Evernote vindt het kantoorpakket opnieuw uit

Evernote behoeft waarschijnlijk geen introductie meer: de dienst met de groene olifant heeft ondertussen al meer dan 100 miljoen gebruikers, van wie ongeveer 1,6 miljoen in de Benelux, een ecosysteem met verschillende versies en applicaties, en drie verschillende gratis en betalende tiers.

Voor wie toch niet bekend is met het platform: Evernote is in eerste instantie een notitieprogramma dat je kan gebruiken op het web, op je desktop en in mobiele apps. Alles wat je in de database stopt, wordt gesynct over al je toestellen. Klinkt dat niet wereldschokkend? Logisch, want zo zijn er vandaag wel honderden apps te vinden. Evernote was echter een van de eerste platformen die dit concept echt op poten zette, en heeft daar z"n reusachtige gebruikersbasis aan te danken. Nu lijkt Evernote met een reeks nieuwe en verbeterde features rechtstreeks de aanval in te zetten op de klassieke kantooromgeving en daarbij horende software. Wij spraken met Cristina Riesen, general manager EMEA bij Evernote, over de werkplek van de toekomst.

Evernote for Business

Evernote begon als platform voor persoonlijke notities, to-do"s en kattenbelletjes, met een gratis en Premium-formule. Na een aantal excursies zoals Evernote Food en Evernote Clearly, en de overname van Skitch en Penultimate, kwam daar twee jaar geleden een derde versie bij: Evernote Business, voor bedrijven of zakelijke teams die gebruik willen maken van het programma.

"Evernote Business is gegroeid uit een eenvoudige vaststelling", zegt Cristina Riesen. "We merkten dat ongeveer twee derde van onze gebruikers Evernote gebruikt voor werkgerelateerde notities, iets wat de Evernote-crew zelf ook al een hele tijd deed. Een aparte versie van Evernote die dit gebruik aanmoedigt en ondersteunt, zonder daarbij het persoonlijke aspect uit het oog te verliezen, lag dus voor de hand."

Riesen is er daarenboven van overtuigd dat het succes van Evernote voor zakelijk gebruik voortkomt uit frustratie. "Thuis werk je op een moderne laptop en heb je een smartphone, en heb je vast een voorkeur voor bepaalde software, maar op je werk moet je vaak met oudere apparatuur aan de slag, of met een ander platform – en het constant wisselen tussen besturingssystemen houdt ook een constante variatie in software-interfaces in. De filosofie achter Evernote gaat daar volledig tegenin: wij denken dat mensen productiever zijn als ze op elk toestel, op het werk, thuis en onderweg, steeds in dezelfde vertrouwde interface kunnen werken en steeds al hun notities bij de hand hebben."

Er valt wat voor te zeggen: in veel moderne kantooromgevingen, zeker in bedrijfstakken met veel zogenaamde knowledge workers, zijn de grenzen die klassieke kantoorsoftware oplegt tussen privé en werk en tussen verschillende functies langzamerhand wel erg arbitrair aan het worden. Projecten zijn zelden volledig losstaande entiteiten zonder enige overlapping. En wie nog nooit tijdens de werkuren een idee heeft neergekribbeld voor de website van z"n sportclub of een to-do heeft aangemaakt omdat hij er net aan dacht wat hij precies nodig had voor het klusje van dit weekend, mag dit artikel misschien verlaten, maar we vermoeden dat het hier om een minderheid gaat…

Context

Het doel is dus om van Evernote een augmented platform te maken, waarin mensen alles bij de hand hebben en geen tijd verliezen met het zoeken naar wat ze nodig hebben. "Er wordt wel veel gesproken over zoekmachines, maar zoeken is tijdverlies – het gaat erom meteen te vinden wat je nodig hebt," zegt Riesen. Vandaar Context, een nieuw feature voor Premium- en Business-gebruikers.

Context moet één van die aspecten worden die Evernote fundamenteel anders maken dan andere tekstplatformen. Context, enkel beschikbaar voor Premium- en Business-gebruikers, heeft een dubbele functie. Allereerst moet het zakelijke gebruikers helpen om het overzicht te behouden over de projecten waar hun collega"s aan werken en de kennis waar zij over beschikken, zegt Riesen. "In elke werkomgeving, zeker in iets grotere bedrijven of teams, zit een hoop verborgen kennis. Niemand kan exact bijhouden waar elk teamlid aan werkt of in het verleden mee bezig geweest is, maar het is tijdverlies om onderzoek te verrichten naar een bepaald onderwerp om er dan achter te komen dat je collega van twee hokjes verder je meteen had kunnen verder helpen." Context brengt daarom de kennis in notities van werknemers in dezelfde groep samen: begin jij te schrijven over een bepaald onderwerp, dan zoekt Context of jijzelf of je collega"s ooit al eens rond datzelfde onderwerp hebben gewerkt.

De tweede component van Context is het toevoegen van informatie uit externe bronnen. Bij de eerste partners zijn nieuwswebsites als de Wall Street Journal, TechCrunch, CrunchBase, en Fast Company, maar ook LinkedIn, Factiva, en de Dow Jones behoren tot de bronnen waar Context z"n informatie gaat halen.

