Als een kat haar jongen niet meer vindt

Hoeveel weet u zelf over de informatica in uw bedrijf? En uw collega’s? Met hoeveel mensen moet u rond de tafel zitten als het Operations-team een server tijdelijk wil uitschakelen, of als iemand voorstelt om een bepaalde toepassing te schrappen? Beschikt u niet over de nodige informatie, dan is het moeilijk om de gevolgen van een beslissing vooraf in te schatten.

In vele bedrijven is de informatica onoverzichtelijk geworden. Hoeveel servers gebruikt u, en waar staan ze? Hoe is alles verbonden in een netwerk? Welke database bevindt zich waar? Welke database hoort bij welke toepassing? Welke software gebruikt welke gegevens? Welke toepassing is nodig voor welk bedrijfsproces? Hoeveel kost elk element? Sommige vragen zijn gemakkelijker te beantwoorden dan andere.

Voor sommige vragen moet u lang zoeken om de juiste persoon te vinden, die het antwoord kent. En waarschijnlijk moet u een heleboel mensen afgaan, voor u alle antwoorden hebt. Dat hangt af van de omvang van uw bedrijf, en de complexiteit van de gegevensverwerking. En van de rijkdom aan tools en toepassingen die het bedrijf in de loop van de jaren verzameld heeft.

Soms neemt een bedrijf een beslissing die het achteraf berouwt: het traject om de wijziging te implementeren duurde langer dan voorzien, kostte meer dan verwacht, en de wijziging bleek plots een impact te hebben op een andere toepassing – een impact die vooraf niet onderkend was. Maar dat is niet wat een bedrijf wil. Een bedrijf wil dat IT de bedrijfsprocessen ondersteunt, op een flexibele manier, waarbij het niet moeilijk is om de software te wijzigen, en dit aan een zo laag mogelijke kostprijs voor onderhoud.

Om beslissingen te nemen heeft men een overzicht nodig: wat hebben we? hoe belangrijk is elk deel? hoeveel kost het? Als een bedrijf geen overzicht heeft op zijn enterprise architecture, dan kan men de gevolgen van een beslissing niet vooraf inschatten – men krijgt verrassingen op het vlak van de benodigde tijd voor de informatici, de kostprijs, de gevolgen voor andere toepassingen dan degenen die men wijzigt, en nog meer.

Overzicht nodig
Een bedrijf kan ook andere redenen hebben om zijn IT-architectuur te documenteren. Bijvoorbeeld als het bedrijf aan IT governance wil doen. Het framework Cobit geeft wel advies over het proces van IT governance, maar het bedrijf moet eerst over een overzicht beschikken van bedrijfsprocessen, gegevens, technologie, en meer.

Als een bedrijf een service oriented architecture (SOA) wil implementeren, met behoud van de bestaande toepassingen en databases, moet het eerst een overzicht opstellen van de aanwezige architectuur. Een bedrijf dat onderworpen is aan een bepaalde regelgeving (regulatory compliance), moet een beschrijving opstellen van processen, gegevens en IT.

Wil een bedrijf advies vragen aan een externe consultant, dan is het best eerst een overzicht te maken. Indien een bedrijf een project wil uitvoeren dat een wijziging meebrengt aan de architectuur, is een inventaris onontbeerlijk. En bij een fusie van bedrijven is het belangrijk om een overzicht te hebben, voor men aan de harmonisatie begint.

Verspreide informatie

Vele bedrijven beschikken niet over een overzicht. De documentatie is gefragmenteerd, en verspreid. Ze bevindt zich op verschillende plaatsen, wordt bijgewerkt door verschillende mensen, voor verschillende doelstellingen, wordt opgeslagen in verschillende formaten: in Word, in Excel, in PPT, in Visio, in een configuration management data base (bijvoorbeeld voor ITIL), in tools voor data modeling en business process modeling enzovoort.

De bestaande documentatie is meestal ook op het laagste niveau van detail, en is daardoor lang en onoverzichtelijk.
Hoe bouwt u nu zo’n overzicht? In vier stappen.

