13 februari 2014 11:15

Tips om problemen met softwarelicenties te voorkomen

Als een leverancier van software die je gebruikt bij komt aankloppen met de vraag voor een softwareaudit, kan dit het begin zijn van een lang aanslepende procedure. Je kunt maar beter licentieproblemen vanaf het begin vermijden.

Softwarelicenties vormen een complexe aangelegenheid die veel geld kan kosten. Uit een studie door KPMG in 2013 blijkt dat 52% van de ondervraagde bedrijven meer dan tien procent van hun omzet moesten ophoesten om ongeldig gebruik van software te compenseren bij de leverancier.

Een softwareaudit vraagt ook heel wat tijd en kan tot achttien maanden aanslepen.

Je kunt daarom maar beter goed voorbereid zijn, zodat tijdens een audit geen licentieproblemen naar voren komen. Dat kan op de volgende manieren:

1. Voer regelmatig interne audits uit
Wil je proactief op de hoogte zijn, dan moet je regelmatig zelf audits uitvoeren. Als je ontdekt dat je niet voldoende licenties hebt of de software gebruikt op een manier die niet door de licentie gedekt is, wees er dan open over en werk samen met de leverancier om het probleem op te lossen. Je proactieve aanpak zal zeker door de leverancier gewaardeerd worden en plaatst je in een betere onderhandelingspositie.

2. Licht medewerkers voor
Medewerkers moeten zich bewust zijn van licentieproblemen en het belang ervan begrijpen. Licht hen daarom voor over softwarecompliance (volgzaamheid). Dat is vooral belangrijk voor iedereen die beheerdersrechten heeft op computers: zij kunnen software installeren en dragen dus een grote verantwoordelijkheid. Geef hen expliciet training over softwarelicenties en compliance.

3. Centraliseer beslissingen over software
Een belangrijke bron van complianceproblemen is rogue purchasing. Voorkom daarom dat iedereen over de aanschaf van software kan beslissen maar centraliseer die verantwoordelijkheid tot een select aantal medewerkers of een klein team. Laat werknemers die nieuwe software nodig hebben echter niet in de kou staan: zorg voor een eenvoudige procedure waarmee ze software kunnen aanvragen.

4. Volg de levenscyclus van software op
Zorg dat alle aankopen van software gerapporteerd worden en dat de status van de software altijd opgevolgd wordt. Ook als software van de ene naar de andere afdeling in je organisatie verplaatst, mag je deze niet uit het oog verliezen.

In samenwerking met Smartbiz.be