Uw badge ligt al klaar bij Telenet
Een nieuw geïntegreerd procurementsysteem zorgt er niet alleen voor dat Telenet een beter overzicht heeft over zijn aankopen. Als een consultant wordt ingehuurd, wordt meteen ook zijn gebruikersnaam en wachtwoord gecreëerd en zijn badge aangemaakt.
Bij Telenet werken 1.600 mensen. Op elk moment zijn er ook enkele honderden contractanten aan het werk. Sommige daarvan werken voor een vaste, afgesproken prijs, anderen volgens de ‘time and materials’ formule. Dat werd vroeger bijgehouden via maandelijkse timesheets. Een nieuw, geïntegreerd systeem zorgt ervoor dat alle informatie over tijdelijke medewerkers centraal wordt bewaard. Dat geeft Telenet een veel beter zicht op de situatie. De integratie met het Oracle ERP-systeem zorgt ervoor dat een hele reeks handelingen nu automatisch gebeuren.
Al in 2004 zette Telenet een belangrijke stap in de richting van e-procurement. Toen migreerde Telenet van een aantal verschillende ERP-platforms (afkomstig uit overnames) naar Oracle E-business Suite. Telenet installeerde ook de e-procurementmodule van Oracle, maar die beperkt zich tot de aanvraag voor bestellingen en de goedkeuring daarvan. “Er was geen workflow rond de contracten. Een raamcontract van een jaar dat op het punt stond te verlopen, dat moest nog manueel worden opgevangen.”, vertelt Rudy Verlinden, ERP manager bij Telenet.
Er doken nog een aantal goede redenen op, om wat verder te gaan in e-procurement. Zo was er geen gemakkelijke manier om te achterhalen welke bestellingen er binnen een bepaald contract waren geweest. Bovendien bestonden die contracten vaak uit dezelfde clausules, maar moesten ze toch elke keer door het juridisch departement worden goedgekeurd. Omdat Liberty Global meerderheidsaandeelhouder is geworden, moet Telenet bovendien rekening houden met Amerikaanse complianceregels. Al is daar nog geen duidelijke deadline voor, zegt Verlinden.
Oracle bleek de nodige functionaliteit te kunnen bieden, via enkele nieuwe modules. Maar dat vereiste een upgrade naar versie 11.5.10 van E-business Suite. De upgrade, met installatie van bijkomende modules, werd uitgevoerd tussen januari en juni 2007. Telenet heeft nu een bibliotheek met clausules voor contracten, waarmee een contract kan worden samengesteld. Er is ook een workflow voor het goedkeuren of amenderen van zo’n contract, en alerts als een contract gaat vervallen.
Badge
Een zeer belangrijk aspect van procurement bij Telenet is het inhuren van consultants. Eerst is er een contract met de leverancier. Vervolgens is er een purchase order, waarin de naam van de consultant staat en zijn rol wordt gedefinieerd: in welke afdeling zal hij werken, en aan wie zal hij rapporteren? De purchase order gaat dan door een goedkeuringsproces. Op het einde daarvan wordt automatisch een gebruikersnaam en wachtwoord en een toegangsbadge aangemaakt, zodat de persoon het gebouw binnen kan. Is het contract van die persoon afgelopen, vervalt die badge weer.
Er zijn consultingcontracten voor een op voorhand bepaalde prijs, maar ook op basis van time & materials. “Waar we trots op zijn is het gedeelte rond time & materials contracten”, zegt Verlinden. In zo’n situatie met de consultant zijn tijdsgebruik registreren. Die gegevens moeten door de supervisor worden goedgekeurd, waarna de leverancier zijn factuur kan sturen. Die onkosten worden bovendien automatisch toegewezen aan een bepaald project, zodat het budget van dat project kan worden opgevolgd.
Nieuwe software
De keuze voor nieuwe Oracle modules lag niet voor de hand. “Het was duidelijk dat wij met erg nieuwe software bezig waren, maar dat is goed meegevallen”, zegt Verlinden. De projectmanagementmodule, die gelijktijdig werd geïnstalleerd, zorgde voor wat meer problemen. “Het was een vrij nieuwe module, en daar hebben we een bug in gevonden die tot vrij hoog in de Oracle hiërarchie moest worden geëscaleerd. Maar wij hadden wel het gevoel dat er ernstig rekening werd gehouden met onze problematiek.”
De grafische interface voor die tijdsregistratie, die de maandelijkse time sheets vervangt, werd op maat ontwikkeld. Dat systeem moet namelijk ook informatie doorgeven aan de software van het sociaal secretariaat Attentia. Maar verder bleek de standaardfunctionaliteit van Oracle goed aan te sluiten bij de noden.
De gebruiksvriendelijkheid van de Oracle E-business Suite “kan zeker beter”, zegt Verlinden nog. “Je moet vaak heel wat schermen passeren, en daar zijn de gebruikers niet altijd even gelukkig mee.” Maar aansluiten bij standaardprocessen was toch een betere keuze dan alles zelf bouwen, vindt hij. “Wij zijn bij Telenet niet anders dan de rest van de markt, dit is niet iets waar wij ons mee willen differentiëren”, zegt Verlinden.
