkheid om de verzending na x-aantal berichten gedurende een instelbare tijd (van 5 seconden tot 1 uur) te pauzeren om te vermijden dat je provider te veel mails binnen een te korte tijd als spam zal beschouwen en die zal blokkeren. In de commerciële versies is het ook mogelijk verzendingen op gezette tijdstippen te laten uitvoeren.

Bij het opstellen van een mail kan je zoals gezegd gebruik maken van een 28-tal kant-en-klare HTML-sjablonen, maar dat is uiteraard geen verplichting. Groepen worden standaard binnen een eigen database opgebouwd, maar het is ook mogelijk de groepsleden uit een externe database of uit een adresboek te halen.

Je bepaalt zelf welke databasevelden je voor je groepsleden wil voorzien. Zo kan je bijvoorbeeld het veld ‘geslacht’ of ‘leeftijd’ opnemen zodat je de inhoud van de mails automatisch op basis van dat veld (of velden) kan afstemmen. Een groepslid bijvoorbeeld automatisch aanspreken met zijn voornaam is niet moeilijker dan de veldnaam !*FIRSTNAME*! aan je mail toe te voegen.

Zelfs nadat je een groep hebt geselecteerd, is het nog altijd mogelijk extra filters in te stellen en bijvoorbeeld aan te geven dat je voor deze ene verzending alleen ontvangers wil bereiken die ouder zijn dan 30 jaar of wiens naam niet in een uitsluitingslijst zijn opgenomen.

We ondervonden wel dat sommige mails niet altijd (alle bedoelde) ontvangers wisten te bereiken, zonder dat daar duidelijk aanwijsbare redenen voor waren. Grondig uittesten vooraf is dus wel aangewezen.