Dertien managementregels om vanbuiten te leren

Raar fenomeen, dat management. Je bent verantwoordelijk voor een groep mensen die je meestal niet zelf koos, misschien niet aardig vindt (en zij jou ook niet) en waar je niets gemeen mee hebt. Terwijl je er wel voor moet zorgen dat ze allemaal hun werk doen. Weinigen kiezen ervoor, maar velen doen het. En jij dus ook.

De Amerikaanse auteur Richard Templar bundelde in zijn boek ‘The Rules of Management’ de honderd belangrijkste regels voor iedereen die op de een of andere manier een team onder zijn hoede heeft. Zijn boek verscheen twee jaar geleden in VS, werd er een internationale bestseller, werd recent vertaald naar het Nederlands: ‘De M-Factor’.

Op zich is management moeilijk in een lijstje met principes te bundelen. Daarvoor zijn de taken te specifiek. Maar Templar richt zich in zijn boek tot de dagdagelijkse praktijk. Veel van zijn tips zijn erg voor de hand liggend. Al zal menig manager – en jij vermoedelijk ook – toegeven dat hij of zij ze soms over het hoofd ziet. We zetten enkele belangrijke rules of management op een rijtje:

1.) Weet wat een team is, en hoe het werkt

‘Goede spelers vinden is eenvoudig. Ze laten samenspelen is het lastige gedeelte’, vertelde een coach van de New York Yankees ooit eens. Want een team vormt geen eenheid als elk lid een ander doel voor ogen heeft. Een goed manager – jij dus – maakt zijn team beter dan hijzelf. Hij weet dat als hij zijn team leert vliegen en tot grote hoogten brengt, hijzelf ook die hoogten bereikt. Je moet je leden vertrouwen, ze de beste middelen geven, ze trainen om ook jouw taken uit te voeren en erop vertrouwen dat ze je niet onderuit halen als het zover is.

2.) Creëer emotionele betrokkenheid

Als manager stuur je mensen aan, die betaald worden om hun werk te doen. Maar als het ‘gewoon werk’ voor ze is, haal je nooit het beste uit hen. Maar als ze hun werk leuk lijken te vinden. Als ze uitgedaagd, geïnspireerd en betrokken worden, dan staat er weinig in de weg om het beste uit ze te halen. Het enige wat je moet doen, is dat ze zich verantwoordelijk voelen voor wat ze doen. Overtuig ze ervan dat wat ze doen het verschil maakt.

3.) Kies minimalisme als managementstijl

Minimalisme betekent geen lange verslagen uitgeven, niet elke 20 minuten een memo verspreiden en geen oeverloos gezeur. Het betekent de regels tot een minimum beperken en mensen hun werk laten doen. Natuurlijk ben je de baas, maar het is als het besturen van een groot schip: de kleinste beweging van het roer is al voldoende.
 

4.) Houd effectieve – echt effectieve – vergaderingen

Iedereen kent ze: de vergaderingen die maar niet ophouden, sprekers die blijven afdwalen, agenda’s die terplekke worden geïmproviseerd. Als je effectieve vergaderingen wil, houd dan de touwtjes goed in handen. Begin alle vergaderingen op tijd en ga niet op iemand zitten wachten. Zorg dat het tempo hoog blijft om ze zo snel mogelijk te beëindigen. Maar zorg tegelijk wel dat er een ongedwongen sfeer hangt, waarin alle aanwezigen zichzelf kunnen zijn.

5.) Delegeer zoveel je kunt – of durft

Een goede manager – want dat ben jij nog altijd – weet dat hij of zij processen en strategieën aanstuurt, maar nooit mensen. Het heeft bijvoorbeeld ook geen zin om thuis naast je tuinman te blijven staan als hij het gras maait, de perkjes schoffelt of de bomen snoeit. Het is het geheim van goed management: geef je mensen werk te doen en laat ze het doen. Zorg dat ze weten wat van hen wordt verwacht. Controleer een of twee keer of ze het gedaan hebben zoals jij wilt, en daarna vertrouw je ze gewoon. Vergeet niet dat als mensen iets doen, ze het de eerste keren niet goed doen. Ze zullen fouten maken. En jij staat dat toe.

