Acht trends in printing

1. Integratie
Het tijdperk van de single-function printer – een toestel dat alleen maar afdrukt – is voorbij. Bedrijven consolideren de functies van een printer, copier, fax en netwerkscanner in één toestel, een multi-functional printer (MFP).

Het voordeel van een MFP is dat u slechts één toestel moet selecteren, financieren en onderhouden. Ook de gebruikers hoeven slechts één toestel te leren kennen. Dat is doorgaans wat ingewikkelder in gebruik dan een single-function printer, maar de gebruiksvriendelijkheid van MFP’s gaat er met rasse schreden op vooruit.

2. Consolidatie

Parallel met voorgaande trend kan een bedrijf het aantal vendors waarmee het werkt beperken. Terwijl de copier- en printermarkt vroeger gescheiden waren, slaat een MFP de brug tussen beiden. Dat maakt het mogelijk te kiezen voor één vendor en één aanspreekpunt voor de hele printinfrastructuur te krijgen.

Bedrijven met een omvangrijk printerpark opteren ook best voor één of hooguit enkele verschillende modellen. Dat beperkt het aantal verbruiksmaterialen (tonercartridges en andere vervangbare onderdelen) waarvan de voorraad en de bestelstatus opgevolgd moet worden.

Erg handig is het wanneer alle printers van een merk met één enkele printerdriver aangestuurd worden.
Zo hoeft er geen nieuwe software bij de gebruikers geïnstalleerd te worden wanneer een toestel vervangen of toegevoegd wordt. HP was hier de eerste met zijn universal printer driver (UDP), een voorbeeld dat zeker navolging zal krijgen.

3. Pay-per-print
Een copier kocht u doorgaans niet aan: die kwam met een leasingcontract op basis van een vast aantal kopies per maand. De MFP-markt evolueert ook in die richting. Ook voor KMO’s worden tegenwoordig pay-per-print (PPP)-modellen aangeboden.

Daarbij wordt op basis van het geschatte aantal afdrukken per maand een vaste paginaprijs bepaald. Daarin zitten alle kosten: hardware plus opties, installatie, support, verbruiksmaterialen en onderhoud.
Het voordeel voor het bedrijf: u weet op voorhand wat u elke maand aan printing spendeert. Het voordeel voor de reseller is een constante inkomstenstroom.

4. Kleur is in
Het marktsegment met de grootste groei is kleur. Marktonderzoeker IDG voorspelt tot 2010 een jaarlijkse groei van 17 procent in het aantal verkochte kleurenlaserprinters en kleuren-MFP’s. Het portfolio van de printermakers bevat vandaag haast uitsluitend single-pass kleurenprinters, die bijna even snel zijn in kleur als in zwart-wit. De four-pass kleurenprinters, die viermaal trager zijn in kleur als in monochroom, horen stilaan thuis in het museum.

Printen in kleur is duurder dan monochroom. Uit een enquête van Lyra Research blijkt evenwel dat die wetenschap zeker niet algemeen verspreid is. 15 procent van de respondenten dacht dat kleur en mono even duur was, terwijl 18 procent zo eerlijk was toe te geven dat ze er geen idee van hadden. Slechts zeven procent kende het juiste antwoord: kleur is viermaal zo duur als monochroom.

Dat impliceert niet dat de komst van een kleurenprinter een financiële aderlating betekent. Bij de moderne printers en MFP’s horen beheertools waarmee u kunt bepalen welke gebruikers in kleur mogen printen en welke niet. Het is zelfs mogelijk om per gebruiker een maandelijkse limiet in te stellen.

5. Insourcing

Al is een kleurenprinter of -MFP duurder in aanschaf en gebruik dan een monochroom equivalent, toch kunt u er op termijn geld mee besparen. Het toverwoord hier is insourcing. Kleine printjobs die u vroeger moest uitbesteden aan een drukker, kunt u met een kleurenprinter in huis doen.

Denk hierbij aan promotiemateriaal zoals flyers en affiches, brochures, maar ook business cards. Heel wat printervendors leveren bij hun printers softwaresjablonen waarmee u dat soort bedrijfsdrukwerk zelf kunt aanmaken.

HP giet over dit in-house printing nog een Web 2.0-sausje. Op de site //hp.com/paula kunt u uw eigen briefhoofd, faxvoorpagina’s en visitekaartjes ontwerpen – vooralsnog alleen in het Engels.

6. Wireless
Consolidatie betekent dat meerdere gebruikers een printer zullen delen. Die moet daarom over het netwerk beschikbaar zijn. In de meeste kantoren betekent dat via een bekabeld Ethernet-netwerk. Maar ook in draadloze netwerken is plaats voor printers.

Sommige toestellen bevatten een ingebouwde interface voor een draadloos (WiFi) netwerk. Is dat niet het geval, dan kan u een speciale WiFi-adapter gebruiken; meestal past deze in de USB-poort van uw printer.

Een draadloos netwerk hoort degelijk beschermd te zijn, zodat alleen bevoegde personen er gebruik van kunnen maken. De eerste beveiligingsstandaard voor WiFi, het zogeheten Wired Equivalent Privacy (WEP), is voorbijgestreefd. De nieuwere standaard Wifi Protected Access (WPA of WPA-2) wordt echter nog niet door alle toestellen ondersteund.

7. Confidentialiteit

Een nadeel van een geconsolideerde netwerkprinter is dat de documenten van verschillende gebruikers op één plaats tevoorschijn komen. Daardoor zouden bepaalde vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen kunnen belanden. Met heel wat printers en MFP’s is het mogelijk om afdrukken te beveiligen met een PIN-code. De gebruiker moet dan naar het toestel wandelen en er zijn PIN invoeren om de afdruk te starten.

Heel wat printers bevatten tegenwoordig een harde schijf waarin dergelijke ‘private jobs’ tijdelijk worden opgeslagen. Dat gebeurt niet steeds in een geëncrypteerde vorm. Wanneer een dergelijke printer vervangen wordt, moet de harde schijf dan ook eerst helemaal gewist worden om te beletten dat vertrouwelijke gegevens gerecupereerd zouden worden.

8. Gezondheid

Het was komkommertijd en dus haalde afgelopen zomer een studie van de Queensland University of Technology de voorpagina. Daaruit moest blijken dat laserprinters wolkjes van ultrafijne stofdeeltjes uitstoten die even schadelijk kunnen zijn als sigarettenrook en uitlaatgassen van dieselwagens. De concentratie van deeltjes in de buurt van een printer zou vijfmaal hoger liggen dan op een drukke straat.

Het antwoord van de printermakers liet niet lang op zich wachten. Volgens HP zijn er geen indicaties dat de fijne stofdeeltjes die een printer uitstoot een gezondheidsrisico vormen, en is er verder onderzoek nodig. Kortom, het eindeloze debat over de schadelijkheid van gsm-straling heeft er een broertje bij.