Dagboek van een document

In de loop van de dagen, weken of zelfs jaren daartussen kan het beheer van een document bijzonder veel verschillende aspecten inhouden. Aan de hand van onderstaand dagboek krijgt u een goed inzicht. Een round-up naar aanleiding van ons gratis seminarie over het digitale kantoor op dinsdag 4 november.

Documentbeheer begint idealiter bij het maken van een digitaal document, en eindigt bij de vernietiging van dat document. In de loop van de dagen, weken of zelfs jaren daartussen kan het beheer van een document bijzonder veel verschillende aspecten inhouden. Aan de hand van onderstaand dagboek van een document krijg je een goed inzicht.

Dag 1
Vandaag ben ik geboren. Nu ja, geboren … Eigenlijk ben ik aangemaakt door een administratief bediende. Ze noemen me bestelbon, maar ik had net zo goed een factuur, een e-mail, een blog of chatsessie of zelfs een tweet kunnen zijn. Of een van de documenten op de bedrijfssite, die ook vanuit ons systeem beheerd worden.

We huizen allemaal in hetzelfde systeem, net zoals fotobestanden, videobestanden en ander multimediaal materiaal. Je mag ons dus gerust allemaal leden van de documentenfamilie noemen. Ik ben digitaal geboren, maar sommige van mijn neven en nichten hadden een vroeger leven, een ‘analoog’ leven. Zij werden ingescand, sommige zelfs via een digitale camera.

Wij noemen onszelf ‘groen’, omdat we bijzonder veel papier uitsparen, en tegelijk ook vele liters water. Per elektronisch verstuurde factuur zou ongeveer 30 cl water worden uitgespaard. Met een paar duizenden facturen scheelt dat dus een flinke slok op de borrel. Meteen bij mijn geboorte kreeg ik enkele labels opgeplakt, of zoals het systeem dit noemt: metadata.

Bij mij valt het nog mee. Ik heb er slechts een viertal (type, dossier, aanmaakdatum, status: opgemaakt maar niet goedgekeurd), maar je moest sommige van mijn broertjes eens zien. We voelen er echter niets van, en het is vaak best handig om te weten dat we in een bepaald dossier van belang kunnen zijn. Al mag men ook niet overdrijven: het is niet gezond wanneer de metadata zwaarder wegen dan de documenten zelf.

Ik werd ook automatisch gekopieerd en naar een collega van mijn maker gestuurd, die mij moet goedkeuren voor ik verder mag. Oh ja: voor ik werd verstuurd werd er ook een beschermingslaag om me heen gelegd. Ik werd versleuteld of geëncrypteerd, zoals ze dat noemen, zodat niemand mij nog kan vernietigen of wijzigen zonder de goedkeuring van mijn maker.

Een bijkomend voordeel is dat ik enkel gelezen kan worden door de bestemde ontvangers, en dat ik voor een buitenstaander die mij onderschept, totaal zinloos ben.

Dag 2
De collega heeft me goedgekeurd, en een kopie van mezelf wordt automatisch verzonden naar het bedrijf waar de bestelling wordt geplaatst. Of ben ik nu de kopie, en de andere het origineel? Op dit moment maakt dit weinig uit. Soms wordt hier wel over gediscussieerd: kan een digitaal document zoals ik eigenlijk wel bewijzen dat het origineel is en echt werd geschreven door de vermeende auteur?

Soms worden wij in de rechtbank zelfs als bewijsmateriaal gebruikt, en al dan niet verworpen. Maar voorlopig is het vooral belangrijk dat ik blijf bestaan en dat naar mij (en mijn metadata) kan worden verwezen wanneer de bestelde goederen geleverd en nadien gefactureerd worden.

Die volgende stappen gaan heel vaak gepaard met de aanmaak van broers en zusjes, zoals leveringsdocumenten en facturen. Zo kan ik in mijn eentje een heel proces van documentcreatie en -bewerking in beweging zetten, met slechts hier en daar een menselijke interventie. Best knap van mezelf. Nu ja, van het systeem dat deze bewegingen coördineert toch.

Dag 3
Als ik zo eens rondhoor zitten er toch wel wat rare snuiters tussen mijn broers en zusjes in dit systeem. Zo zijn er documenten die – zoals ikzelf – niet door één persoon werden gemaakt. Nadien werden ze netjes beveiligd tegen aanpassingen, maar ze worden nog dagelijk bewerkt. Soms zelfs door verschillende personen tegelijk.

Dat gebeurt doorgaans in zogeheten wiki’s, maar soms ook in afgezonderde omgevingen waarin verschillende mensen – met toegangsrechten, want we moeten het nu ook weer niet té bont maken – samen een document kunnen bekijken, becommentariëren en aanpassen. Een collaboratieve omgeving  of collaboratief systeem noemen ze dat.

Andere documenten nemen steeds andere vormen aan, afhankelijk van hun bestemmeling. Ze ontvangen hun gegevens uit een transactioneel systeem, en worden dan verwerkt volgens de behoeften van de ontvanger.

Zo kan eenzelfde factuur afgedrukt worden. Je kunt het ook opmaken als pdf, vervolgens digitaal handtekenen en verzenden per mail. Soms worden ze ook omgezet in een xml-bestand zodat ze ingelezen kunnen worden door het e-invoicingsysteem van de klant, en soms neemt die factuur zelfs meerdere vormen aan voor dezelfde klant. Aan flexibiliteit geen gebrek daar.

Dag 30
Nadat de bestelling werd geleverd en de factuur werd verstuurd, vergeleken met de specificaties die via mij werden geleverd en vervolgens werden goedgekeurd, mag ik eindelijk naar mijn laatste rustplaats.

Ik word  gearchiveerd: verplaatst naar een goedkoper opslagmedium en enkele malen geback-upt, zodat men mij zeker in goede staat kan terugvinden mocht ik ooit nog nodig zijn, voor intern onderzoek of voor een juridisch geschil. Mijn rustplaats wordt dus voldoende beveiligd, maar is toch goedkoper dan waar ik voorheen zat.

Dat heeft vooral te maken met mijn bereikbaarheid: tot vandaag moest men me binnen enkele seconden terug op het scherm kunnen toveren, maar vanaf nu mag dat gerust een paar minuten duren. Maar ook niet te lang, want in geval van een juridisch dispuut heeft de snelheid van terugvinden dan weer wel belang.

Ook hier spelen de metadata een rol: hoe beter en logischer die zijn aangebracht, hoe sneller men mij kan terugvinden.

Jaar 10
Het is zover. Vandaag word ik automatisch vernietigd. Er werd voor mij een levensduur van tien jaar vooropgesteld. Bij sommige documenten is dat veel minder, maar bij andere kan dat nog oplopen tot dertig jaar. Nu wordt het tijd dat ik plaatsmaak voor andere documenten. Want ook al worden de opslagmedia steeds goedkoper, er zitten hier intussen al miljoenen broers en zussen naast me te rusten.

In sommige bedrijven is hier nog een handmatige procedure voor nodig, met als gevolg dat die documenten nooit worden gewist. Zonde van de opslagruimte noemen wij dat.