e-HR in 10 sleutelwoorden

1. Complexiteit
Human resources is een erg complexe materie. Niet alleen is het een verzamelterm voor tal van verschillende onderdelen. De moeilijkheid schuilt vooral in de voortdurende veranderingen van de wetten en regels die de human-resourceswereld bepalen. Om de haverklap verandert er wel iets aan een CAO of een wet in verband met de fiscale voordelen binnen de sociale zekerheid.

Voor vele bedrijven is de investering in kennis op dit vlak net een brug te ver, waardoor ze een uitbesteding van sommige of alle HR-taken naar een derde partij, meestal een sociaal secretariaat verkiezen. “Vooral KMO’s willen ‘ontzorgd’ worden” , zegt Frank Speleers, ICT manager incubator bij Securex. “Ze willen dat het sociaal secretariaat doet wat nodig is aan een goede prijs en hen voor de rest met rust laat.”

2. Omvang
Op het ogenblik dat een bedrijf beslist om in zee te gaan met een externe partner, spelen verschillende factoren een rol bij de manier waarop de uitbesteding gebeurt. Een van de doorslaggevende elementen bij de taakverdeling is de omvang van de klant, het bedrijf dat zijn HR-taken of een deel ervan wenst uit te besteden. Uit reacties van sociale secretariaten blijkt, dat kleine KMO’s meestal hun volledige HR-gebeuren overdragen aan een externe partij. Daar waar mid-sized en corporate bedrijven eerder opteren voor een gedeelde verantwoordelijkheid.

Belangrijkste aspect hierbij is de investering in kennis, die ook al bij ‘complexiteit’ aan bod kwam. Een kleine KMO is goedkoper af door zijn HR-taken uit te besteden, dan te investeren in personeel en/of de nodige know how met betrekking tot de HR-wetgeving. Grotere bedrijven halen die investering er wel uit en opteren er meestal voor om de input van een heel aantal gegevens zelf te doen, voornamelijk voor loonadministratie, en de rest over te laten aan een sociaal secretariaat.

3. Software
Op het ogenblik dat een bedrijf gedeeltelijk zelf de input van gegevens doet, heeft men het over e-HR in de strikte zin van het woord: HR-taken die online gebeuren. In de loop der jaren en vooral ook met de opkomst van self-service in alle mogelijke markten, hebben sociale secretariaten zich toegelegd op de ontwikkeling en implementatie van e-tools die bedrijven in staat stellen om hun gegevens zelf in te geven.

Het sociaal secretariaat zorgt daarna enkel voor de verwerking. “Self service is inderdaad een trend die zich doorzet. We kunnen hier verwijzen naar het model in financiële instellingen”, zegt Ludwig Peetroons van Acerta Sociaal Secretariaat. ” Vroeger liepen we nog voor allerlei zaken naar ons bankkantoor, vandaag stijgt het aandeel van internetbankieren steeds meer. Wij gaan ervan uit dat dat coproductiemodel ook in onze markt zal doordringen.”

Toch is dit niet zo eenvoudig als het wel lijkt. Gezien die voortdurend veranderende wetgeving, moeten ook de tools op tijd worden aangepast. Bovendien moeten de tools uiterst gebruiksvriendelijk zijn, ook al gaat het om een erg complexe materie.”Je moet er in de eerste plaats van uitgaan dat bedrijven enkel de pure basisgegevens zelf in een tool ingeven”, zegt Marc De Vroede, verantwoordelijke audit & support HR bij Partena. “Complexere taken worden door ons gedaan. En op het moment dat de wetgeving verandert en dit een aanpassing van de tools vraagt, passen wij eenvoudigweg de interface naar de mainframe aan, zodat de rest automatisch volgt.”

Los daarvan heeft de klant ook de keuze of hij de tool lokaal wil hebben, of eerder via ASP gaat, wat nadien een voordeel is voor een mogelijke integratie ( zie punt 6) van de gegevens met andere data.

4. Papier
In tegenstelling tot wat bij software werd verteld, blijkt echter dat nog heel wat bedrijven, maar voornamelijk de kleinere KMO’s nog vaak met papier werken. Elke input van gegevens die vanuit het bedrijf wordt gedaan, vindt zijn neerslag op papier. De opmars van de automatisering is wel bezig, maar reacties uit de praktijk geven duidelijk aan dat e-HR, vooral bij de kleine KMO, nog in zijn kinderschoenen staat.

“Voor de kleine KMO is papier gewoon de eenvoudigste oplossing. Zij gebruiken geen specifieke tools. Als iemand ziek is, belt de verantwoordelijke ook gewoon naar de vrouw van de persoon in kwestie zonder dat daar allemaal elektronische toepassingen aan te pas komen”, zegt Frank Speleers.

5. Automatisering
Die automatisering, de toename van het gebruik van e-tools en elektronische verwerking en input van gegevens, blijkt trouwens een echte trend te zijn. Steeds vaker worden de gegevens op elektronische manier aangeleverd. Dit is niet alleen een groot voordeel voor het sociaal secretariaat, maar ook de klant zelf doet hier zijn voordeel mee.

Bedrijven die bijvoorbeeld op andere domeinen ook databanken met gegevens bezitten, kunnen op termijn een integratie overwegen om zo nog efficiënter om te gaan met de kennis en gegevens die binnen het bedrijf aanwezig zijn. Een bijkomend voordeel van de automatisering is dat de klant onder meer zijn gegevens kan ingeven op het moment dat het hem het best past, binnen het kader van de onderlinge afspraken uiteraard.

