BI & BPM: Complementair & onverzoenbaar

1. Wat zijn BPM en BI?

BI (Business Intelligence) heeft als doel inzicht te verschaffen in de bedrijfsrealiteit, terwijl BPM streeft naar een optimalisatie van de bedrijfsprocessen. Beide termen omvatten zowel de software als de teams en projecten die deze respectieve bedrijfsobjectieven mogelijk moeten maken. Het moet zelfs ruimer beschouwd worden, vindt Sebastian Van de Sype, CEO van BinteQ: "Beide maken immers deel uit van de beleidscultuur van een bedrijf en vragen dus ook om een strategische benadering." Procesverbetering en een steeds beter zicht op de bedrijfsgegevens moeten met andere woorden op strategisch niveau bekeken worden als u er echt optimale resultaten van verwacht.

Anderzijds zijn BPM en BI sterk uiteenlopende disciplines. BPM streeft ernaar om processen zo snel en zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. BI daarentegen – en vooral de afgeleide discipline analytics – streeft naar inzicht, en daar moet af en toe wat voor achterover geleund worden, waarbij u afstand neemt van de dagelijkse activiteiten. Een instelling die dus haaks staat op wat met BPM wordt nagestreefd. Een beetje veralgemenend wordt het verschil tussen BPM en BI vaak vergeleken met het verschil tussen "doing things right" en "doing the right things": BPM streeft ernaar de afgesproken processen zo vlot en zo doeltreffend mogelijk te laten verlopen, terwijl men met BI wil meten en analyseren hoe de bedrijfsresultaten evolueren, en waarom.

2. Waarom zouden die twee verschillende disciplines elkaar nodig hebben?

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is zelf een continu proces. "Om de processen te verbeteren, heeft men meetbare inzichten nodig", aldus Sebastian Van de Sype, en die inzichten komen uit de BI-systemen.
BI en BPM hebben trouwens meer met elkaar gemeen dan u op het eerste gezicht zou denken, vult Van de Sype nog aan: "BI-tools hebben input nodig van uiteenlopende bronsystemen (ERP, HRM, CRM, …). BPM is de overkoepelende opportuniteit om die bronsystemen op procesniveau aan elkaar te linken." Beide werken dus afdelings- en systeemoverschrijdend, en tonen precies daarin hun meerwaarde.

[related_article id=”162120″]

Overigens kan BI ook voordelen halen uit BPM, vult Pieter Vandamme, director services & solutions bij Keyrus aan: "Er zijn goede bedrijfsprocessen nodig om een optimale gegevenskwaliteit te bereiken, waar BI dan weer betere inzichten mee bereikt. Als het facturatieproces bijvoorbeeld zodanig wordt aangepast dat de relevante klantengegevens op elke factuur staan, zal de rapportering over de facturen er alleen maar beter op worden."

Vergeet trouwens niet dat BI op zich ook een proces is, vult LACO-consultant Kris Hendrickx nog aan: "BI is een proces dat (continu) wordt uitgevoerd om specifieke informatie te vergaren. De intelligentie in het proces wordt gecreëerd door mensen die de informatie interpreteren om op die manier de juiste acties te definiëren. Deze acties zullen op hun beurt gegevens genereren die weer ontgind moeten worden."

En omgekeerd worden de processen – dus niet de gegevens die uit de processen resulteren, maar gegevens over de processen zelf, zoals snelheid van afhandeling of tijdige verwerking van een bestelling – steeds vaker onder de loep genomen als relevante KPI"s. Deze processpecifieke vorm van BI is ook gekend onder aan aantal andere namen, zoals process intelligence of BAM (business activity monitoring). Er is telkens wel een kleine nuance, maar de achterliggende gedachte blijft dezelfde: zonder inzicht in de processen dreigt een onderneming veel efficiëntie te verliezen, dus een continue opvolging is aanbevolen.

3. Waarom loopt het dan nog zo vaak fout?

Omdat er vaak onvoldoende gecommuniceerd wordt tussen deze beide partijen, meent Pieter Vandamme: "Als mensen in de BI-afdeling niet op de hoogte zijn van veranderingen in processen, kunnen daar problemen van komen omdat het verkeerde wordt gemeten." Problemen die zich volgens Vandamme overigens niet zozeer op technologisch vlak afspelen (zie ook kader), maar eerder op governance-vlak. Want als men niet meer meet wat men met de aangepaste processen eigenlijk hoopt te bereiken, zal men de verkeerde KPI"s hanteren.

