Excel en BI: goed genoeg of sluipend gevaar?
De huidige koning op het vlak van business intelligence, de analyse van bedrijfsdata, is in menig bedrijf nog altijd de onvermijdelijke spreadsheet, lees: Microsoft Excel. Die toepassing heeft ook zijn beperkingen. Maar wil de gebruiker dat wel weten?
Ongeveer 10 miljoen dollar. Dat was het bedrag waarmee het beursgenoteerde Eastman Kodak onlangs zijn resultaten in negatieve zin moest herzien. De reden: een foutje in Excel. De verantwoordelijke van de financiële afdeling had per ongeluk enkele nullen te veel geplaatst in een veld in zijn spreadsheet. Het is niet de eerste keer dat een CFO omwille van spreadsheetfouten ontslag moest nemen. "Allemaal niet zo verwonderlijk," vindt Stijn Vermeulen van Element61, een consultant in corporate performance management, "Het is erg makkelijk om fouten te maken in een spreadsheet als Excel, en nog moeilijker om ze op te sporen. Hoe weet je op den duur nog waar je data hebt ingevuld, en waar niet," vraagt Vermeulen zich af, "Ook de beveiliging van zo’n spreadsheet laat meestal te wensen over."
Data die worden gebruikt in spreadsheets komen vaak van een achterliggende gegevensbron, zoals een datawarehouse van het bedrijf. Die data gaan dan naar de pc van de kantoormedewerker, waar ze dan naar hartenlust worden gemanipuleerd. "Waardoor het risico al snel vergroot om in je organisatie diverse versies van de waarheid te hebben", waarschuwt Mathias Coopmans, business development manager bij SAS Institute. Volgens Coopmans is Excel toch vooral geschikt als toepassing voor prototyping: als een tijdelijke opzet en oefening ter voorbereiding van een groter geheel. "Zo’n Excel-bestand wordt anders al snel een spaghetti van allerlei formules. Bovendien is het pakket ook niet gewend om met veel data om te gaan."
Populair
Ondanks de nadelen is Microsoft Excel erg populair in menig bedrijf. In veel gevallen is het zelfs de enige toepassing voor het analyseren, rapporteren, plannen en budgetteren op bedrijfsniveau. Dat Excel op bijna ieders pc staat, goed voor meer dan 150 miljoen actieve gebruikers wereldwijd, helpt daarbij geen klein beetje. Bovendien bevat het pakket ook zelf heel wat mogelijkheden voor planning en (statistische) analyse.
De BI-leveranciers namen, mede door dat succes, in het verleden een beetje een dubbele houding aan ten aanzien van spreadsheets. Aanvankelijk kozen sommigen voor een aanbod van eigen BI-toepassingen met interfaces die dan heel erg op Excel leken. Maar meer en meer kozen ze voor een andere weg: een soort van integratie met de bestaande Excel-spreadsheets door er zelf koppelingen of plug-ins voor aan te bieden. Bijna elke BI-leverancier van Cognos (nu IBM), Hyperion (nu Oracle), Business Objects (nu SAP), QlikTech, Microstrategy en SAS heeft dergelijke producten aangekondigd.
"Maar Excel-fouten, zoals bij die beursgenoteerde bedrijven, zullen blijven voorvallen zolang bedrijven het goed blijven vinden om, bijvoorbeeld, de verwerking van hun kwartaalcijfers in Excel te doen," vindt Coopmans, "Het is vooral een organisatorisch probleem en eigenlijk een kwestie van data governance." "Uiteraard is Excel een goede toepassing," vult Stijn Vermeulen aan, "Maar het is een front end toepassing." Net daarom raadt hij aan om erg zuinig om te gaan met berekeningen in Excel. "Als je bijvoorbeeld voor een volgend project een budget opstelt of de manbezetting plant en je rekent dan met een aantal FTE’s of Full Time Equivalents, dan doe je de specifieke berekening van de kostprijs van zo’n FTE best niet in Excel zelf. Dat haal je dan best uit een achterliggende databank", illustreert Vermeulen.
Microsoft versus Excel
En dan is er nog Microsoft zelf. Het bedrijf stelde onlangs zelf een nieuwe toepassing voor onder de vorm van Performance Point Server, software die onder meer functionaliteit biedt op het vlak van planning, budgettering en financiële consolidatie bovenop de BI-functies die ingebouwd zijn in de SQL Server database. En ook hier dient Microsoft Excel als gebruikersinterface. Waarmee Microsoft dus zelf moet afrekenen met het succes van Excel. "En dat leidt soms wel tot grappige situaties," besluit Vermeulen, "Zo kan je op de Microsoft-website zelf, naar aanleiding van die lancering, heel wat argumenten lezen waarom Excel in bedrijven, vanaf een bepaald niveau, zélf niet geschikt is voor het budgetteren en plannen."
