Scanning en capturing, de stille helden in document management

Wie sommige leveranciers over document management hoort praten, zou denken dat iedereen al een volledige strategie en bijbehorende software heeft voor elk document, van het begin tot het einde van hun levenscyclus. Maar in werkelijkheid loopt het zo’n vaart niet: de meeste bedrijven zijn nu pas aan scanning en capturing toe. Een portret van een nog steeds prille groeimarkt.

Sommige sectoren in de IT-industrie houden meer dan behoorlijk stand. De markt voor scanners in bedrijven is daar een goed voorbeeld van. Die groeide in 2008 met zowat 10%, dus nog met dubbele cijfers. "Meer en meer bedrijven willen hun papierwerk inscannen en hun documenten digitaliseren om zo efficiënter te werken", verklaart Robert Young, business development manager bij Fujitsu, een van de marktleiders voor ‘stand alone’ scanningtoestellen. In 2006 groeide de markt, volgens cijfers van Futuresource, zelfs met zowat 60%. "Al veert de markt voor document management bij tekenen van herstel als eerste op", weet Young.

Met iets meer dan een kwart miljoen verkochte scanners in EMEA blijft de markt voor bedrijfstoestellen eerder een nichemarkt. De zogenaamde workgroup scanners, die gemiddeld twintig tot dertig pagina’s per minuut scannen, vormen daarin het grootste segment. Het is het type scanner dat in een bedrijf door een beperkte groep van drie à vier mensen wordt gebruikt. "Want scanning situeert zich in een organisatie toch vooral decentraal." Daarmee gaat de scanner een beetje in tegen de trend van de zogenaamde multifunctional printer (MFP), die volgens Young doorgaans door veel meer mensen in een organisatie wordt gebruikt. "Dat toestel dient in de praktijk ook bijna uitsluitend om te printen. Terwijl ondernemingen in veel gevallen een dedicated toestel nodig hebben om te scannen", meent hij.

Dat geldt echter vooral voor omgevingen die intensief scannen, maar dat is misschien niet de meerderheid. "Voor scanning in erg hoge productie kan je misschien beter een beroep doen op een stand alone scanner", geeft ook Marco van Vliet, product marketing manager document systems bij Sharp Electronics toe. "Maar voor een doorsnee Belgische kmo die regelmatig pagina’s scant, is een MFP toch vaak beter op zijn plaats", voegt hij daar snel aan toe. "Scannen kan op zo’n toestel dan document per document, maar ook in grote hoeveelheden, bijvoorbeeld op basis van barcodes."
 

Dozen papier
Dedicated of niet, scanning is vandaag meestal een integraal onderdeel van een groter document managementproject in een onderneming. Want naast de hardware van leveranciers als Fujitsu, Kodak en Canon, is er de technologie, zoals die van Kofax of het Belgische Iris, die vaak mee met de scanner wordt aangeboden en die onder andere het scanningproces optimaliseert en de gescande gegevens interpreteert. Vaak wordt in die context eerder over capturing gesproken.

Traditioneel wordt, volgens J.D. Moons van Kofax, in de bedrijfswereld het onderscheid gemaakt tussen gestructureerde data in databanken en ongestructureerde data. "Bij die laatste gaat het om informatie die niet in velden zit", legt hij uit. Het gaat om digitale documenten in formaten als Word en Excel, maar ook om heel veel papieren documenten. Bedoeling is dan om al die informatie samen te brengen en de verschillende werelden te verenigen. Plaatsgebrek is, volgens Moons, dan ook een belangrijke drijfveer voor deze sector. "Veel klanten zitten met dozen papier en kunnen er geen weg mee."

