Business process modeling voor gevorderden

Bouwt u een toepassing voor verwerking van gegevens, dan overlegt u eerst met gebruikers en business managers, en u maakt daarbij gebruik van modellen van bedrijfsprocessen. Dat bevordert de communicatie, maar uw collectie diagrammen begint wel groot te worden, en of ze helemaal consistent is, weet u niet. Misschien is het tijd voor de volgende stap, een meer professionele aanpak van modellering.

Gaat u een softwaretoepassing op maat ontwikkelen, voor een interne of een externe klant, dan krijgt u een stortvloed van informatie over u heen. Hoe houdt u die onder controle? Door het probleem te bestuderen langs zes verschillende invalshoeken, namelijk de gegevens, de bedrijfsprocessen, de organisatie, de sites, de software en de hardware.

DE GEGEVENS
Bedrijfsinformatica is nog steeds Electronic Data Processing, al is die term in onbruik geraakt. Begin dus met het documenteren van de gegevens; teken een ‘datamodel’. Op een datamodel geeft u de entiteiten aan, bijvoorbeeld KLANT, LEVERANCIER, FACTUUR_IN, FACTUUR_UIT, PRODUCT en hun attributen, bijvoorbeeld KLANT_NAAM, KLANT_ADRES, KLANT_WOON-PLAATS, PRODUCT_ NAAM, PRODUCT_ EENHEIDSPRIJS. Wordt het complex, dan kunt u werken met drie datamodellen.

Op het eerste verschijnen enkel de belangrijkste entiteiten en attributen. Dat datamodel van hoog niveau wordt gebruikt voor discussies met het management. Op het tweede datamodel verschijnen ALLE entiteiten en attributen. Hier streeft u wel naar volledigheid, maar u werkt nog steeds met concepten, u houdt nog geen rekening met de mogelijkheden van het databasemanagementsysteem – dat trouwens misschien nog niet eens gekozen is. Rekening houden met de fysieke implementatie, dat gebeurt pas bij het derde datamodel. Nu documenteert u de tabellen en de kolommen van de database zoals ze werkelijk zijn, of zullen zijn. Was het tweede datamodel genormaliseerd, in het derde datamodel wordt een deel van de normalisatie teniet gedaan omwille van de performantie.

DE BEDRIJFSPROCESSEN
Een bedrijfsproces bestaat uit meerdere stappen. Het wordt in gang gezet door een event en heeft één of meerdere results. U tekent het event, de results en de processtappen die ertussen liggen. Dat is business process modeling.

Ook hier kunt u werken met drie niveaus. De modellen van het hoogste niveau beschrijven alleen de belangrijkste bedrijfsprocessen, en enkel de grote stappen. De modellen van het laagste niveau beschrijven alle bedrijfsprocessen met alle stappen, inclusief de gegevensverwerking die in de toepassing gebeurt.

Sommige theoretici raden aan de analyse aan te vatten met dit aspect, maar voor administratief personeel is dat meestal te abstract. Ingave en verwerking van gegevens daarentegen zijn vertrouwde begrippen, dus valt het hen gemakkelijker met dat aspect te beginnen.

DE ORGANISATIE
Wat een personeelslid met een softwaretoepassing doet, hangt af van zijn/haar rol in het bedrijf. Bijvoorbeeld, de boekhouder gebruikt misschien alle programma’s van de toepassing, de secretaresse slechts één, en de manager maakt enkel gebruik van de geproduceerde lijsten. Ook dat wil u weten. In een model van een bedrijfsproces geeft u ook aan welke rol of afdeling verantwoordelijk is voor welke procestap.

DE SITES
Er was eens een IT-bedrijf dat een toepassing, hardware en software, bouwde voor de Belgische overheid. Één server per provincie, was de afspraak. Negen servers dus, dacht de analist, die al een tijdje van school af was. Tot een jongere collega hem uitlegde dat de provincie Brabant ondertussen opgesplitst was in Vlaams-Brabant en Waals-Brabant. Bijna een server vergeten, dus. (Of misschien wel twee, nog één voor het Brussels Gewest.) Moraal van dit verhaal: maak steeds een lijst van de betrokken sites, ook al denkt u dat daarover geen misverstand kan bestaan.

DE SOFTWARE
Met de businessmensen spreekt u over de gegevens, de bedrijfsprocessen, de organisatie en de sites. Hebt u daar eenmaal een klare kijk op, dat is het tijd voor het ‘echte’ werk. Wat doet u met de software? Wat kan u bewaren, wat moet u vervangen? Wat koopt u, wat bouwt u zelf? Maakt u gebruik van open source? Hebt u een nieuw databasemanagementsysteem nodig, of bouwt u de nieuwe database met hetzelfde systeem?

