Kortrijk bedingt niet-exclusief IT-raamcontract zonder afnameverplichting

De regio Kortrijk heeft een IT-raamcontract goedgekeurd. Dolmen heeft het grootste lot toegewezen gekregen: de levering en installatie van basishard- en software voor meer dan vier miljoen. Het contract heeft geen verplichte afname en is niet-exclusief. De lokale overheden kunnen dus nog steeds elders IT-materiaal en diensten kopen.

IT Professional sprak met Luk Van Beneden, de ICT directeur van Kortrijk, de gemeente die de aanbesteding voor het raamcontract heeft uitgeschreven.

IT Professional: Hoe is de beslissing gevallen?
Luk Van Beneden: Er is met een stuurgroep gewerkt en van daaruit zijn de beoordelingen gemaakt. We zijn dan tot een shortlist gekomen. Alle gemeenten hebben de kans gehad om in de onderhandelingen deel te nemen. Een 4 à 5-tal gemeenten heeft dat gedaan en er was unanimiteit over de gekozen leveranciers.

Er is geen verplichte afname. Waarom zou men gebruik moeten maken van dit contract?
Het contract is voordelig omdat er transparantie is geëist van de leveranciers. We kennen de marges die de leveranciers hebben tegenover de fabrikanten. Die marges zijn heel scherp. In het bestek is die transparantie ook als een van de voorwaarden opgegeven.

Is het denkbaar dat men bij andere leveranciers gaat?
De leveranciers die we gekozen hebben, hebben hun sterke kanten, hun core-business. Het kan gebeuren dat in de rand van het contract zaken voorkomen waar ze geen specialist in zijn. Als daar een grotere vraag is naar een bepaald project, staat het ons vrij de markt te raadplegen.

Wat is het belang van de niet-exclusiviteit?
Die niet-exclusiviteit is voor ons interessant omdat het de leveranciers verplicht de scherpste prijzen aan te houden en een goede service te bieden. In veel contracten zie je dat er alleen een speciale aanbieding is voor het begin van het contract. Hier is dat niet omdat ze verplicht zijn de voorwaarden vijf jaar lang te garanderen.

Hoe bindend zijn de prijzen in het toegenkende contract, bijvoorbeeld die 4,15 miljoen voor Dolmen voor installatie van soft- en hardware?
We denken dat het totale raamcontract goed zal zijn voor 11 miljoen euro, al is het natuurlijk in een glazen bol kijken. Het kan even goed maar 8 miljoen zijn of het kunnen er 15 of 20 worden. Dat zal afhangen van de mate waarin de lokale besturen meegaan met het raamcontract.

Is het best om zo’n raamcontract af te sluiten op lokaal niveau, of zou dat beter op een hoger niveau kunnen?
Ik verdedig stad Kortrijk bij de VVSG in een groep centrumsteden. Daar heest momenteel de teneur om de samenwerking te bevorderen. Dit contract wordt als een van de voorbeelden genoemd. De formule van het contract zal in ieder geval gepromoot worden. Naar schaalgrootte toe zal wel verwacht worden dat vanuit bepaalde niveaus dergelijke formules ondersteund zullen worden.
Maar we denken dat het weinig zin heeft om zo’n contract te groot te maken. Hier werken we met een stuurgroep van 16 besturen die een zevental gemeenten vertegenwoordigen. Die schaal mag ook niet te groot zijn; anders verdwijnt de democratie.