Kobelco bouwt alles rond centraal CMS
Eén contentmanagementsysteem voor elektronisch dossierbeheer, kennisbeheer, intranet en voor extranet. Weinig ondernemingen hebben documentbeheer zo ver doorgedreven als Kobelco. De aanleiding voor deze geslaagde integratie was een mislukt IT-project.
Kobelco is een verzekeringsbestuur, een organisatie die optreedt als tussenpersoon tussen aanbieders van verzekeringen enerzijds en onafhankelijke verzekeringsagenten anderzijds. Het bedrijf werkt in ons land onder meer voor Axa en Mercator, en heeft een tachtigtal medewerkers. Zijn IT heeft Kobelco ondergebracht in een apart dochterbedrijf, Kobelco-IT. Die organisatie telt twaalf mensen die ondertussen ongeveer 70 procent van de omzet halen bij klanten buiten Kobelco.
De stap naar een centraal contentmanagementsysteem (CMS) kwam er door een samenloop van omstandigheden. In 2004 kampte Kobelco met de gevolgen van een mislukt IT-project. “Wij hadden een scanningsysteem geïnstalleerd dat ons niet de noodzakelijke opzoekmogelijkheden gaf”, vertelt CIO John Poche. “De kwaliteit was beneden alle peil.” De software was eerder gericht op archivering, terwijl Kobelco dagelijks met zijn dossiers moest werken. “De mensen die dagelijks bezig zijn met dossiers, moeten die dossiers kunnen terugvinden, daar staat of valt Kobelco mee.”
Het scansysteem heeft het uiteindelijk maar anderhalf jaar volgehouden. Naar het einde van die periode toe, doken ook performance- en stabiliteitsproblemen op door de toenemende volumes. “Wij moesten er dus redelijk snel uit”, vertelt Poche. De investering in die software was gelukkig niet bijzonder groot geweest.
Kobelco moest dus op zoek naar een vervanging van dat scansysteem. Tegelijk was ook al beslist dat de Kobelco website het primaire communicatiekanaal zou worden met de verzekeringsmakelaars. Die moesten er altijd de recentste documenten kunnen vinden en de status van hun klanten kunnen opzoeken. “We hadden een website die technisch werd beheerd door een externe partij. Die had een heel goedkoop openbron-CMS waarop we konden inloggen om teksten aan te passen.”
Kobelco ging op zoek naar een eigen CMS. Dat moest ook gebruikt kunnen worden voor interne documenten, om het probleem op te lossen van documenten waarvan meerdere varianten op verschillende plaatsen op file servers staan.
Eerst werd gezocht in de openbronwereld. “We zijn al snel van een kale reis teruggekomen”, zegt Poche. “In 2004 had geen enkel openbronproduct de kwestie van versiebeheer goed opgelost, terwijl dat toch essentieel is.” Zelf iets ontwikkelen bleek ook onbetaalbaar. Dus richtte Kobelco zich tot de grote namen in het documentbeheer: Documentum, Interwoven en Stellent. “Documentum bleek een heel goed product maar te log, niet flexibel genoeg voor een organisatie die constant in beweging is. En er is veel maatwerk voor nodig – het is eigenlijk een kleine SAP”.
Stellent bleek meer geschikt. Bovendien had het bedrijf bij de eerste demonstratie al de website van Kobelco nagebouwd. Stellent legde de gebruikers ook geen interface op: het kan worden benaderd vanuit de browser of vanuit het ERP-systeem van Kobelco. De aankoopprijs bleek wel eerder hoog. “Het product was toen veel duurder dan vandaag, maar we hebben de zware investering toch aanvaard.”
Eerst werd de website aangepakt. “We zijn erin geslaagd om onze website veel functioneler te maken en uit te breiden in zes maanden tijd, met anderhalve persoon. De grootste winst die we gemaakt hebben, is dat het werk verschoof van IT naar de business. Een nieuwe pagina aanmaken op de website was voordien een opdracht voor IT en de externe dienstverlener. Nu is er een goed draaiende motor met templates, die wij onderhouden, terwijl de business volledig autonoom de website onderhoudt.” Midden 2005 gingen de nieuwe websites live.
De ingescande dossiers bleken relatief makkelijk te transfereren naar het Stellent CMS. Het bleek ook relatief simpel om diezelfde gescande dossiers voortaan te benaderen vanuit het ERP-systeem van Kobelco, onder meer vanuit de klantenfiches. Gebruikers moesten dus geen aparte software meer gebruiken. “Ik heb nog nooit zo’n project gehad, waar omzeggens geen change management bij nodig was en er geen enkele negatieve reactie is gekomen,” zegt Poche.
In tussentijd is Stellent, eind 2006, overgenomen door Oracle. Een verrassing, maar het blijkt ondertussen vooral een voordeel te zijn, zegt Poche. “Het is heel bemoedigend hoe bij Oracle verder wordt gewerkt aan het product, en hoe het kan worden aangesloten op andere producten uit de Oracle stal.”
Momenteel ontwikkelt Kobelco bovenop hetzelfde CMS een intranet voor het personeel, dat onder meer ook documenten met procedures en informatie over vakantiedagen zal bevatten. In een volgende fase hoopt het bedrijf daar ook nog een beveiligingsmodule aan toe te voegen die documenten encrypteert.
