“Papierloze douane was een ‘moving target’”

In IT Professional van 19 september wijt Noël Colpin, Administrateur Douane en Accijnzen, de vertragingen bij de papierloze douane (PLDA) aan softwaremaker Unisys. Het Amerkaanse bedrijf viel uit de lucht. Het is na het Phenix-project de tweede keer in rij dat ze de schuld krijgen van een falend project.

Louis Collet, ICT manager op het Ministerie van Financiën nuanceert een en ander. Douane en Accijnzen is een van de interne klanten op het Ministerie. Hij is de verantwoordelijke voor de ICT-begroting.

IT Professional: Colpin wijst naar financiën en Unisys om de vertraging aan het PLDA-project te verklaren. Kan u even de uitspraken van Colpin kaderen?
Louis Collet: In het project zijn er vier partners. Financiën zorgt voor de infrastructuur. Op dit vlak is er geen probleem, de infrastructuur is bereikbaar. Het tweede aspect is de analyse, ten laste van Douane en Accijnzen. Derde is de ontwikkeling, waarvoor Unisys zorgt. Tenslotte zijn er de testers. De douane test alles functioneel, partnerbedrijven testen vrijwillig de toepassingen in de praktijk. Die vier actoren zullen natuurlijk de neiging hebben de schuld op elkaar af te schuiven. Maar ik denk dat we niet moeten meespelen met dit spelletje. Dat is niet in het voordeel van het project. Ik zie geen reden om op dit ogenblik te panikeren.

Toch is er een probleem, want het project is al meermaals uitgesteld
Het project loopt al twee à drie jaar. Vanwege de complexiteit is gekozen voor een gefaseerde in-productiestelling. Totnogtoe verloopt het project niet in zijn oorspronkelijke timing. Nu moet beslist worden dat een van die fasen in productie treedt. De nieuwe voorgestelde datum is 4 december. Er zal een soort risicoanalyse plaatsvinden om te zien of de kans redelijk is dat we met een goede toepassing in productie komen.

Wat is de rol van Unisys in de vertraging?
Unisys is een belangrijke partner op ontwikkelingsniveau. Dat heb ik al gezegd toen Unisys problemen had met Phenix. We hebben tientallen projecten met hen lopen. Een aantal daarvan lopen perfect, andere projecten gaan wat moeilijker. Ik ben daar wat voorzichtig in. In een project is de dynamiek af en toe minder goed. Ik denk dat zoiets eigen is aan grote projecten.

Colpin verwijst ook naar afhakende testers. Ligt de schuld daarvoor dan ook bij de douane?
Neen, dat zeg ik niet. Het is niet altijd evident om testers te vinden die de tijd en het geld ervoor willen vrijmaken. Vrijwillig testen betekent voor de kandidaten een extra inspanning. Het is niet evident voor firma’s, want het kost hen geld.

Had de Europese deadline begin dit jaar gehaald kunnen worden?
Er wordt op voorhand een planning opgesteld die nogal imperatief is. Af en toe zijn er deadlines die niet haalbaar zijn. Strakke deadlines stellen is ook een managementtechniek om dingen gedaan te krijgen, maar die strategie lukt niet altijd.

Wie heeft deze onhaalbare deadlines opgelegd?
Ik zeg niet dat de dealines onhaalbaar zijn. De problematiek van België, net zoals andere kleine landen, is dat we dezelfde inspanningen moeten leveren als grote landen. Wij hebben minder middelen dan Frankrijk, maar moeten wel dezelfde toepassing leveren.

België is toch geen klein land op gebied van goederenstroom…
Ik heb het niet over het volume goederen, maar over de beschikbare middelen, de begroting. Bovendien is het aantal specialisten gering. Als je vergelijkt met andere bedrijven en landen is het voor ons moeilijk om mensen te vinden die iets kennen van douane.

Is daar dan onvoldoende rekening mee gehouden?
Neen, dat zou ik niet zeggen. Men moet elke keer opnieuw bekijken of iets haalbaar is of niet.

Maar blijkbaar heeft iemand het toch verkeerd ingeschat.
Wat hier moeilijk in te schatten is, zijn de resultaten van de tests. Als de tussentijdse tests goed verlopen, dan is een vooropgestelde datum haalbaar. Als men iets ontdekt, dan moet er verbeterd worden. Als er teveel zaken worden ontdekt, dan moeten de ontwikkeling, de testen en de in-productiestelling opnieuw. Dat zijn de problemen die we hebben.

Voor een volgende fase wordt een kadercontract gebruikt. Zal dit zulke vertragingen uitsluiten?
Bij de techniek van overheidsopdrachten, moet op voorhand geweten zijn wat het doel is van een project. Maar het doel wordt een ‘moving target’, door bijvoorbeeld veranderende verplichtingen van de EU. We hebben daarom gekozen een meer reactieve vorm van overheidsopdracht. Dat wil zeggen, dat de reikwijdte van een project ongeveer wordt vastgelegd in een raamovereenkomst. Dan kunnen we makkelijker subcontracten lanceren en bijkomende bestellingen plaatsen.

Had het PLDA-project een moving target?
We hadden ook dat effect en dat maakte het er niet makkelijker op. Dit soort zaken moet goed gepland worden, maar als er in de tussentijd juridische verplichtingen tussenkomen, moet de planning permanent worden aangepast.

Colpin kloeg ook dat douane binnen financiën te weinig middelen krijgt tegenover bijvoorbeeld Tax-on-Web. Vindt u dat gerechtvaardigd?
Ik wil dat even nuanceren. Jaarlijks wordt er bij financiën een plan opgesteld. Daarover wordt binnen het ministerie gedebatteerd voor het naar de ministerraad gaat. In dat proces heeft iedereen de gelegenheid om prioriteiten te vragen. Ik zou dus niet zeggen dat iemand meer krijgt dan een ander. Er worden geen technische keuzes gemaakt, maar politieke en managementbeslissingen.

Staat Douane ook effectief nogal laag op het lijstje prioriteiten?
Zo zou ik het niet bekijken. De financiële middelen die Douane krijgt, zijn in evenwicht met de andere afdelingen. Iedereen vraagt natuurlijk veel, maar dan moet men kiezen. Wel hebben we het moeilijk op het gebied van intern personeel, om die projectleiding te maken is moeilijk. Mensen met kennis van douane zijn moeilijk te vinden zijn op de markt.