“Eigenlijk gaat het over een vorm van change management”, zegt Michael Custers, marketing director bij Arinso. “Stilaan zullen ook die hele kleine bedrijfjes zich moeten aanpassen aan de nieuwe manier van werken. De reflex die ze nu nog hebben van ‘ik loop even naar Marieke van HR’ zal moeten verdwijnen omdat meer en meer wordt geautomatiseerd.”

6. Integratie
In de sector van de sociale secretariaten komt ook steeds vaker de vraag naar integratie met andere bedrijfstoepassingen aan bod. Het gaat dan wel eerder over mid-sized en corporate bedrijven, die naast hun HR-gegevens nog over een schat aan informatie beschikken. Stilaan beginnen bedrijven het nut en de mogelijkheden van integratie tussen de verschillende databanken in te zien en er ook daadwerkelijk iets mee te doen.

Specialisten uit de sector verwachten ook dat deze tendens zich in de toekomst nog zal doorzetten. “Daar waar KMO’s hun HR-taken vaak volledig outsourcen, kiezen groter bedrijven voor een gedeelde taak met meer en meer de nadruk op het elektronische aspect. Het belang dat zij hieraan hechten is dat het besef groeit, dat ze geen twee keer dezelfde gegevens willen ingeven”, zegt Frank Speleers van Securex. “Ze beginnen te begrijpen dat de talrijke gegevens waarover ze beschikken ook nuttig kunnen zijn voor andere toepassingen.”

Wie echter verschillende gegevens met elkaar wil integreren heeft nood aan standaardisatie en ook op dat vlak worden binnen de HR-wereld initiatieven genomen. Een daarvan is de XML HR Community, die een standaard heeft opgesteld om zoveel mogelijk formulieren en documenten voor HR-taken te standaardiseren. Op dit ogenblik werken de meeste grote sociale secretariaten al met deze standaard, maar onder meer ook jobsites als Vacature en Jobat zijn compatibel met het formaat, wat ervoor zorgt dat wanneer een bedrijf een jobadvertentie in het juiste formaat opstelt, deze met één druk op de knop via de tool rechtstreeks bruikbaar is op de jobsites.
7. Consultancy
Naast automatisering en integratie is consultancy de derde grote trend die momenteel binnen de HR-wereld leeft. Om correct te zijn, moeten we eigenlijk zeggen dat de vraag naar advies en coaching, consultancy, die al een aantal jaren leeft, nu ook is doorgedrongen in de HR-markt. Jacques Pirard, business development manager bij Groupe S is het daarmee eens.

“De rol van de dossierbeheerder evalueert meer en meer van administratieve ondersteuning naar consultancy en begeleiding.”
Uit gesprekken met de sociale secretariaten blijkt ook duidelijk dat precies hier de meerwaarde te zoeken is. Elk secretariaat heeft zijn basistaken van payroll en verwerking van gegevens, maar precies op het vlak van advies en ondersteuning leggen zij eigen klemtonen en bepalen ze het verschil
met de concurrentie.

Bovendien blijkt de taak van consultant erg ver te gaan. Bedrijven hebben heel wat vragen op het vlak van HR en zelfs vragen die strikt genomen daarbuiten vallen, worden vaak ook aan een sociaal secretariaat voorgelegd.

8. Duidelijke afspraken
Onder de noemer ‘duidelijke afspraken’ wil we nog eens extra de nadruk leggen op het feit dat een samenwerking tussen twee partijen niet vanzelfsprekend is en dat aan de basis van een goede en succesvolle samenwerking telkens duidelijke afspraken liggen. Samenhangend hiermee is een ‘open communicatie’ tussen de klant en het sociaal secretariaat.

Als een klant beslist om een deel van de HR-taken zelf te doen, dan is het nodig dat duidelijk wordt omschreven welke taken dat precies zijn en hoe de gegevens uiteindelijk aan het sociaal secretariaat worden bezorgd. Het ogenblik waarop het meestal fout gaat, is bij een personeelswissel. Als de nieuwe werknemer, niet wordt ingelicht over de gangbare manier van werken, treden vaak misverstanden op die tot onnodig dubbel werk of fouten kunnen leiden.

9. Dossierbeheerder
Binnen dit hele verhaal van e-HR, waarbij onder meer automatisering en integratie centraal staan, zouden we bijna het menselijke aspect uit het oog verliezen. Elke klant heeft zijn aanspreekpunt of dossierbeheerder die hem bijstaat en advies geeft als hij vragen of opmerkingen heeft. En hoewel de trend is om steeds meer zelf en vooral ook elektronisch te doen, blijkt de menselijke component een onmisbaar deel.

Enerzijds is dit te verklaren door de aard van het onderwerp. HR behandelt precies die aspecten in een mensenleven die hem het meest aanbelangen, namelijk zijn gezinssituatie, loon, pensioen, persoonlijke ontwikkeling bij training, enzovoort. Anderzijds blijft de mens in alle omstandigheden teruggrijpen naar een fysieke persoon, op het moment dat hij advies of ondersteuning wil. De dossierbeheerder wordt ook verondersteld een nauwe band met zijn klant te hebben en hem door en door te kennen.

10. Helpdesk
Tot slot dient ook vermeld te worden, dat de klant, naast een dossierbeheerder, ook steeds een beroep kan doen op een helpdesk. Het verschil tussen beide schuilt vooral in de aard van de vragen. Praktische vragen over tools die niet correct werken of een foutmelding geven, of inhoudelijke vragen die betrekking hebben op de werking van een e-tool worden meestal via de helpdesk beantwoord. Andere, eerder strategische vragen worden door de dossierbeheerder behandeld.