Meer
Ook andere factoren geven capturing de wind in de zeilen. De technologie wordt stilaan goedkoper en ook gebruiksvriendelijker. Maar bovenal is scanning toch ook vooral een kwestie van productiviteit. Uit onderzoek blijkt dat de meeste tijd wordt besteed vóór of na het eigenlijke scannen "Maar als je het scanningproces zelf optimaliseert, is dat pure tijdwinst", stelt Moons. Bij Kofax verwijst men onder meer naar de technologie rond Virtual Rescan, die fungeert als een soort van elektronisch checkpoint voor gescande documenten: terwijl de beelden zo snel mogelijk worden verwerkt, voert de technologie op ieder beeld verschillende controles naar onder meer helderheid, contrast, scherpte en uitlijning.

Ook andere bedrijven, zoals het Russische Abbyy en niet in het minst het Belgische Iris, bieden een uitgebreide waaier van aanvullende diensten voor het scannen en behandelen van documenten. Nicolas Sancinito, marketing product manager bij Iris, verwijst dan weer naar hun Powerscan-portfolio. "Een combinatie van technologieën om aan een behoorlijk hoge snelheid te scannen, te indexeren, aan kwaliteitscontrole te doen en voor optical character recognition (OCR), waarbij door middel van patroonherkenning alle tekens, uit de afbeelding van een tekst, als zodanig worden herkend", legt hij uit. Ook qua output in taal, soorten formaten en compressie komt bijbehorende technologie kijken. "Eigenlijk is het doel altijd hetzelfde: meer informatie uit je documenten halen", besluit Sancinito.
 

Cultureel
Cruciaal is wel dat de technologie van Kofax, Iris en co doorgaans niet op zich staat. Ze zit als een soort van middleware ingebed in scanning hardware en wordt doorgaans gekoppeld aan een documenttoepassing. Scanning is nu eenmaal een belangrijk entry point voor menig document managementsysteem. Dat kunnen dan de grote bekende pakketten zijn zoals EMC Documentum of Oracle. Het zijn namelijk dergelijke traditionele IT-bedrijven, en specialisten in content management in het bijzonder, die blijkens recente overnames het belang van die markt inzien. Het is ook niet voor niets dat onderzoeker IDC de softwaremarkt voor capture- en imagemanagement als één van de snelst groeiende subsegmenten binnen de totale markt voor content managementsoftware ziet.

Ook de kleinere en minder bekende aanbieders zoals ELO Digital Office, een van origine Duits bedrijf dat naar eigen zeggen met 300.000 licenties wereldwijd het grootste aantal softwarelicenties voor document management heeft uitgerold, zien er het belang van in. "De markt voor capturing is belangrijk, alleen valt op dat de beginsituatie verschilt van land tot land. Het is cultureel bepaald", weet Dirk Vannieuwkerke, sales manager Western Europe bij ELO Digital Office. "Vaak is het: hoe noordelijker je gaat, hoe digitaler. Denemarken is daar een goed voorbeeld van", illustreert hij. "België zit daar zo’n beetje tussenin, tussen Nederland en Frankrijk."

Factuur
Niet alleen per regio zijn grote verschillen waar te nemen, ook per sector. Banken en verzekeringen zijn de beste afnemers, naast overheid en ook enkele nieuwe sectoren als de bouw. Al zijn er naast die specifieke doelgroepen ook toepassingsvelden die voor iedereen gelden. De inkomende post bijvoorbeeld. Of de HR- en boekhouddienst, eveneens typische doelgroepen. Zo hebben diverse lokale boekhoudpakketten, zoals Bob50 van Sage of Popsy van Systemat, zich uitgebreid met OCR-technologie. "Studies evalueren de behandelingskosten van een klassieke papieren factuur tussen 12 en 13 euro. Maar door die te scannen en dus te digitaliseren, verwezenlijkt een bedrijf besparingen in productiviteit van 50%", meent Pierre Jadoul, marketingverantwoordelijke bij softwareleverancier Winbooks, dat zelf ook uitpakt met een OCR-technologie voor zijn document management- en boekhoudsoftware, die ook gebaseerd is op eigen ontwikkeling.

