‘Just Enough’, het nieuwe modewoord in projectmanagement?

De ‘stiel’ van projectmanagement is de laatste jaren volwassen geworden. Het projectmanagement ‘op buikgevoel’ gaat er stilaan uit ten voordele van werkwijzen gestoeld op raamwerken zoals het Project Management Body of Knowledge (PMBOK), Prince 2 of het Capability Maturity Model Integration (CMMI).

Dat is zeker het geval in grotere ondernemingen zoals banken en verzekeringsinstellingen. Het werken met externe partners, al dan niet offshore, is hier allicht niet vreemd aan. Goede en duidelijke processen in softwareontwikkeling zijn immers dubbel belangrijk als de communicatie niet evident is.

Voor velen zijn de hierboven vermelde raamwerken echter synoniem voor bureaucratie en het genereren van bladzijden en bladzijden informatie die toch door niemand gelezen worden. Hoewel de waarheid uiteraard genuanceerder is, kan men niet ontkennen dat veel projectmanagers vandaag ‘project administrators’ zijn. Ze houden zich vooral bezig met cijfers en budgetten, terwijl het echt managen van een project in al zijn aspecten naar de achtergrond is verschoven.

Daarenboven groeit het besef dat een one size fits all methode voor het aanpakken van IT-projecten niet optimaal is. Niet alle projecten zijn even complex en risicovol. Het is economisch niet interessant om bijvoorbeeld alle PMBOK-processen compleet naar de letter uit te voeren als het om een klein project gaat met bekende technologieën en met slechts één business unit als eindklant.

En dan zijn er nog speciale types projecten, die bijvoorbeeld moeten uitzoeken wat de waarde van een bepaalde nieuwe technologie is voor een bedrijf. Die gaat dan in de richting van het experimentele, en men weet op voorhand niet noodzakelijk wat de impact op de business zal zijn.

Dat zijn redenen waarom er meer en meer wordt gesproken over een just enough aanpak. Het idee erachter is om ‘net genoeg’ tijd aan managementtaken te spenderen om het afgesproken product op tijd op te leveren binnen het gestelde budget en tot tevredenheid van de eindklant. Net genoeg en dus zeker niet te veel.

Men hoort de term ‘just enough’ in het kader van projectmanagement, maar ook bijvoorbeeld in verband met requirements en configuration management van IT-projecten. Over al deze ‘just enough’ onderwerpen begint u dan ook meer en meer literatuur te vinden.

Een van die boeken is ‘Just Enough Project Management’ van Curtis R. Cook. Dat beschrijft een eenvoudige methode die pretendeert volledig consistent te zijn met de Project Management Body of Knowledge (PMBOK) van PMI en toch door iedereen kan begrepen worden.

Een vierstappenproces
In het boek wordt projectmanagement herleid tot vier fasen: Initiate, Plan, Control en Close. De inhoud van deze fasen wordt hieronder kort weergegeven.

Fase 1: Initiate
Deze fase dient een antwoord te geven op de vragen “Wat is het project?”, “Wie heeft het nodig?” en “Waarom voeren we het uit?”. Om dat antwoord te vinden stelt men een zogenaamd Project Charter op. Dat document beschrijft wie de belanghebbenden (stakeholders) zijn, de business sponsor en de projectmanager. Het geeft eveneens weer wat al gekend is van businessvereisten, de beperkingen rond kost en planning en alle andere gebruikte hypotheses. Het is belangrijk dat dit Project Charter formeel ondertekend wordt.

Fase 2: Plan
Naast het samenstellen van het projectteam en het houden van een kick-off meeting wordt in deze fase vooral gewerkt aan een projectplan. Dit plan bevat voornamelijk een Work Breakdown Structure (WBS) waarin taken worden toegewezen aan medewerkers van het project en op een kalender worden uitgezet. Tevens wordt vereist dat men de projectrisico’s in kaart brengt en reeds acties definieert om deze te mitigeren. In deze fase definieert men ook een communicatieaanpak en een procedure om met veranderingen (change requests) om te gaan.