4. Zou men BI en BPM dan niet beter bij dezelfde persoon onderbrengen?

"Personen die zowel in BI als in BPM onderlegd zijn, zal je niet gauw vinden", lacht Alex Van Cauwenbergh, algemeen directeur van Quasus. "De vereisten voor beide functies zijn zo uiteenlopend dat je die kwaliteiten zelden in één persoon aantreft. Dat is een beetje zoals een goed ontwikkelaar die zelden ook een goede softwaretester is. Maar wat wel zin heeft, is om beide partijen, de data scientists en de process wizards, in één team onder te brengen. Dan wordt de interactie tussen het optimaliseren van de processen en het meten van de juiste KPI"s om deze processen te evalueren nóg beter."

Een alternatief, volgens LACO-consultant Kris Hendrickx, is de twee afzonderlijke teams nauwer laten samenwerken, en wel als volgt: "Stel een process manager verantwoordelijk voor de key business processen (die horizontaal door de organisatie lopen). Deze process manager is dus niet alleen verantwoordelijk voor het proces en haar continue verbetering, maar ook voor de toepassingen die dat proces ondersteunen (waaronder datageneratie). In zijn rol communiceert de process manager nauw met het BICC (het Business Intelligence Center, nvdr), om zeker te zijn dat de juiste gegevens door het businessproces gegenereerd worden. Kwalitatieve gegevens die omgezet zullen worden in informatie (BI) die zal bepalen of de juiste processen de businesswaarde creëren (do the right things) en of processen optimaal verlopen (do them right)."

5. Zijn er nog andere tips om met BI en BPM betere bedrijfsresultaten te halen?

"Eén tip die ik altijd geef: aarzel niet om BI in te zetten bij een procesverbetering, gewoon omdat het BI is", verrast Alex Van Cauwenbergh. Hij verklaart zich nader: "De reden waarom veel projecten rond procesoptimalisatie mislukken, is dat mensen niet graag veranderen. Pas als ze weten dat ze continu opgevolgd worden met een BI-tool, zullen ze ook moeite doen om de veranderde processen echt op te volgen." Die monitoring moet trouwens volgehouden worden, gaat Van Cauwenbergh verder, want vaak worden procesvernieuwingen na enige tijd toch opgegeven, bijvoorbeeld omdat er een nieuwe manager aan het hoofd van een afdeling komt.

BI inzetten als makkelijkheidsoplossing is dan ook weer niet goed, waarschuwt Pieter Vandamme van Keyrus: "Soms grijpt men naar BI omdat een nieuwe KPI aanbrengen eenvoudiger is dan de oplossing die men eigenlijk zou moeten kiezen: een proces veranderen, met alle change management dat daarbij komt kijken. Omdat men huivert voor de gevolgen van zo’n ingrijpende verandering, gaat men dan maar op zoek naar nieuwe inzichten om op te werken."

Tot slot nog een tip van Hans De Wulf van Ad Fluentem: "Maak goed het onderscheid tussen korte- en langetermijnprojecten wanneer u de resultaten van een (nieuw) bedrijfsproces wilt evalueren. Als u een nieuw proces invoert, bijvoorbeeld bij het lanceren van een nieuwe kledinglijn in de zomer, en u vergelijkt de bedrijfsresultaten met die van de vorige kledinglijn in de winter, komt u misschien tot totaal verkeerde conclusies. Op zo’n moment moet u dus wel het juiste perspectief blijven behouden, en de resultaten pas een jaar nadien durven evalueren. Anders dreigt u totaal geslaagde procesverbeteringen weer af te voeren, op basis van verkeerde verwachtingen."

Software: het kleinste probleem

De grootste problemen bij het afstemmen van BI op BPM en omgekeerd situeren zich op organisatorisch en strategisch vlak, en niet zozeer op technologisch vlak, zoveel is na het lezen van dit artikel wel duidelijk.

De voorbije jaren werd bijzonder veel geïnvesteerd in het koppelen van operationele systemen met systemen die leiden tot bedrijfsinzicht. Software AG bijvoorbeeld, een van de marktleiders in de BPM-softwaremarkt, heeft recent een real-time platform toegevoegd, In-Genius genaamd, om grote hoeveelheden gegevens te analyseren en real-time businessbeslissingen mogelijk te maken op basis van die data. Hiermee treden ze in de voetsporen van grote spelers zoals SAP en Oracle, die eerder al met respectievelijk Hana en Fusion de integratie van het operationele niveau met de inzichten uit BI en analytics trachtten te verstevigen.

Maar ook eenvoudige BPM-tools zoals Visio voldoen vaak aan de verwachtingen van (zelfs grote) bedrijven als het op het modelleren en aanpassen van bedrijfsprocessen aankomt, waardoor ook de integratie met BI-software eenvoudiger wordt. Zo is de technologische horde vaak de laagste in het hele proces van toenadering tussen de werelden van BI en BPM.