Riesen: "Als je bijvoorbeeld een meeting aan het voorbereiden bent, zal Evernote Context je info over die nieuwe klant of partner presenteren van LinkedIn of Factiva, de notulen van een eerdere vergadering rond hetzelfde project, en artikelen uit de Wall Street Journal over een relevante businessdeal die eerder deze week plaatsvond." Uit die aangedragen informatie kan jij de stukken die je wil gebruiken meteen clippen en bewaren. "Op die manier kan je blijven werken zonder de interface te moeten verlaten en zonder tijd te verliezen aan zoeken naar extra info," zegt Riesen.

Op dit moment moeten we wel aanhalen dat Context in onze contreien nog maar beperkt nut heeft; de beschikbare externe nieuwsbronnen zijn op zich interessant maar op dit moment nog allemaal Engelstalig en eerder Angelsaksisch georiënteerd, waardoor het algoritme het in Nederlandstalige teksten soms moeilijk heeft relevante resultaten aan te dragen. Evernote wil de lijst met partners in de toekomst echter verder uitbreiden. Voor wie een Business-account heeft haalt Context uiteraard wel relevante notities van medewerkers boven, en dat alleen al kan in sommige gevallen erg nuttig zijn.

Work Chat

Datzelfde one-stop-shop-concept voor Evernote was ook de filosofie achter een tweede nieuw feature: Work Chat. Dat omschrijven de mensen achter Evernote zelf als een e-mailvervanger. “E-mail is niet efficiënt: het leidt je af van de dingen waar je je op zou moeten concentreren, en groepsmails leiden bijna zonder uitzondering tot chaos,” stelt Riesen. In de recente versies van Evernote kan je daarom commentaren en berichten naar je teamgenoten doorsturen binnen de interface – je begint de rode draad vast door te krijgen. Je kan notes en notebooks doorsturen naar je collega’s en rechtstreeks berichten uitwisselen; elke beweging heen en weer wordt vastgelegd in Work Chat, zodat je het overzicht behoudt.

Evernote is zeker niet het eerste programma in z’n soort dat met een chat-functie komt; Quip en de Google-apps beschikken er bijvoorbeeld al een hele tijd over, en ook verschillende to-do-platformen zoals Wunderlist hebben interne comments. Voor wie standaard werkt in Evernote is het echter een aangename toevoeging, waar je snel de meerwaarde van zal inzien.

In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden is Work Chat overigens ook beschikbaar op gratis Evernote-accounts, dus ook als je privé met anderen wil samenwerken kan je er gebruik van maken. Om Work Chat ook voor gratis accounts nuttig te maken stelde Evernote overigens ook het lezen én bewerken van gedeelde notebooks open voor alle gebruikers; eerder kon je met een gratis account enkel gedeelde notebooks lezen.

Presentations

Zowel Riesen als Evernotes CEO, Phil Libin, nemen niet alleen e-mail, maar ook de specifieke functionaliteit van de gebruikelijke softwaregrootheden op de korrel: zo haalt Riesen aan dat het, voor iedereen die niet constant bezig is met drukwerk en papieren rapporten, geen enkele zin heeft om een tekstdocument te overladen met opmaak en op te delen in A4’tjes. Libin haalde op Evernotes ontwikkelaarsconferentie vorige maand dan weer uit naar PowerPoint: hij noemde het programma daar “vijandig” voor elk luisterend publiek, en stelde in zoveel woorden dat het ons dommer maakt.

Dat zouden uiteraard maar loze woorden zijn, als de groene olifant geen alternatief achter de hand had. De Presentation Mode bestaat al een tijdje, maar werd met de laatste updates van Evernote flink onder handen genomen.

“Je hebt geen PowerPoint-slides nodig, waar je veel tijd in moet investeren om ze een beetje interessant te houden – je hebt alle informatie immers al in Evernote opgeslagen,” zegt Riesen. In de nieuwe presentatiemodus selecteer je de gewenste notities en maakt het programma er automatisch een presentatie van. Je kan daarbij zelf visuele breaks invoegen waar je naar een volgende slide wil overgaan; dat heeft verder geen enkel effect op je notities in Evernote. Een goed opgemaakte notitie wordt zo in een paar klikken een presentatie waar je je niet voor moet schamen.

Hoewel het verschil met klassieke PowerPoint-slides naar mijn mening eerder klein is, is de presentatiemodus een waardevolle toevoeging voor iedereen die alle data toch al verzamelt en catalogeert in Evernote. Op z’n minst bespaar je jezelf tijd door niet alles te moeten kopiëren en plakken in een apart programma, en voor Business-gebruikers kan het erg praktisch zijn dat iedereen gesynchroniseerd toegang heeft tot de tekst die de basis vormt van de presentatie.

Work Chat kan je momenteel terugvinden in de recentste gratis versies van Evernote – die download je hier of in de App Store van je mobiele toestel. Context en Presentation Mode zijn features die zijn voorbehouden voor betalende Premium- en Business-abonnees (v.a. 40 euro per jaar), al kan je momenteel de presentatiemodus voor 30 dagen gratis uittesten.