Fortis laat kantoren hun eigen documenten inscannen
Bij Fortis worden miljoenen documenten per jaar ingescand om via elektronische weg te worden verwerkt. Digitaliseren, indexeren en opzoekbaar maken is nu een dienst die de bank centraal aanbiedt aan alle vestigingen. Door sommige documenten voortaan plaatselijk in te scannen in elk bankkantoor, wil Fortis de digitalisering efficiënter maken.
Het scannen, indexeren en archiveren van documenten is een dienst die binnen Fortis is ondergebracht bij de afdeling Facility, niet de IT-afdeling. Onderdelen van de Fortis groep kunnen op verschillende manieren beroep doen op deze dienst, en met verschillende SLA’s (van verwerking binnen de 3 uur tot verwerking binnen de 72 uur).
Eind jaren ’90 werd zowel bij de toenmalige ASLK als bij de Generale Bank een start genomen met elektronische documentverwerking. Dat begon met het inscannen van overschrijvingen. Na de fusie van 1999 werd beslist om de elektronische verwerking van documenten veel verder uit te breiden. AIDP division manager Hans Peeters: ‘Je ziet in de business, en vooral in de banking, heel duidelijk een evolutie van archivering na verwerking, naar archiveren vóór verwerking’. Volgens Peeters was Fortis in 1999 een voorloper in die trend. Het zet wel een zware druk op de afdeling die voor de scans zorgt: ‘Als wij niet op tijd verwerken, valt het proces stil’.
Het systeem werd geleidelijk uitgebreid met bijkomende documenttypes. ‘Op een bepaald moment krijg je een kritische massa, en worden je gebruikers de verkopers van je oplossing’, zegt Peeters. Het aantal gebruikers steeg ook: aanvankelijk konden alleen de helpdesk en een klein aantal andere gebruikers een document opzoeken. De EDM-omgeving is toegankelijk via een web client of een oudere client-server versie, maar is ook geïntegreerd met de SAP software (facturen uit Carina kunnen worden opgevraagd vanuit SAP). Momenteel wordt gewerkt aan het omzetten van het documentsysteem in een aantal web services die door andere systemen kunnen worden aangesproken.
De opslag van de documenten gebeurt op beveiligde harde schijven en op EMC Centera systemen. Die laatste vervangen de eerdere CD/DVD-jukeboxen waarin telkens 600 schijfjes konden geplaatst worden. De Centera systemen zijn gebaseerd op harde schijven maar bieden garanties dat documenten ongewijzigd zijn.
Locaal scannen
In Brussel heeft Fortis een centrale scandienst voor hoge volumes. Maar dat volstaat niet voor alle situaties. Sommige afdelingen kregen hun eigen scandienst, gebaseerd op dezelfde processen. Sinds kort wordt er ook een derde mogelijkheid geboden: Fortis kantoren kunnen hun eigen documenten inscannen met een MFP (multifunctional printer, een apparaat dat onder meer print en scant).
Hans Peeters: ‘Ik wilde een systeem dat centraal aanstuurbaar was, en heel makkelijk in het gebruik. Anders had het geen kans op slagen’. In 2003 werd een RFP uitgezonden, en in januari 2004 werden twee fabrikanten uitgekozen: NRG (Nashuatec) en Canon. ‘Voor grote contracten hebben wij een multivendor approach’, licht Peeters toe. NRG mocht de apparatuur leveren voor de bankkantoren, Canon voor een deel van het hoofdkantoor.
NRG en Canon stelden technologisch een gelijkaardige oplossing voor: MFP-apparaten met daarop een stuk (speciaal geschreven) Java-code. Bij inschakeling van de MFP, maakt het Java programma contact met het centrale systeem en downloadt het de nieuwste versie van de gebruikersinterface.
Bij de eerste tests werd van de gebruikers verwacht dat zij zelf de instellingen zouden bepalen op het vlak van onder meer beveiliging en bestemming van het gescande document. Dat bleek te hoog gegrepen. Er moest dus extra werk worden gestoken in de ontwikkeling van de interface. Daarbij werd steeds verder afgeweken van de basisfunctionaliteit van de MFP-apparaten. Nu laat het systeem zo weinig mogelijk keuzes. Op dit momenten is de roll out voltooid naar zevenhonderd van de ongeveer duizend kantoren.
‘Het moeilijkste was misschien, dat de vraag oorspronkelijk niet van de business kwam’, zegt Hans Peeters. ‘De voordelen waren vooral bij mezelf als service provider. Pas achteraf zagen de gebruikers de voordelen. Dus misschien was ik er wat te snel mee.’ Het systeem voldoende gebruiksvriendelijk maken, bleek een sleutelfactor.
