L’e-RH en 10 mots-clés

1. Complexité
Les ressources humaines constituent une matière très complexe. Et pas seulement parce que ce terme générique admet une foule d’acceptions. En fait, la principale difficulté provient des modifications continuelles des lois et règles qui légalisent le monde des RH. Ainsi, il est fréquent que changent les CCT et lois relatives aux avantages fiscaux en matière de sécurité sociale.

Pour nombre d’entreprises, l’investissement en connaissance dans ce domaine est trop onéreux, ce qui les amène à sous-traiter tout ou partie de leurs missions RH à un tiers, le plus souvent un secrétariat social. “Les PME, surtout, veulent ‘la paix'”, explique Frank Speleers, ICT Manager Incubation chez Securex. “Elles souhaitent que le secrétariat social fasse ce qui est nécessaire pour un prix raisonnable et, pour le reste, qu’on les laisse tranquilles.”

2. Taille
Dès le moment où une entreprise décide de se jeter à l’eau avec un partenaire extérieur, plusieurs facteurs viennent influencer le déroulement de la sous-traitance. L’un des éléments déterminants dans le partage des tâches est la taille du client, c’est-à-dire l’entreprise qui souhaite déléguer tout ou partie de ses tâches RH. Aux dires des secrétariats sociaux, les PME ont tendance à confier à un partenaire externe l’ensemble de leurs activités RH.

Les sociétés mid-sized et corporate préfèrent généralement un partage des responsabilités. Une fois encore, l’aspect primordial est l’investissement en connaissance, dont il a déjà été question dans le paragraphe précédent. Une PME a financièrement intérêt à externaliser ses RH, plutôt que d’investir dans le personnel et/ou dans le know how nécessaire en matière de législation RH. Les grandes entités peuvent pour leur part rentabiliser cet investissement et choisissent le plus souvent d’encoder elles-mêmes certaines données, principalement pour l’administration des salaires, et de confier le reste à un secrétariat social.

3. Logiciel
Dès le moment où une entreprise prend – partiellement – à sa charge l’entrée de données, il est question d’e-RH au sens premier du terme: les tâches RH se déroulant online. Au fil des ans et suite à l’avènement du self-service dans tous les marchés possibles et imaginables, les secrétariats sociaux se sont intéressés au développement et à l’implémentation d’e-tools permettant aux entreprises d’encoder elles-mêmes leurs données. Il ne leur reste plus alors qu’à les traiter.

“Effectivement, la tendance au self-service se poursuit. Pensons au modèle en vigueur dans les institutions financières”, illustre Ludwig Peetroons du secrétariat social Acerta. “Autrefois, nous devions nous rendre à notre agence bancaire pour toutes sortes de choses; aujourd’hui, la banque en ligne gagne en importance. Nous considérons que ce modèle de coproduction percera aussi dans notre marché.”

Toutefois, les choses ne sont pas aussi simples qu’elles n’en ont l’air. Compte tenu des modifications continuelles de la législation, les outils doivent être adaptés à temps. Sans compter qu’ils se doivent d’être conviviaux, bien qu’il s’agisse d’une matière très complexe. “Il faut partir du principe que les entreprises n’introduisent dans l’outil que de simples données de base”, précise Marc De Vroede, responsable audit & support RH chez Partena.

“Les tâches plus complexes relèvent de notre responsabilité. Dès que la législation change et qu’une adaptation des outils est requise, il nous suffit de modifier l’interface vers l’ordinateur central et le reste suit automatiquement.”
Indépendamment de cela, le client a le choix d’utiliser l’outil localement ou à travers un ASP, cette seconde solution facilitant une éventuelle intégration future des données (voir point 6).

4. Papier
Contrairement à ce dont il a été question dans le paragraphe précédent, il apparaît que de très nombreuses entreprises, principalement les PME, travaillent encore souvent sur papier. Chaque entrée de données émanant de l’entreprise finit par se retrouver sur papier.

Une automatisation est bel et bien en cours mais des exemples concrets montrent clairement que l’e-RH n’en est encore qu’à ses balbutiements, en particulier dans les PME. “Pour les plus petites entités, le papier est tout bonnement la solution la plus simple. Une PME n’a besoin d’aucun outil spécifique et, quand quelqu’un est malade, elle se contente d’appeler l’épouse de la personne en question sans pour autant faire intervenir toutes sortes d’applications électroniques”, précise F. Speleers.

5. Automatisation
Soit dit en passant, l’automatisation, ou l’utilisation accrue d’e-tools ainsi que le traitement et l’encodage électroniques de données, est passée dans les mœurs. De plus en plus de données sont délivrées au format électronique. Ce qui constitue un énorme avantage, non seulement pour le secrétariat social mais aussi pour le client.

Les entreprises qui, par exemple, disposent de bases de données dans d’autres domaines, peuvent à terme envisager de les intégrer afin de gérer encore plus efficacement leurs connaissances et données internes. Un autre avantage de l’automatisation est qu’elle permet au client de communiquer ses données au moment qui lui convient le mieux, dans le respect des accords mutuels bien entendu.

“Il s’agit en quelque sorte d’une forme de change management”, explique Michael Custers, marketing director chez Arinso. “Même les toutes petites entreprises vont peu à peu devoir s’adapter à cette nouvelle méthode de travail. Le réflexe ‘d’aller trouver Martine des RH’ va devoir disparaître au profit d’une plus grande automatisation.”

6. Intégration
Dans le secteur des secrétariats sociaux se pose de plus en plus souvent la question de l’intégration à d’autres applications d’entreprise. Les moyennes et grandes entreprises sont les plus concernées vu qu’elles disposent, outre leurs données RH, d’un tas d’autres informations. Petit à petit, les sociétés découvrent l’intérêt qu’elles ont à intégrer leurs différentes banques de données et commencent à en exploiter les possibilités.

Les spécialistes du secteur s’attendent à ce que cette tendance s’accentue à l’avenir. “Alors que la plupart des PME sous-traitent l’ensemble de leurs responsabilités RH, les grandes entreprises optent pour une répartition des tâches et insistent de plus en plus sur l’aspect électronique. L’intérêt qu’elles y trouvent est de ne plus devoir communiquer à plusieurs reprises les mêmes données”, explique F. Speleers (Securex). “Elles commencent à comprendre que les nombreuses données dont elles disposent peuvent également servir à d’autres applications.”

Mais qui dit intégration de données dit standardisation. Justement, des initiatives sont prises dans ce domaine au sein du monde des RH. L’une d’entre elles est la XML HR Community, qui a élaboré une norme visant à standardiser autant que possible les formulaires et documents RH. Pour l’heure, la plupart des grands secrétariats sociaux l’utilisent déjà. Certains sites d’emploi tels que Références et Jobat sont également compatibles, ce qui signifie qu’une entreprise qui rédige une offre d’emploi dans ce format n’a plus qu’à enfoncer une touche pour que son annonce soit directement publiable sur le site en question.