6.) Neem altijd de schuld op je

Het is net zoals de trainer in het topvoetbal. Als ze het goed doen, is dat volledig de verdienste van je team. Als ze het verknallen, is dat helemaal jouw schuld. Het lijkt dan makkelijk om te zeggen: “We hebben onze doelen niet gehaald omdat jonge knul Olivier per ongeluk onze belangrijkste klant heeft beledigd, waarna ze zijn opgestapt en we te weinig hebben verkocht.” Maar wie heeft Olivier op die belangrijke klant gezet? Wie hield de verkoop in de gaten? Jij. Dat kan alleen jij zijn.

Dezelfde redenering geldt voor het toeschrijven van goede prestaties aan het team. Zeg het hardop, in het openbaar, oprecht, en vooral: zeg het. Als die geweldige verkoopsdeal met klant X doorgaat – omdat jij er zelf dag en nacht aan hebt gewerkt – dan zeg je: “Het team heeft het voor mekaar gekregen”. Kortom, heb vertrouwen in je team en toon dat ook.

7.) Wees alert op onenigheid

Een team bestaat uit mensen. En die mensen halen het in hun hoofd om tegen de haren in te strijken. Waarom? Wie zal het zeggen: ze doen het gewoon. Ze jatten elkaars koekjes, pikken de parkeerplaats van een ander in, of brengen anderen bewust in diskrediet. Kun je het laten gebeuren? Totaal niet. Het moet in de kiem worden gesmoord. Anders zal de onenigheid alleen maar groter worden en uitgroeien tot een monster.

Maar indien nodig moet je ook bereid zijn om te snoeien. Ook als het niet alleen om onenigheid gaat. Want wat als er in het orkest van je team een muzikant zit die totaal geen voeling heeft met de muziek die jullie spelen dan is ontslag (heel) soms een noodzakelijk kwaad. Al gaat het vlug en is het veel aardiger dan je denkt. En dan kan die ene muzikant zijn talenten elders gaan ontplooien.
 

8.) Luister naar ideeën van anderen

“Wees een en al oor als anderen praten. Want de meeste mensen luisteren nooit”, wist schrijver Ernest Hemingway jaren geleden al. Als je denkt dat je het als manager allemaal weet, dan heb je het waarschijnlijk te druk met luisteren naar jezelf. Iedereen heeft jou iets te bieden: de liftbediende, de parkeerwachter of de schoonmaakster. En het belangrijkste is om te luisteren naar de mensen in jouw team. Het loont ook niet om altijd het laatste woord te hebben of om steeds je gelijk te halen. Je moet vooral het verschil weten tussen kwesties die belangrijk zijn om het laatste woord te hebben, en kwesties waarvoor dat niet geldt.

9.) Probeer niet om idiote systemen recht te praten

Een team een werkwijze opleggen waarin het niet gelooft is een recipe for disaster. Elke manager – jij dus ook – kan een tiental systemen in zijn organisatie opsommen die compleet waardeloos zijn. Dat is overal zo, ook bij jou op kantoor. Als je ze niet kan veranderen, leg je er dan bij neer. Maar probeer je personeel niet zover te krijgen dat het denkt dat het allemaal geweldig is. Dat doen ze namelijk niet.

10.) Leer ze oplossingen aandragen, geen problemen

Medewerkers klagen heel makkelijk. Je kunt dat klagen tot op zekere hoogte toestaan, maar wel eisen dat ze voor ieder aangedragen probleem een oplossing voorstellen. En als er zijn die onredelijk veel klagen, antwoord dan dat ze het werk niet hoeven te doen. Ze kunnen op elk moment weglopen. Want niemand van ons hoeft hier te zijn.

11.) Bepaal je eigen strategie, maar hou die geheim

Niemand weet wat zich in jouw hoofd afspeelt. Niemand weet wat jij echt van plan bent. Waarom moet je je strategie geheim houden? Omdat de strategie van je bedrijf of overste vaak niet overeenkomt met die van jou. Hou je dromen, ambities en wensen voor jezelf. Niets is zo erg als iemand die jouw vuurpijlen in een bak water gooit.

12.) Werk goed en hard

Je reputatie als goede mensenmanager is niets waard als je het werk niet zelf gedaan krijgt. Want pas als je jouw werk af hebt, kan je je concentreren op het aansturen van je team. Wees altijd oprecht en spreek de waarheid. En leer van je fouten en probeer je indien nodig aan te passen. Succesformules veranderen nu eenmaal. Maar werk vooral goed en hard. Dat is al een begin.