Juridische tips voor IT-contracten

Het Belgische IT-forum ADM ontwierp tien richtlijnen die bedrijven best voor ogen houden bij het opstellen van ITcontracten. ‘Een IT-contract zonder één enkel geschil of discussiepunt is hoogst uitzonderlijk’, verduidelijkt advocaat en medeauteur Kristof De Vulder van het advocatenkantoor DLA Piper, ‘met deze praktische handleiding kunnen bedrijven anticiperen op eventuele conflicten.’

Het tienpuntenplan bevat, aldus De Vulder, de belangrijkste juridische aandachtspunten die van belang zijn bij het opstellen of onderhandelen van een IT-contract. Het document is een product van de werkgroep ‘Legal Counsel’ van ADM, waarin de bedrijfsjuristen zetelen van de ADMleden, zowel grote IT-klanten als -leveranciers.

IT Professional: Elk van de betrokken bedrijven heeft ongetwijfeld een vrij uitgebouwde juridische dienst. Hoe noodzakelijk was dit document dan nog voor hen?

Kristof De Vulder: Het feit dat er geen handleiding bestond om naast een IT-contract te leggen ter nazicht, werd vanuit de sector als een lacune ervaren. In België zou je al in de gespecialiseerde vakliteratuur moeten zoeken, zoals besprekingen van vonnissen en arresten die louter gericht zijn op juristen en advocaten. Bovendien houden bedrijfsjuristen zich niet alleen bezig met IT-contracten, een type contract dat toch wel behoorlijk verschilt van een ander type van handelsrechtcontract.

Technologie is bijzonder gevoelig aan evolutie, zodat je er niet zomaar een puur koop-verkoopcontract van kan maken. Het principe van ‘verborgen gebreken’, bijvoorbeeld, is niet toe te passen op software, omdat algemeen wordt aangenomen dat gebreken daaraan inherent zijn.

Geen enkele software is bugvrij. Dat alleen al maakt dat een softwarecontract behoorlijk verschilt van andere contracten. De kracht van deze richtlijnen steekt in het feit dat alles wat specifiek is voor een IT-contract op een rijtje wordt gezet.

DSeze checklist geldt enkel voor het Belgisch recht. Omvat dat een groot aandeel van de IT-contracten?

Zeker de grote gebruikers en leveranciers zullen meestal hun contracten afsluiten onder het Belgisch recht. Er zijn wel buitenlandse dienstverleners die hun contractvoorwaarden voorstellen aan Belgische partijen, maar zelfs dan zullen die Belgische partijen altijd proberen om hun contract onderhevig te maken aan het Belgisch recht. Al zijn de basisprincipes uit deze checklist in elk recht van toepassing, omdat IT-contracten vaak gebaseerd zijn op internationale contracten.

Is er een bepaalde richtlijn die er echt bovenuit springt? Niet echt, het zijn stuk voor stuk punten die in de praktijk vaak over het hoofd worden gezien. Een typevoorbeeld is de beëindiging van een contract. Wanneer een bedrijf een IT-contract onderhandelt, denkt iedereen aan de afsluiting en de uitvoering van het contract zelf waardoor men de beëindiging uit het oog verliest. Vaak wordt dat ook een emotionele discussie, omdat er bij de voorafgaande onderhandelingen eigenlijk nog geen contract afgesloten is en men toch al over het stopzetten ervan spreekt.

Is het vandaag dan zo erg gesteld met de juridische degelijkheid van de IT-contracten?

Ik geloof dat we de laatste jaren toch een zekere professionalisering hebben gezien van IT-contracten. Vijf à tien jaar geleden was dat een heel ander verhaal. Vaak stelden de contracten toen niet veel meer voor dan de pure offerte van de dienstverlener en een bevestigende brief van de klant. Dit is vandaag veel minder het geval. Maar dit betekent niet dat een IT-contract inhoudelijk altijd even sterk is. Vandaar ook deze richtlijnen.

Laat ons even de advocaat van de duivel zijn: sommige aandachtspunten – zoals een realistische en meetbare SLA definiëren – lijken soms een open deur in te trappen…

Ik kan mij voorstellen dat mensen die echt dicht staan bij het opstellen van IT-contracten een aantal raadgevingen zien staan die geen verrassing inhouden. Maar om op het voorbeeld van SLA in te pikken: het is onvoorstelbaar hoeveel onrealistische of onmeetbare SLA’s ik al heb gezien.

Stel, een bedrijf met vele afzonderlijke sites wil haar afdelingen via een WAN met elkaar verbinden. Daarbij wordt een beschikbaarheid van het netwerk geëist van 99,999 procent. Maar hoe meet je nu zoiets en wat betekent precies ‘beschikbaarheid’ – is dat ook ’s nachts, maandelijks of jaarlijks, met of zonder onderhoudsonderbrekingen?

Om dat op te lossen moet je net die beschikbaarheid helemaal ontleden. Daarom anticipeert een goed IT-contract precies op het feit dat er geschillen zullen ontstaan. Vandaar onze analytische aanpak, waardoor een contract anticipeert op wijzigingen in technologie, prijzen en behoeften.

DE TIEN RICHTLIJNEN VAN ADM

Voor elke richtlijn werkte de ADM-werkgroep Legal Counsel een uitgebreide checklist uit. Het dertien pagina’s tellende document is gratis voor leden. Niet-leden betalen 100 euro. Op 30 november organiseert ADM een infosessie.

– Verlies tijdens de voorbereiding van het IT-project ook het juridische aspect niet uit het oog.
– Omschrijf duidelijk de scope en het wijzigingsmechanisme.
– Laat geen ruimte voor interpretatie m.b.t. de prijs en betalingsmodaliteiten.
– Overweeg het gebruik van een SLA en bepaal de gevolgen van het niet-behalen ervan.
– Bepaal op adequate wijze de wederzijdse verplichtingen van de partijen.
– Wees voldoende duidelijk in de regeling van de intellectuele eigendomsrechten.
– Organiseer de aansprakelijkheid van beide partijen.
– Zorg van bij de aanvang voor gestructureerde overlegmogelijkheden.
– Verlies de zogenaamde ‘boiler plate’ bepalingen niet uit het oog.
– Bepaal de duurtijd en zorg voor een duidelijke exitregeling.