Consequente adviezen bij Privacycommissie
De medewerkers van de Privacycommissie moeten een antwoord formuleren op de meest diverse vragen. Die antwoorden moeten correct zijn, goed onderbouwd en in lijn met vorige antwoorden. Dat is moeilijk, als die medewerkers hun informatie bij elkaar moeten zoeken in verschillende mappen op een server, en via de beperkte zoekfunctie van hun website. Een documentmanagementsysteem betekende dus een flinke stap vooruit.
De Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL) maakte tot 1 januari 2004 deel uit van de FOD Justitie. Sindsdien staat de organisatie op eigen benen, ook op IT-vlak. In 2004 werd dan ook een studie uitgevoerd om de IT-noden te bepalen. Eén daarvan was een goede oplossing voor het beheren van documenten en van dossiers. De CBPL besloot daarvoor een documentmanagementpakket aan te kopen. “Wij wilden eigenlijk een bouwdoos
met goede componenten, waarmee we zelf konden bouwen”, zegt projectleider An Machtens.
In maart 2005 werd een lastenboek uitgestuurd. Dat was opgedeeld in twee onderdelen die apart zouden worden gegund: eerst de installatie van een pakket en de uitvoering van een pilootproject, vervolgens de definitieve implementatie. De CBPL koos voor een lange selectieprocedure met heel wat onderhandelingen en demonstraties, om het aanbod beter te leren kennen. Een kleine groep van negen key users (gemiddeld twee per afdeling) was bij die demonstraties aanwezig.
Een tiental verschillende pakketten werden voorgesteld, waarvan er in een eerste fase zes werden overgehouden. Microsoft Sharepoint, bijvoorbeeld, overleefde die eerste schifting niet. “Omdat het toch vooral een samenwerkingsoplossing is, en dat is niet wat we zochten”, aldus An Machtens. Onder meer Hummingbird, Livelink, Lotus Domino Document Manager en Filenet werden geschikt geacht. “De uiteindelijke keuze lieten we afhangen van de capaciteiten van de integrator”, zegt Machtens. Het werd Amplexor, dat een oplossing voorstelde op basis van EMC Documentum.
Amplexor ging in juli 2005 aan het werk. In het pilootproject werd de bibliotheek al grotendeels gedigitaliseerd. Van het tweede luik, de elektronische dossiers, werd maar één type dossier aangepakt. Eind 2005 werd het pilootproject geëvalueerd door de projectstuurgroep. “Positief in die evaluatie is dat wij een beter zicht hadden op het product, en Amplexor op onze problematiek”, zegt An Machtens. “We waren bovendien ver gevorderd met het digitaliseren van de bibliotheek. Maar wat betreft het digitaliseren van de dossiers, waren we minder opgeschoten.” De conclusie luidde, dat de CBPL nog niet klaar was om zijn dossiers – en dus zijn processen – in een strakke workflow te gieten. “Je moet geen business process reengineering doen tijdens een IT-project, dat moet je vooraf doen”, constateert An Machtens.
Bovendien liep gelijktijdig nog een ander zwaar project, een e-loket, dat veel tijd opeiste. De stuurgroep besliste om de scope te beperken en de digitale dossiers uit te stellen. Wat overbleef, was een kennissysteem voor zowat alle medewerkers. “Het is een goede eerste stap omdat iedereen ermee in aanraking komt en de software leert kennen”, zegt Machtens.
De implementatie van dat kennissysteem startte in mei 2006 en werd in oktober vlot afgewerkt, onder meer omdat de meeste horden al in de pilootfase waren genomen. “We hebben veel tijd gestoken in het bepalen van de boomstructuur”, zegt Machtens. Er werd geopteerd voor twee aparte boomstructuren, zodat dezelfde documenten op twee manieren kunnen worden benaderd. De juristen bij de CBPL gebruiken vooral de functionele indeling, met rubrieken als ‘jurisprudentie’ en ‘doctrine’.
Front office medewerkers navigeren via een thematische boomstructuur. De structuren werden met veel input van de gebruikers opgesteld, en dat was volgens Machtens een kritische succesfactor. Er kan in het systeem ook worden gezocht op woorden in de tekst (ook van ingescande documenten, die via OCR in tekst worden omgezet). Om dat te vergemakkelijken, werd een thesaurus toegevoegd, het product Multites, dat zorgt dat wie zoekt op een Nederlandse zoekterm ook resultaten vindt met synoniemen van die term in Franstalige teksten.
Het inscannen (via software van Kofax) gebeurt door de documentalist en volgens een strakke procedure, waarbij ze meteen op de juiste plek in de boomstructuur worden gebracht. De gebruikers zelf hebben dus wel de lusten, maar niet de lasten van document management. Een belangrijke stap om vertrouwen te winnen, alvorens dossiers worden gedigitaliseerd. “Als je aan de mensen hun dossiers raakt, dan raak je aan de kern van hun werk”, zegt Machtens.
Ondertussen levert de investering in Documentum ook elders voordelen op. De nieuwe website van de Commissie, die deze zomer werd gelanceerd, wordt automatisch gevoed door het kennissysteem: beslissingen van de Commissie die op een bepaalde plek in de Documentum boomstructuur worden ingevoerd, verschijnen automatisch ook op de website.
