Mercator stroomlijnt projectplanning
Sinds midden vorig jaar beheert verzekeraar Mercator al zijn projecten met CA Clarity, de project & portfolio management (PPM) oplossing van CA. Het resultaat: een betere planning, opvolging en vooral ook bijsturing van projecten om sneller te reageren op wijzigende marktsituaties.
Mercator Verzekeringen levert schade- en levensverzekeringen aan particulieren en KMO’s. Het bedrijf werkt met een netwerk van onafhankelijke verzekeringsmakelaars en richt zich op zijn thuismarkt Vlaanderen. In 2006 haalde het hier met 630 medewerkers een premie-incasso van 431 miljoen euro. De hoofdaandeelhouder van Mercator is de Zwitserse Bâloise-Groep, die ook actief is in Oostenrijk, Kroatië, Duitsland en Luxemburg.
Nood aan een tool
In 2005 ging Mercator op zoek naar een oplossing om zijn schaarse IT-middelen efficiënter te kunnen inzetten. “Onze eerste focus lag op de implementatie van de juiste processen om de beslissingen gedragen en transparant te kunnen nemen in samenwerking met de businessentiteiten”, zegt Patrick Augustijnen, corporate portfolio manager bij Mercator. “We hebben een governancestructuur opgezet en processen beschreven en geïmplementeerd, maar het werd al snel duidelijk dat we behoefte hadden aan een ondersteunende tool op het moment dat de manuele inspanningen te groot werden en de integratie tussen de verschillende data te complex.”
Na een grondig selectieproces viel de keuze op CA Clarity: “Omwille van de sterke integratie tussen de verschillende modules en de top-down approach”, legt Augustijnen uit. “We wilden ook een tool die toegankelijk zou zijn voor projectleiders uit de business en op een transparante manier aan het senior business management inzicht kon verschaffen in de projectenportefeuilles. Aansluiting met financiële systemen moest in de toekomst mogelijk zijn, en ook vraag en aanbod moesten we centraal kunnen opnemen via de tool.”
Slechts één PPM-oplossing
Die wensen lijken gerealiseerd te zijn. Mercator beheert nu zowel zijn IT- als zijn businessprojecten met dezelfde PPM-oplossing. “De IT-projectenportefeuille heeft duidelijkheid gecreëerd rond selectie, prioriteiten en inplanning van de diverse projecten, waardoor opvolging en bijsturing van de projecten ook transparanter en gemakkelijker worden. En door uit te breiden naar een corporate project portfolio zien we bovendien de totale businessstrategie in concrete projecten omgezet en zijn we dus in staat om sneller signalen op te vangen en projecten bij te sturen in functie van de snel veranderende markt en wijzigende doelstellingen”, aldus Patrick Augustijnen.
Hij geeft toe dat er in het begin niet echt behoefte was aan een tool: "Het kantelmoment is de inspanning die je moet leveren met betrekking tot rapportering en consolidatie van de gegevens. Let wel, louter een tool implementeren zonder dat je de processen en governance goed hebt, werkt niet.” Mercator heeft zoveel mogelijk alles zelf uitgevoerd, het doet enkel een beroep op externe partners als het zelf geen antwoord op een probleem kan vinden of de standaardoplossing niet voldoet. Patrick Augustijnen is wel niet enthousiast over de support die hij van CA gekregen heeft. Zowel de remote ondersteuning vanuit de helpdesk als de lokale beschikbaarheid van experts liet volgens hem te wensen over. CA was nochtans al kind aan huis bij Mercator: CA’s traditionele mainframe tools werden al jaren bij de verzekeraar gebruikt.
Zoals verwacht
“Dat betekent niet dat we niet tevreden zijn met de oplossing”, zeg Augustijnen. “Door de move naar een corporate project portfolio zijn veel van de IT-projecten nu gelinkt aan de businessinitiatieven en dus ook aan de businessstrategie van het bedrijf. Er is natuurlijk altijd ruimte voor verbetering en daar zullen we dan ook verder aan werken, maar algemeen kunnen we stellen dat de vooruitgang in lijn is met de verwachtingen. Return on investment is op verschillende manieren aan te tonen, maar het ligt volgens mij vooral in de opportuniteitskost. Wat had het ons gekost als we op de oude manier hadden verder gewerkt – hadden we gewerkt aan de juiste zaken, op het juiste moment, in de juiste volgorde?”
Augustijnen heeft nog heel wat plannen om meer functionaliteiten te implementeren – demand management, business cases integreren, de scheduling uitbreiden enzovoort. “Belangrijk is te blijven beseffen dat de implementatie van portfolio management een ‘change project’ is waarbij je niet enkel aan de processen en de tools maar ook en vooral met mensen werkt. Dat besef is er vandaag op alle niveaus en dat betekent dat we op de juiste weg zijn.”
