Eén team zorgt voor alle rapporten
Sinds haar oprichting elf jaar geleden groeide Telenet van een startup naar een onderneming met 1671 werknemers die een omzet van meer dan 913 miljoen realiseert. De rapportering, die het topmanagement het noodzakelijk inzicht moest bieden tijdens deze pijlsnelle opgang, groeide organisch met het bedrijf mee. Met alle ongestructureerde gevolgen daarvan. Het management zag in dat het een geïntegreerde, structurele oplossing moest voorzien. Business intelligence en derhalve een goede database werden onontbeerlijk.
Enkele jaren na haar oprichting beschikte Telenet, en vooral de financiële afdeling, over een brede variëteit heterogene rapporten met onvermijdelijke overlappingen en zelfs dubbele of verschillende gegevens. Er waren ook tientallen mensen bij betrokken. Bovendien werden deze rapporteringsapplicaties ad hoc bovenop de bestaande operationele toepassingen gebouwd.
Pas in 2001 werd het eerste datawarehouse gebouwd. In 2004 volgde een tweede versie, nu met history aan de hand van de dagelijkse upload van gegevens. Er werden ook twee- en driedimensionale modellen voor rapportering of analyse toegevoegd. “Dat stelde ons in ieder geval al in staat om beter naar trends te speuren”, stelt Stefan Kennis, BICC director van Telenet.
Branden blussen
Toch was de situatie verre van ideaal. Vooral de gegevensintegratie liet heel wat te wensen over. Een greep uit de gevolgen hiervan: “Eindgebruikers moesten lang wachten op hun informatie en wie het hardste riep werd het eerste bediend. Bovendien was de informatie niet altijd even correct, we hadden bergen handleidingen en moest bovendien herhaaldelijk hetzelfde werk doen. Eigenlijk bevond het BI IT-team zich in een bijna constante staat van brand blussen. Het kon heel wat efficiënter.”
De roep om een betere oplossing leidde tot pertinente vragen: Wie nam welke verantwoordelijkheden op zich? Hoe stond het met de processen? Wat met architectuur en frameworks? Het senior management besloot daarom een werkgroep op te richten om het noodzakelijke performance management te installeren. “Alle data-analisten werden vanaf dan samengebracht onder het departement finance en er werd de nieuwe functie van BICC director – net onder de CFO – gecreëerd.” Telenet liet zich door iPerform doorheen dit proces begeleiden en koos voor Cognos 8 Business Intelligence.
Eén aanspreekpunt
De nieuwe werkwijze zorgde er vooral voor dat er één lijn werd getrokken. Het BICC-team stelde zich voortaan op als het enige aanspreekpunt omtrent BI en rapportering en werkte vervolgens als doorgeefluik naar de informatica-afdeling, die zo nog maar één contactpunt had in plaats van zowat iedereen vroeger. “Beide teams zitten ook fysiek naast elkaar zodat een nauwe samenwerking bijna vanzelfsprekend is,” zegt Kennis.
“Bovendien maakte het nieuwe systeem analyse beter mogelijk en waren gegevens historisch traceerbaar. Zo kon het topmanagement voortaan zijn beslissingen veel beter onderbouwen, wat alvast heel nuttig bleek toen de stap naar hogedefinitietelevisie werd gezet. En vooral ook: er was nu een officiële, gevalideerde gegevensbron.”
Een algemeen business en technisch framework
Het corporate datamodel is de basis van het nieuwe systeem. Dit is de enige versie van alle business definitions. Een informatiemodel over de bestaande en toekomstige informatienoden is complementair hieraan. Een technisch framework zorgt er ten slotte voor dat alle antwoorden op rapporteringsvragen vlug en juist komen. “Heel belangrijk, dat technisch framework bevat ook de nodige documentatie, een gebruiksvriendelijke interface en correcte SLA’s.”
Op de wekelijkse BICC-meeting beslissen de businessmensen welke projecten voorrang krijgen en een BICC-roadmap geeft zicht op de voortgang van de verschillende projecten. Het BICC-team kreeg bovendien zijn eigen budgetten voor structurele verbeteringen aan het datawarehouse. “Een structurele verbetering”, weet Kennis. “Rapportering wordt in veel bedrijven immers heel vaak vergeten als een onderdeel van de lopende projecten en door deze budgettering verankeren wij de reporting.”
Ten slotte werden enkele nieuwe medewerkers met de aangepaste vaardigheden aangeworven. Door ook in specifieke opleidingen te voorzien werd meer kennis over analyse en datamining in de ploeg gebracht.
