Waarom je je beter uit je papierberg graaft

We gebruiken nog steeds hopen papier per dag, alle technologie die ons omringt ten spijt. Vandaag is het World Paper Free Day, een initiatief van de Association for Information en Image Managment (AIIM). Het is een evenement dat uw aandacht wil vestigen op alternatieven voor de stukjes boom die u nog dagelijks gebruikt.

Fysieke blaadjes

Onderzoek van AIIM heeft uitgewezen dat maar 35 procent van de organisaties (bedrijven, overheden en andere verenigingen) een beleid heeft uitgestippeld rond het gebruik van papier. Meer dan 3 op tien organisaties ‘leeft’ zelfs nog grotendeels op papier en archiveert zijn belangrijke documenten in papiervorm. 56 procent gebruikt nog altijd papier als er iets gehandtekend moet worden. Hopelijk zal de opmars van digitale handtekeningen dat laatste inperken, maar op dit moment hangen we nog sterk vast aan fysieke blaadjes.

Traditie

“Het is voornamelijk omdat we het altijd zo gedaan hebben, dat we papier blijven gebruiken,” verklaart Hauke Fast, product marketing manager bij Kodak Alaris, dat hard- en software levert voor de digitalisatie van documenten. “Er zijn goedkopere, betere, en snellere technologische opties beschikbaar, maar toch houden we aan papier vast. Binnen organisaties zijn er natuurlijk processen die over tijd zijn gegroeid, die vaak ook complex zijn, waardoor het moeilijk is om eruit te breken. Vaak denken mensen er ook niet bij na dat het misschien anders kan. Maar voorbeelden uit de bedrijfswereld tonen aan dat het niet onmogelijk is. Zo is het gebruik van scanners ondertussen wijdverspreid bij grote financiële instituten.”

Sneller en veiliger

“Het belangrijkste voordeel van digitaliseren is het feit dat eens ingescand, de documenten volledig doorzoekbaar zijn,” aldus Fast. “Dat maakt het stukken eenvoudiger om de juiste informatie vlug terug te vinden. Bovendien zijn documenten veel gemakkelijker te delen en met een paar kliks naar alle hoeken van de aarde te sturen. Daarnaast gaat alles veel sneller, neemt het minder ruimte in – weg met kilometers papier – en bespaar je heel wat kosten. Een ander minder belicht aspect is dat het gewoon veiliger is: met een digitaal document is altijd te achterhalen wie het bekeken heeft.”

Als bedrijven en verenigingen zich willen engageren om hun papierberg terug te dringen, is er wel een belangrijke voorwaarde die ze in het achterhoofd moeten houden. “Je moet een scanner van hoge kwaliteit gebruiken,” stelt Hauke Fast. “Als je apparaat niet alles in het document oppikt, dan verlies je veel van de voordelen van digitalisering. Onze scanners zijn daarvoor uitgerust met de Perfect Page technologie.” Kodak Alaris beidt nu al een waaier van software-oplossingen aan, waaronder Info Input en Info Activate, maar in de toekomst deze verrijken met het potentieel van analytics. Info Inside zou binnenkomende communicatie vanuit verschillende kanalen kunnen analyseren en verbinden en automatisch bepalen wat geprioriteerd moet worden.

Heeft u in uw organisatie een beleid rond het gebruik van papier? Smartbiz en ZDNet voeren momenteel een survey uit rond de plaats van de printer op de werkvloer. Wij horen graag over uw ervaringen. Verder organiseren wij deze maand op 26 november ook een gratis seminar rond Business Continuity en cloud. Voor meer informatie en mogelijkheid om in te schrijven, kan u terecht op www.businessmeetsit.be