Vlaams Parlement speelt op veilig voor archief

Het Vlaams parlement heeft een aanbesteding uitgeschreven voor een nieuw archiefbeheersysteem. Voor de opslag van bestanden, vraagt het Parlement specifiek naar ‘duurzame bestandsformaten’. Dit kunnen zowel ODF, PDF, PDF/A of ook Microsofts OpenXML zijn.

“Eén van de hoofddoelen van het archiefbeheersysteem is zoveel mogelijk garanties bieden dat de opgenomen documenten op langere termijn bewaard en ontsloten kunnen worden,” zegt Kurt Devriendt, directeur informatica en techniek van het Vlaams Parlement. “Dit kan bijvoorbeeld bereikt worden door een ‘permanente conversie’ van de gebruikte formaten of door het gebruik van archiveringsformaten. De inschrijver moet in zijn offerte zijn voorgestelde strategie toelichten.”

Duurzame opslagformaten voor archivering betekenen nog niet dat de keuze voor het kantoorpakket daaraan verbonden is. Als men bijvoorbeeld kiest voor opslag in PDF/A, is ook Microsoft Office mogelijk. “We trachten we zoveel mogelijk opties open te laten voor documentaanmaak in onze primaire werkprocessen,” aldus Devriendt, “dit moet ons toelaten hierover te beslissen op het meest geschikte moment.”

Het lastenboek voor het archiefbeheersysteem heeft het niet alleen over de opslag van tekstdocumenten, maar ook over audiovisuele bestanden. Dat zouden dan opnames van vergaderingen worden. “De nadruk ligt in een eerste fase op tekstdocumenten. Er wordt in het lastenboek wel vereist dat in het archiefbeheersysteem een digitaal object nog verder kan worden geconverteerd naar een ander formaat, zoals de opvolger van huidig formaat, een achiveringsformaat, een nieuw standaardformaat. Op die wijze trachten we de nodige flexibiliteit in te bouwen voor de technologische en/of marktevolutie van de aangehouden formaten.”