De 10 grootste missers in Powerpoint

Powerpoint viert deze zomer zijn twintigste verjaardag. Weinig softwarepakketten hebben zoveel invloed gehad als dit pakket. Vandaag staat Powerpoint wereldwijd op ongeveer een kwart miljard pc’s. Dagelijks zouden zowat dertig miljoen Powerpoint-presentaties worden gegeven. Maar daar zitten er heel wat minder geslaagde bij. Wat moet u doen om niet bij de mislukkelingen te horen?

Toen oprichters Robert Gaskins en Dennis Austin hun vondst een kleine twintig jaar geleden voor zowat 14 miljoen dollar verkochten aan softwarebedrijf Microsoft, hadden zij nooit gedacht dat het zo’n vaart zou lopen. Aanvankelijk was Microsoft, dat het pakket kocht, niet zo gelukkig met de nieuwe aanwinst. Maar toen Powerpoint werd gebundeld met andere toepassingen zoals Word, nam de populariteit en het gebruik ervan snel toe.

Het succes van Powerpoint is ook om andere redenen opmerkelijk. Zo is er aan de software in al die jaren niet veel veranderd. Het is bijvoorbeeld nog altijd gericht op de min of meer lineaire opeenvolging van slides, terwijl andere hedendaagse presentatiepakketten intussen veel meer multimedia laten gebruiken. Maar met het succes van Powerpoint groeide ook de kritiek.

Zo zou de vorm al snel primeren op de inhoud, en worden slides vaak voor andere doeleinden gebruikt dan ze oorspronkelijk voor zijn bedoeld. Het pakket lijkt intussen een beetje het slachtoffer van zijn eigen succes. “Veel managers maken en geven alleen nog presentaties, en geen doorgedreven analyses of rapporten meer”, oordeelde oprichter Robert Gaskins onlangs in de Wall Street Journal. Waarbij we meteen zijn aanbeland bij de eerste misser van Powerpoint:

1) Teveel informatie op een slide
Het is de fout die handboeken en lesgevers over Powerpoint het vaakst aanhalen. Het nut van Powerpoint bestaat erin ideeën duidelijk over te brengen en de woorden van de spreker beknopt te ondersteunen. Maar dat wordt moeilijk als de presentatie overladen is met zinnen, cijfers en statistieken.

“Een vaak gehoorde regel is om per slide nooit meer dan zes opsommingstekens (bullets) te gebruiken, en op elke lijn niet meer dan zes woorden, bij voorkeur nog minder”, stelt Flip Van Waeyenberghe, een IT-consultant en docent, die zelf ook Powerpoint-presentaties maakt voor bedrijven. De meest efficiënte Powerpoint-presentatie is er eentje die het publiek niet overdondert met té veel cijfergegevens, vindt hij: “Bewaar deze gegevens voor een later tijdstip wanneer u meer uitleg verschaft. U kunt ze bijvoorbeeld vermelden in de hand-outs die u op het einde van de presentatie verspreidt.”

2) Informatie in klein of onleesbaar formaat
De meeste mensen werken op hun computer met een lettertype op 12 punten tekengrootte. Voor een Powerpoint-presentatie is dat echter te klein, zeker voor de mensen achteraan in de zaal. 14 is het absolute minimum en eigenlijk kunt u best niet onder 18 gaan. Daarbij is het beter om binnen de presentatie niet teveel te wisselen tussen lettergroottes, en zeker niet in lettertypes.

“Nooit meer dan drie lettertypes per slide”, raadt Van Waeyenberghe aan. Let ook op dat de uiteindelijke slides ook leesbaar zijn. Vaak willen illustraties of slechte zwart-wit prints er wel eens voor zorgen dat uw toehoorders de achteraf meegegeven hand-outs niet naar behoren kunnen lezen.

<b<3) U trekt alle registers open
Powerpoint is een ideaal middel om de grootste rotzooi er goed te laten uitzien, zo wordt wel eens gezegd. Een presentatie neigt al snel naar een soort van elevator pitch, waarbij je je toehoorders met hippe animaties tracht in te pakken. Het verschijnsel heeft ook al een naam: slideware, producten en diensten die eigenlijk alleen op een Powerpoint-scherm goed functioneren, en dus niet in de echte wereld.

“We hebben allemaal al wel eens overladen Powerpoint-presentaties of andere presentaties gezien. Het was telkens duidelijk dat de spreker verliefd was op elk beschikbaar effect, elke speciale overgang en elk foefje”, beaamt de docent. “Maar helaas ging de boodschap hierdoor grotendeels verloren.”

4) U beperkt zich tot droge tekst
De meest efficiënte Powerpoint-presentaties zijn eenvoudig, maar niet eentonig. Gebruik diagrammen die gemakkelijk te begrijpen zijn en afbeeldingen die duidelijk maken wat de spreker zegt. “Een schril contrast tussen woorden, afbeeldingen en achtergrond kan zeer doeltreffend zijn als u een boodschap en een emotie wilt overbrengen. Het gebruik van externe afbeeldingen en video’s kan een gevarieerd effect en visuele aantrekkingskracht creëren.”

