Kiezen voor een nieuw Web content management systeem

Uw website, en onderliggend platform, is aan verneiuwing toe. Welke vragen stelt u zich best vooraleer u een web contentmanagementpakket in huis haalt? Wij zetten enkele criteria op een rijtje. En geven u een tabel met de belangrijkste marktspelers.

”Tussen de twee en vier jaar.” Dat is volgens Peter Ryckaert, CEO van Digipoint, de gemiddelde levensduur van een website voor een bedrijf. “Maar meestal gaat het dan niet enkel om het design. Ook het hele onderliggende framework wordt vaak onder handen genomen. En dan moet u op zoek naar een nieuw web contentmanagementpakket. Daarin is de keuze groot”, weet Ryckaert, die bevestigt dat de meeste WCM-pakketten komen van een lokale webontwikkelaar en onder de 15.000 euro kosten. In deze special focussen we ons op de stand-alone pakketten. Maar wat zijn de criteria bij aanschaf?

1. De functionele aspecten van een pakket

[download_file]

Eerste vraag is wat u met uw website of intranet, waar het web CMS-systeem voor bedoeld is, wil aanvangen. Gaat het om een meertalige corporate website? Dan is de ingebouwde meertaligheid van de oplossing een belangrijk item. Dient uw website om potentiële klanten aan te trekken? Dan is de ondersteuning voor en mogelijkheden rond online marketing van tel. Wil u interactiviteit op uw site? Dan spelen Web 2.0-functionaliteiten als blogs en wiki’s een rol.

Plant u een intranet, dan speelt bijvoorbeeld de omslag naar andere webapplicaties of zelfs document management een rol. Intern is bijvoorbeeld de workflow van belang: is die standaard aanwezig en kan u die aanpassen? En kan u de content makkelijk hergebruiken of vlot overgaan naar vorige versies? “Ook het zogenaamde multi-channel of repurposing, de mogelijkheden om binnen de organisatie naar andere sites te publiceren, kunnen van tel zijn bij de evaluatie”, meent Luc Peeters, senior consultant bij Amplexor.

2. De technische aspecten van een pakket

Bij de technische aspecten denken we in eerste instantie aan de prestaties van het gekozen web CMS-pakket. Hoeveel gemiddelde bezoekers verwacht u bijvoorbeeld op uw site? “Sommige pakketten halen zonder problemen 10.000 unieke bezoekers per dag of meer op één enkele server. Andere eerder 5.000 unieke bezoekers. Kleinere pakketten zitten daar dan weer ver onder”, aldus Philip Achten, technical consultant bij The Reference/Emakina. Kijk ook even of het pakket toelaat om meerdere sites centraal te beheren. Ook nog meer technische zaken zoals load balancing tussen servers of de schaalbaarheid van het systeem komen daarbij aan bod. Het bevestigt dat het niet meteen een goed idee is om enkel de marketingmensen de keuze voor een leverancier te laten maken.

3. Gebruiksvriendelijkheid

Elke vendor zal beweren dat hij een gebruiksvriendelijke oplossing heeft. Maar als u de diverse pakketten vergelijkt, merkt u dat er daar heel wat verschil in bestaat. Vooral voor eindgebruikers die dagelijks met het pakket aan de slag gaan is dat van tel.
 

U kan de gebruiksvriendelijkheid ook afmeten aan het feit of er bijvoorbeeld een goede integratie met Word is of inline editing voor occasionele redacteurs. Of dat gebruikers zelf templates kunnen maken of aanpassen. “Vaak is het een goed idee om uw redacteuren eerst zelf de user interface te laten uittesten, bijvoorbeeld op een demoversie van de leverancier”, raadt Luc Peeters van Amplexor aan.

4. Ondersteuning

Hoeveel lokale partners zijn er voor het pakket en wat is hun expertise? Wat zijn de referenties? Heeft de softwarefabrikant een eigen vestiging in ons land, zoals bijvoorbeeld met Tridion het geval is? Sommige upper tier partijen nemen bijvoorbeeld de eindverantwoordelijkheid op voor grote projecten. Andere leveranciers gaan er daarentegen prat op om in ons land actief te zijn, maar hebben geen noemenswaardige partners, en slaagden er zelfs niet in om op een redelijke termijn op de e-mails van deze redactie te beantwoorden.

5. De (financiële) overlevingskansen van een leverancier

Niet elke leverancier staat financieel even sterk. Overnames zijn niet uit te sluiten, en dan is het zeer de vraag of uw product ondersteund blijft. Sommige pakketten liggen ook beter in de markt dan andere. “Evaluaties van analisten als Gartner of CMS Watch kan helpen om hen in te schatten”, weet Luc Peeters. Belangrijke factor is vaak ook hoe cruciaal de producten zijn voor uw leverancier. Sommige leveranciers halen 80 procent van hun omzet uit CMS, terwijl dat bij andere slechts een klein percentage is.

6. Prijs

Een pakket als Interwoven begint pas vanaf 100.000 euro, waarmee het de duurste instapprijs heeft op de WCM-markt. Nog belangrijker is hoe de licentieprijs wordt bepaald: op basis van CPU, gebruikers of beide? Hoeveel bedraagt de jaarlijkse ondersteuningkost? Gemiddeld tussen de 15 en 20 procent per jaar, zo blijkt. Ook van belang is een duidelijk zicht op de extra kosten bij uitbreiding. Want wat als er bijvoorbeeld websites, talen of servers bijkomen?

Het marktoverzicht

Een aantal van deze criteria kan u terugvinden in ons marktoverzicht, dat u kan downloaden onderaan deze pagina, van de belangrijkste web contentmanagementpakketten. We richten ons in onze tabel op de ‘pure play web CMS-spelers’. Belangrijk was ook dat de pakketten zelfstandig kunnen bestaan, actief ondersteund worden in ons land en er referenties van zijn.