DE HARDWARE
Hetzelfde geldt voor de hardware. De servers, het netwerk, de verbinding met het internet, de voorzieningen voor de mobiele medewerkers, voor de website van het bedrijf, voor het extranet: wat moet u herzien? Wat aanschaffen?

DE HUIDIGE SITUATIE EN DE TOEKOMSTIGE SITUATIE
U bekijkt het probleem langs zes verschillende invalshoeken, en u krijgt er zicht op. Maar door de toepassing die u gaat bouwen, verandert alles. Niet alleen de software en (misschien) de hardware, maar ook de gegevens en de bedrijfsprocessen, en misschien zelfs de organisatie, en zelfs de lijst van de betrokken sites.

Wilt u een duidelijk analysedocument opstellen, dan zit er maar één ding op: alles ontdubbelen. Ofwel maakt u een analyse in twee delen, getiteld ‘De huidige situatie’ en ‘De toekomstige situatie’, met daarbinnen telkens zes hoofdstukken, over de gegevens, de bedrijfsprocessen, de organisatie, de sites, de software en de hardware. Ofwel maakt u een analyse in zes delen, volgens de zes invalshoeken, met daarbinnen telkens twee hoofdstukken, over de huidige situatie en de toekomstige situatie. Meestal gebruikt men hiervoor de benaming AS-IS en TO-BE. Willen de managers verschillende mogelijkheden bespreken, dan bouwt u ook nog WHAT-IF modellen.

MODELLERINGSTOOLS
Beschikt u enkel over een eenvoudige tekentool, dan is dat misschien niet voldoende voor deze aanpak. Met een eenvoudige tool kunt u enkel tekenen: vakjes en pijlen, in vele vormen en kleuren. U hebt de volledige vrijheid, maar ook de volledige verantwoordelijkheid voor hetgeen u tekent. De tool denkt niet mee, voert geen enkel validatie uit.

Voor de hierboven beschreven aanpak kiest u beter een intelligente tool met een repository. Hier creëert u een object met attributen, dat wordt opgeslagen in de repository en later opnieuw gebruikt kan worden. De grafi sche voorstelling van het object is slechts een onderdeel van het geheel.

Bijvoorbeeld, hebt u eenmaal het object CUSTOMER INVOICE gecreëerd voor het datamodel van een toepassing, dan kunt u dat object opnieuw gebruiken in de modellen van de bedrijfsprocessen. Hieruit volgt natuurlijk dat degene die de modellen bestudeert op al die plaatsen dezelfde informatie vindt; u bent dus zeker van de consistentie van de modellen.

Vele leveranciers bieden vandaag niet alleen meer een modelleringstool aan, maar voorzien vele uitbreidingen. We bekeken voor u twee zeer verschillende suites van dichterbij.

CASEWISE CORPORATE MODELER
Corporate Modeler werkt met de zes genoemde invalshoeken en met ‘AS-IS’ en ‘TO-BE’, en ook ‘WHAT-IF’ situaties. De suite wordt aangevuld met een tool dat modellen bevat voor ITIL en andere frameworks – nuttig bij een evaluatie (audit) van de bestaande werkwijze en de invoering van een nieuwe aanpak, volgens één van die theorieën. Een tool documenteert de IT-architectuur van het bedrijf. Een andere tool brengt de metingen van de afdelingen en bedrijfsprocessen samen.

Dan zijn er ook nog templates, modellen en hulp voor het modelleren van business rules, voor het werken met de Business Process Modeling Notation (BPMN), met de Unifi ed Modeling Language (UML), met het Rational Unifi ed Process (RUP), met de IDEF0 notatie, en andere

IDS SCHEER – ARIS
‘Een model van een bedrijfsproces geeft antwoord op de vragen: wie doet wat, in welke volgorde, welke producten of diensten worden geleverd en welke software-toepassingen worden hierbij gebruikt?’ aldus Karl Wagner, director van het ARIS Platform. Dat platform werkt met vijf ‘views’ : de ‘Function View’, de ‘Data View’, de ‘Organisation View’, de ‘Product / Service View’ en de ‘Process View’.

Aan elk van die vijf views worden drie niveaus van precisie toegevoegd: eerst komt de requirements defi nition , de defi – nitie van de behoeften in functie van de procesketens, dan de IT specifi cation, met de beschrijving van de toepassingen en het netwerk, en dan de implementation.

Ook IDS Scheer beperkt zich niet tot modelleren alleen; het gaat hen om de aanpak business process management: bedrijfsprocessen modelleren, meten en verbeteren. Naast de tools voor het modelleren van bedrijfsprocessen vinden we hier ook tools voor de implementatie van de werkwijze beschreven in de modellen (met software van bijvoorbeeld Oracle, SAP, Microsoft, IBM), tools voor het meten van de bedrijfsprocessen, en het berekenen van performance indicators betreffende tijd, kost, kwaliteit, en tools voor het opzetten van balanced scorecards doorheen het bedrijf.