5) Uw presentatie laten leiden door Powerpoint
Het gebruiksgemak van Powerpoint zou wel eens zijn grootste vijand kunnen zijn. Hoe eenvoudig en uitnodigend het ook is om verbluffende dia’s en afbeeldingen te kiezen, hou er rekening mee dat Powerpoint niet zelfstandig werkt. Powerpoint is het effectiefst als visuele ondersteuning van gesproken woorden. Het publiek wil u horen spreken, het wil niet naar een scherm staren.

Maak een sterke Powerpoint-presentatie, maar zorg er ook voor dat uw woorden niet verloren gaan. “Powerpoint maakt geen presentaties, Powerpoint geeft dia’s”, is het oordeel van Matt Thornhill, directeur van Audience First, een gespecialiseerd Amerikaans bedrijf in Midlothian, Virginia, dat presentatietrainingen organiseert.

6) De presentatie zelf niet goed voorbereiden
U mag dan wel veel tijd en moeite besteden met het maken van uw slides. Maar vergeet niet dat een goede presentatie staat of valt met een goede inhoud, het aanscherpen van de tekst en het voorbereiden van uw verhaal. Zo’n goede voorbereiding voorkomt ook dat u tijdens de presentatie zelf weer elke pagina even moet bekijken voordat u verder kunt met uw verhaal. Waardoor het ritme helemaal verdwijnt.

7) De slides voorlezen
Maar al te vaak beperkt de presentator zich tot het voorlezen van de complete presentatie. Dat is uiteraard overbodig. U moet ervan uit gaan dat het publiek zelf de tekst leest, terwijl u de punten die kort staan vermeld, mondeling toelicht en uitdiept. Anders kunt u even goed de pagina’s afdrukken, uitdelen en iedereen naar huis laten gaan.

8) Weinig of geen pauzes
Ervaren Powerpoint-gebruikers schrikken er niet voor terug om nu en dan het scherm eens leeg te laten. Dit geeft het publiek niet alleen de kans om even op adem te komen, het is ook een manier om de aandacht naar de spreker en het publiek te leiden. “Dit is bijvoorbeeld handig bij discussies en vraag- en antwoordsessies”, vindt Van Waeyenberghe.

9) De timing uit het oog verliezen
Nog een mogelijke fout ontstaat wanneer de spreker aldoor praat terwijl er de hele tijd nieuwe Powerpoint-dia’s op het scherm verschijnen. Dit verdeelt wel eens de aandacht van het publiek, en kan hen ook verwarren.

Maar tijdens uw presentatie houdt u als presentator vooral een blik op de klok. Heel vaak besteden sprekers veel te veel aandacht aan hun eerste slides om daarna door de laatste te moeten rushen om toch nog maar binnen het afgesproken tijdsbestek klaar te zijn. Het is overigens door deze veelvoorkomende fout dat er intussen een tegenbeweging is ontstaan: Pecha Kucha. Het is een trend die Peter Hinssen, beroepsspreker en fervent Powerpoint-gebruiker, omschrijft als het Feng Shui van Powerpoint. “Wat Feng Shui is voor de inrichting van je huis of kantoor, is Pecha Kucha voor het opzet van je presentatie.”

Cruciaal is dat de timing strikt in de hand wordt gehouden. “Elke presentator kan 20 slides laten zien die elk 20 seconden in beeld zijn. Met andere woorden, iedere spreker krijgt 6 minuten en 40 seconden de tijd om zichzelf of zijn ideeën aan een publiek vakgenoten en gelijkgestemden te laten zien”, verduidelijkt hij. Het Pecha Kucha-format dwingt presentatoren snel en vooral visueel te communiceren. Onder meer in Nederland wordt de methode steeds meer toegepast.

10) In je kaarten laten kijke
n
Bij veel presentaties gaat de pointe of leuke openingsslide de mist in omdat tijdens het opstarten het publiek de slides al kan zien. Daarom wordt vaak aangeraden om te beginnen met een blanco of zwarte dia, zodat je de presentatie kunt starten zonder dat de toeschouwer de tekst al begint te lezen. Om dezelfde reden houdt u de uiteindelijke presentatie nog even achter.

Als spreker wilt u toch niet voor een publiek spreken dat de hele tijd de samenvatting van uw tekst aan het lezen is. Als het niet noodzakelijk is dat uw publiek op hand-outs uw presentatie volgt, wacht dan om deze uit te delen tot u klaar bent met uw presentatie, want dat verhoogt vaak de aandacht van het publiek. Al moeten we toegeven dat met dit laatste niet iedereen het eens. Vooral toehoorders hebben graag de slides bij zich, al is het maar om er notities op te maken.