Dertien back-upblunders om te vermijden

Je maakt elke dag trouw een back-up en dus zit je safe. Dat dacht ik ook. Tot ik na de komst van Murphy mijn back-up bovenhaalde en merkte dat die niet alle belangrijke data bevatte. De moraal van dit verhaal? Back-uppen is goed, maar goed back-uppen is nog véél beter. Daarom: 13 kapitale don’ts!

1. Slechts één back-up maken

Slechts één back-up bijhouden is uiteraard veel beter dan helemaal geen. Maar echt slim is het nu ook weer niet. Zeker niet als je die ook nog eens per ongeluk mee formatteert met de partitie waarop je die back-up net wou terugzetten. Of wanneer een van de dvd’s waarop je die back-up had geplaatst leesfouten vertoont, zodat het herstel compleet de mist ingaat. Oeps!

2. Naar dezelfde schijf back-uppen

Je kan er natuurlijk nog een schepje bovenop doen en de back-up bewaren op dezelfde schijf waarop ook de gegevens staan die je wil back-uppen. Ik heb het al meegemaakt dat een gebruiker zijn back-ups zelfverzekerd wegschreef naar een ander station, maar dat het blijkbaar niet tot hem doordrong dat het station slechts een andere partitie was op dezelfde fysieke harde schijf. Je voelt het al aankomen: een schijfcrash, en zowel je originele data als je back-ups zijn foetsie!

3. Back-ups op één locatie bewaren

Murphy zal jou niet snel liggen hebben: je maakt namelijk telkens twee volledige back-ups! De ene bewaar je op een tweede interne schijf, de andere op een externe USB-schijf. Gaat de ene de mist in, dan heb je nog altijd die andere. Dat klopt, als je tenminste calamiteiten als brand of diefstal uitsluit, want dan ben je in één klap wellicht beide kwijt. Je doet er dus goed aan om één back-upset off site te bewaren, op je werk of thuis bijvoorbeeld, of ergens in de cloud via een of andere back-upservice.

4. Back-ups te snel overschrijven

Je maakt elke dag back-ups. Maar je opslagruimte is niet onbeperkt, en dus bewaar je hooguit twee opeenvolgende back-upsets. Op zich geen probleem, maar wat als belangrijke bestanden corrupt geworden zijn, en je daar pas na enkele dagen achter komt? Juist: dan bevatten ook je beide back-upsets dezelfde bestandsfouten. Had je nu toch maar een langere retentietijd voor je back-ups voorzien!

5. Back-ups niet inplannen

De meeste (degelijke) back-upsoftware laat je toe om back-ups automatisch, op gezette tijden te laten uitvoeren: set and forget, dus. Maak daar zeker gebruik van. Hoe frequent je zo’n back-up laat uitvoeren, hangt vooral af van hoeveel data je bereid bent te verliezen. Kan je bijvoorbeeld leven met het verlies van gegevens van de laatste week? De praktijk bewijst dat gebruikers die hun back-ups telkens manueel uitvoeren, dat vervelend klusje maar al te graag en al te vaak uitstellen.

6. Back-ups nooit controleren

Nogal wat back-uptools pakken uit met dat set and forget-principe. Eenmaal je de back-ups hebt ingesteld en ingepland, heb je er geen omkijken meer naar. Maar dat deksel is al op veel neuzen terechtgekomen. Op het moment dat het er werkelijk toe doet … blijkt de back-up niet intact of weet je – in paniek – niet meer hoe je correct een herstelprocedure uitvoert. Las dus af en toe een simulatieronde in, en laat de back-upsoftware na het maken van de back-up bij voorkeur ook de integriteit van je back-upbestanden controleren.

7. Synchroniseren is niet back-uppen

Back-uppen, waarom zou je? Of liever: dat doe je toch al? Je gebruik immers een gratis tool als Microsoft SyncToy of FreeFileSync om bestandsmappen op je desktop-pc te synchroniseren met bijvoorbeeld een externe schijf! Zo’n synchronisatie kan zeker nuttig zijn, maar maak je geen illusies: die vervangt geen back-up! Afhankelijk van je instellingen zal een per abuis gewist, overschreven of corrupt geworden bestand namelijk ook ‘aan de andere kant’ verwijderd, overschreven of corrupt worden. En voor alle duidelijkheid: een RAID-opstelling, waarbij gegevens over verschillende schijven verdeeld worden, kan evenmin een back-up vervangen!