Het is ook hier belangrijk om van alle betrokkenen het commitment over het plan te verkrijgen.

Fase 3: Control/Execute
Hier wordt uiteraard het inhoudelijke werk uitgevoerd. Er wordt uitvoerig ingegaan op het opvolgen van taken en het rapporteren van de status. Ook de communicatie en het belang van het continu informeren van de stakeholders wordt beschreven. Het beheren van veranderingsaanvragen, risico’s en problemen krijgt ook uitgebreide aandacht. Deze fase wordt eveneens afgesloten met een formele sign-off van de klant.

Fase 4: Close
De overdracht naar bijvoorbeeld het maintenance team valt onder deze fase, net als het houden van een ‘lessons learned’ sessie. Uiteraard moet het succesvol afsluiten van een project ook gevierd worden.

Toets met de realiteit
Het boek geeft op een summiere manier de essentie van goed beheer van IT-projecten weer. Het simpelweg toepassen van de vier fasen van Just Enough Project Management zou voor veel omgevingen al een zeer grote stap in de goede richting betekenen.

Vooral IT-omgevingen waar een projectmanagementcultuur nog niet ingebakken zit, van bijvoorbeeld kleine en middelgrote ondernemingen, zouden hier mee gebaat zijn. Specifiek voor hen zouden IT-projecten via deze weg meer beheersbaar worden. Ontegensprekelijk zal dan ook de tevredenheid van de eindgebruikers drastisch verhogen.

In alle fasen vinden we veel bruikbare praktijktips. Bijvoorbeeld over het organiseren van een kick-off en hoe belangrijk het is dat de projectsponsor op deze gelegenheid het team toespreekt. Of over het zo snel mogelijk afsluiten van het project. Daardoor vermijdt men dat projectleden bezig blijven met het verhelpen van schoonheidsfoutjes en op die manier (kostbare) mandagen verbruiken.

Het boek gaat bovendien ook in op de zachtere items. Denken we hierbij maar aan de tips in verband met mogelijke reacties op politieke druk. Of hoe men omgaat met het natuurlijk optimisme van een projectmanager.

De in het boek beschreven methode schiet echter tekort in het geval van complexere IT-projecten. Zo vindt u bijvoorbeeld niks terug over werken met onderaannemers of omgaan met afhankelijkheden van andere projecten.

Over de transitie naar een maintenance team wordt eveneens zeer vlug gegaan, terwijl dit in de realiteit in vele gevallen een formeel gebeuren is, met uitgeschreven acceptatiecriteria en dergelijke.
Er is ook helemaal geen link naar software-engineeringdisciplines zoals bijvoorbeeld requirements management en testing. Over het ontwikkelen van software via iteraties wordt al helemaal met geen woord gerept.

Antwoord op de vraag naar meer flexibiliteit?
Maar we waren specifiek op zoek naar een aangepaste aanpak per type project. Helaas geeft het boek weinig adviezen over het verschil in benadering van bijvoorbeeld simpele, complexe en experimentele projecten. Het vierstappenproces is in essentie ook een ‘one size fits all’. In die zin is de titel van het boek vrij misleidend.

Grosso modo zijn er dus twee categorieën lezers die met dit boek aan de slag kunnen.
Langs de ene kant personen en bedrijven die op zoek zijn naar een lichte aanpak van projectmanagement. Dit kan zijn als eerste opstap naar een grotere maturiteit in projectmanagement, ofwel als complementaire methode specifiek voor kleinere projecten.

Anderzijds zal ook iedereen die start met het management van IT-projecten gebaat zijn met dit boek.

Patrick Okerman is program manager Inno.com.
‘Just Enough Project Management’ is geschreven door Curtis R. Cook. ISBN 0-07-144540-4