Zen en de kunst van het documenten maken
Geen professional die eraan ontsnapt: documenten maken is werk dat niet langer uitbesteed wordt aan bevallige typistes of andere secretaresses. Dat doen we tegenwoordig allemaal zelf en dan is de vraag: hoe diep kijken we onder de motorkap?
Microsoft Office Professional versie 4.3 werd twaalf jaar geleden nog geleverd op 27 diskettes. De luchtverpakkingen van toen waren nog geen echte luchtverpakkingen, want standaard leverde Microsoft nog een hele batterij handboeken mee. Turven met slappe, zwart-witte kaften op flinterdun grijzig papier. Een beetje stuntelaar had daar meer dan genoeg aan om zichzelf wegwijs te maken in de kantoorapplicaties.
Dat nam overigens niet weg dat zowel Microsoft Press als tal van andere uitgevers datzelfde werk nog eens dunnetjes overdeden in tal van andere, commerciële publicaties. Bij Microsoft Press in verschillende reeksen met telkens weer een andere opzet, getooid met namen als Plain & Simple, Step By Step, Resource Kit en Inside Out. Voor beginners en gevorderden en alles wat zich daar fladderend boven, onder of tussen bevindt.
LUCHTVERPAKKINGEN
Intussen veranderden de luchtverpakkingen trouwens in echte luchtverpakkingen, want Microsoft begon standaard niet meer te doen aan uitgebreide papieren handleidingen. Hulp nodig? Ga naar de helpfunctie, want tegenwoordig bespaart MS op de papierkosten.
Dat al die handleidingen elektronisch werden aangeboden, was evenwel niet echt handig voor iemand die er eens voor wilde gaan zitten. Een boek bladert lekker weg, een online hulpfunctie lijkt nergens naar. Voor Microsoft Press en concurrenten kwam er dus steeds meer ruimte bij om de lacunes van de elektronische helpfunctie aan te vullen. Die uitgevers, bepaald geen filantropische instellingen, konden daarbij uitgaan van de bijzonder riante aanname dat Office wereldwijd zo’n 400 miljoen gebruikers kent. Er valt dus heel wat geld te rapen bij de naar raad zoekende Officegebruiker.
LOOK EN FEEL
Wie in de loop der jaren van de opeenvolgende Officeversies gebruikt heeft gemaakt, wist dat een nieuwe versie nogal sterk geleek op de daaraan voorafgaande versie. Dat is met Office 2007 niet het geval. De ontwerpers hebben gemeend dat het nodig was om de look en feel van het programma dooreen te schudden. Ook ervaren gebruikers kunnen dus danig in de war raken van het nieuwe Office. We moeten met zijn allen acclimatiseren. En dat de meeste gebruikers niet meer nodig hebben dan slechts 10 procent van alle functies in Word, moet je aan Microsoft niet voorleggen als verwijt. Het bedrijf zegt dan droogweg dat het programma niet te strippen valt: die tien procent functies die u gebruikt verschillen namelijk nogal grondig van de tien procent functies die andere gebruikers nodig hebben.
DOCUMENTEN MAKEN
Stephanie Krieger, auteur van Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out, gaat ervan uit dat de lezer van haar boek een ervaren gebruiker is die op een zo hoog mogelijk niveau aan documentcreatie wil doen. Dat is de specifieke hulp die Krieger haar lezers te bieden heeft. Haar boek gaat in wezen over de essentie van het creëren van documenten in Word, Excel en Powerpoint.
Dat wil zeggen dat de auteur geen informatie verschaft over het gebruik van Outlook, Publisher en of Access, programma’s die wel degelijk deel kunnen uitmaken van het volledige Office, al hangt dit uiteraard af van de specifieke versie waarover de eindgebruiker zelf beschikt. Dat neemt overigens niet weg dat de auteur toch nog wat aandacht besteedt, zij het minimaal, aan Visio, Onenote, Groove en Sharepoint Services. Voor ervaren gebruikers dus die meer eisen van zichzelf als documentenmaker.
Stephanie Krieger, Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out, 672 pagina’s (inclusief e-book op cd-rom), Uitgeverij Microsoft Press, ISBN (13) 978 0 7356 2285 2, ISBN (10) 0 7356 2285 X, 45,90 euro