Stap 1 : maak een inventaris
Begin met het opstellen van een inventaris. Breng de bestaande informatie over de architectuur bijeen op een centrale plaats, liefst in een tool met een repository. Deze informatie vormt een ‘fysisch model’ van de IT-architectuur, met alle details.

Stap 2 : bouw een logisch model
Maak dan van deze informatie gebruik om een ‘logisch model’ op te stellen – een overzicht op een hoger niveau. Vermeld de bedrijfsprocessen en de toepassingen. Documenteer de gegevens, op hoog niveau (soms noemt men dit ‘business objects’). Vermeld ook bepaalde aspecten van technologie, bijvoorbeeld de types van server die u gebruikt, de types van netwerk die u gebruikt, de protocollen die u gebruikt.
Dat is een hele klus, waarvoor u meerdere personen nodig hebt. Hoe verdeelt u de taken?

Het is aan de businessmensen om de modellen van de gegevens, de bedrijfsprocessen en de organisatie van het bedrijf op te stellen, en aan de informatici om de modellen van de toepassingen en de technologie te bouwen. Misschien hebben de businessmensen hier geen zin in, en willen ze dit werk liever overlaten aan de informatici. Toch behoort het tot hun verantwoordelijkheid; dat is nou eenmaal governance – zin of geen zin.

Wat u eigenlijk wil kennen, is de samenhang. Wat u wil zien is een matrix, een tabel, die u het verband toont. Bijvoorbeeld, de matrix bedrijfsproces – toepassing: welk bedrijfsproces heeft welke toepassing nodig? En de matrix toepassing – technologie: welk toepassing heeft welke technologie nodig? Maar ook de matrix bedrijfsproces – gegevens : welk bedrijfsproces heeft welke gegevens nodig? En zeker de matrix toepassing – gegevens : welke toepassing heeft welke gegevens nodig? Hebt u eenmaal de informatie ingegeven, dan kan een geschikte tool voor u de matrixen maken.
Stap 3 : voer een evaluatie uit
Op deze manier krijgt u zicht op de situatie. Een bedrijf dat geen zicht heeft op de situatie kan geen wijze beslissingen nemen. Voor elke toepassing zoekt u uit hoe nuttig ze is, voor het bedrijf of voor een afdeling. en wat ze u kost, aan technologie en aan licenties.

Houdt u van cijfers, dan kunt u nog een stap verder gaan, door aan deze aspecten een gewicht toe te kennen (sommige aspecten wegen meer door dan andere). Zo bekomt u een gewogen nut en een gewogen kost, en kunt u een score berekenen.

Maakt u deze oefening, dan is het wel belangrijk er de managers van het bedrijf bij te betrekken. Wanneer u bepaalt wat belangrijk is en wat niet, moet u rekening houden met de doelstellingen van het bedrijf, met de strategie van het bedrijf .

Stap 4 : stel een actieplan op
U beschikt nu over een overzicht, en een evaluatie. U bent nu klaar voor de grote beslissingen.

Klasseer de toepassingen in een kwadrant:
belangrijk *** ***
onbelangrijk *** ***
lage kosten hoge kosten

Nu hebt u een overzicht, en het is eenvoudig genoeg om door velen begrepen te worden.
U hebt dus vier categorieën:

belangrijk – lage kosten belangrijk – hoge kosten
onbelangrijk – lage kosten onbelangrijk – hoge kosten

Bepaal nu voor elk van de categorieën wat u gaat doen.
Uw favoriete toepassingen zijn degene belangrijk zijn, en slechts lage kosten veroorzaken. Daarover verheugt u zich, en u laat ze verder met rust. Ook de onbelangrijke toepassingen die lage kosten meebrengen, storen u niet.

Maar de toepassingen in de rechterbovenhoek kunnen een kritisch onderzoek verwachten, en de toepassingen rechts onderaan staan praktisch buiten. Als dat mogelijk is, natuurlijk. En om dat uit te zoeken gebruikt u het overzicht.

Wilt u iets wijzigen aan de informatica van uw bedrijf, dan is een goed overzicht onontbeerlijk. Hoe groter de complexiteit van uw IT, hoe harder dit overzicht nodig is.