8. De back-uptool onvoldoende beheersen

Doe jezelf en vooral je data een plezier en verken alle mogelijke opties van je back-upprogramma. Veel gebruikers beperken zich tot de basics en hebben bijvoorbeeld geen idee dat de tool ook superhandige notificatiemogelijkheden biedt: je een mailtje sturen als een back-up niet gelukt is, bijvoorbeeld ! Nog een voorbeeld? Je gebruikt de ingebouwde back-up van Windows 7 om een systeemkopie te maken. Perfect, maar wist je dat die kopie in een VHD-bestand terechtkomt dat zich vanuit het Windows Schijfbeheer vervolgens aan een stationsletter laat koppelen, zodat je bestanden uit zo’n systeemkopie ook selectief kan terugzetten?

9. Alleen data back-uppen

Je leest het overal: maak regelmatig een back-up van je belangrijke gegevens. Prima, maar heb je ook enig idee hoeveel tijd en energie het vergt om na een crash van Windows alle bijhorende drivers en applicaties op te vissen en te herinstalleren? Zie je daar, net als ik, flink tegenop? Back-up dan niet alleen je data, maar de complete schijf of partitie! Er bestaan trouwens gratis back-uptools die zowel data kunnen back-uppen als een schijfkopie kunnen maken, EaseUS Todo Backup bijvoorbeeld.

10. Bestanden open houden

Je hebt het helemaal voor elkaar: elke nacht maakt je software trouw een complete back-up. Je laat er je pc zelfs voor aan staan. Wat je echter niet weet, is dat jouw back-upsoftware zo zijn beperkingen kent. De tool kan bijvoorbeeld geen open bestanden back-uppen. Da’s jammer, want dat houdt meteen in dat de gegevens van je Outlook-account niet mee in je back-ups zitten. Je laat je e-mailsoftware immers ook ’s nachts gewoon draaien … Je doet er dus goed aan om zoveel mogelijk applicaties te sluiten voor de back-up van start gaat.

11. Geen kopie van je back-uptool bewaren

Je hebt een degelijke (gratis?) back-uptool gevonden en die vervult zijn taak naar behoren – al maanden aan een stuk, trouwens. Die back-uptool heb je geïnstalleerd op je systeemschijf, en van daaruit stuurt die regelmatig back-ups richting externe schijf. Tot op het moment dat je systeempartitie crasht en je plots beseft dat de back-ups in een ‘propriëtair’ formaat opgeslagen zijn. Je hebt echter geen kopie meer van het installatiebestand van die back-uptool en je weet niet meer waar je dat vandaan hebt gehaald. Of de makers hebben intussen een andere versie (met een ander back-upformaat) voorzien, of hebben de handdoek in de ring gegooid. In ieder geval: de back-ups heb je wel, maar herstellen zit er niet meer in!

12. Wachtwoord vergeten (of wijzigen)

Dom, dom, dom, je weet het. Maar het kan iedereen overkomen … maanden terug heb je je back-uptool ingesteld, maar je hebt het set and forget-principe net iets te letterlijk genomen. Het wachtwoord waarmee je de back-up had afgeschermd, ben je namelijk compleet vergeten! Het is trouwens ook al gebeurd dat een back-uptool die onder een administrator-account draait, niet langer functioneert wanneer dat wachtwoord gewijzigd wordt. Best even checken dus als je jouw account van een nieuw wachtwoord voorziet.

13. Verkeerd herstellen

Je wil snel enkele per abuis gewiste bestanden terugzetten. Geen probleem, want een paar dagen geleden heb je nog een complete back-up gemaakt. Maar in je haast om die data terug op te vissen, geef je de tool verkeerde instructies. Gevolg: in plaats van een paar bestanden worden alle data uit die map met oude versies overschreven! Om dat te vermijden, doe je er goed aan om de bestanden in eerste instantie niet naar de originele locatie te laten terugzetten!