Scannen van facturen is eveneens aan een opmerkelijke opmars bezig in menig bedrijf, maar is het niet beter om facturen gewoon meteen in digitaal formaat binnen te krijgen, via aanbieders zoals Certipost en Isabel, dan ze te moeten inscannen? "Een digitale factuur of e-invoice is intrinsiek beter", erkent Jadoul. "Maar het veronderstelt uniforme, afgesproken standaarden."Voorlopig doet de elektronische factuur zich, volgens hem, mede daardoor vooral gelden bij grote organisaties à la Carrefour en Delhaize, en stilaan ook bij de heel grote kmo’s. "Bovendien is scanning en OCR momenteel complementair met e-invoice", meent hij.
 

Toilet
Vergis u niet. Het elektronische kantoor is nog niet voor morgen, al doen veel bedrijven er wel inspanningen voor. "Zo zien we wel bij steeds meer klanten dat hun werknemers er al meerdere beeldschermen op hun bureau hebben staan. In de VS is dat al langer een trend, mede doordat de schermen ook alsmaar goedkoper worden", stelt J.D. Moons van Kofax vast. "Zo’n tweede scherm doet dan eigenlijk zo’n beetje dienst als de vervanger van het papier dat normaal op je bureau ligt."Al ziet hij dat papier niet meteen verdwijnen, en vindt hij het fel geroemde paperless office nog verre toekomstmuziek. "Ook al komt het kantelpunt dichterbij, vandaag is papier nog altijd de norm en document management nog eerder een uitzondering ", oordeelt Moons: "De enige plek die soms paperless is, blijft nog altijd het toilet. Niet het kantoor."
 

Acht miljoen pagina’s onder de scanner
Bij kredietverstrekker Krefima uit Antwerpen rijpte het ambitieuze idee om alle acht miljoen pagina’s uit het archief te digitaliseren. Dat met als doel dat het management, de consultants en alle beheerders elke pagina uit elk dossier kunnen oproepen en, indien nodig zelfs simultaan, raadplegen. Dagelijks worden overigens 500 raadplegingen in de dossiers uitgevoerd. "Maar dat gebeurde manueel, waardoor twee personeelsleden de hele tijd dossiers ophaalden en afleverden", vertelt Katrien Demeulemeester, product manager bij C&C, dat het project coördineerde en ondersteunde.

Voor de concrete uitvoering van de gigantische scanningtaak deed de kredietverstrekker een beroep op Noordheuvel, een beschutte werkplaats uit de buurt. Daardoor kon het personeel van Krefima zich blijven wijden aan zijn dagtaak.

Gemiddeld een vijftiental mensen met een handicap, verdeeld over drie scanteams, gingen, onder begeleiding van een coach, aan de slag in de archiefruimte van Krefima. "De dossiers mochten het gebouw namelijk niet verlaten", weet Demeulemeester.

De medewerkers van Noordheuvel, die voor de teamsfeer allemaal een speciale polo droegen en zo deel uitmaakten van de ‘scanfactory’, maakten de aangevoerde dossiers open, verwijderden nietjes of paperclips en haalden pagina’s al dan niet recto verso door een van de drie scanners. "Het grootste werk was het scanklaar maken. Daarna ging het vrij snel." Bij de uitrusting ging het om Kodak-scanners, aangevuld met technologie van Kofax (VRS) en IRIS en eigen documentsoftware van C&C.

Na het scannen werden de dossiers geperforeerd, geklasseerd en op een externe, en dus goedkopere, opslagplaats bewaard. Gemiddeld gingen er 54.000 pagina’s per dag door de papiermolen. Goed voor een totale projectduur van om en bij de 150 werkdagen. In de huidige fase voegen de medewerkers van Krefima ook andere documenten, zoals e-mails, toe aan het elektronische dossier. Daarna moeten de e-dossiers via een extranet ook toegankelijk worden voor de externe makelaars. "Maar zover zijn we voorlopig nog niet", geeft Demeulemeester toe.