Internationale researchprojecten hebben baat bij VoIP
Een bedrijf als Galapagos, met verschillende vestigingen over meerdere continenten, hoeft niet zolang na te denken over het voordeel van VoIP. Nochtans is het niet alleen de daling van de telefoonfactuur die hen deed kiezen voor IP-telefonie.
Galapagos is een biotechnologiebedrijf dat zich met op kleine moleculen toegespitste onderzoeksprogramma’s richt op het ontwikkelen van nieuwe medicijnen tegen bot- en gewrichtsziekten, bot metastase, cachexia, anti-infectieziekten en metabolische ziekten. Het bedrijf heeft 495 medewerkers in zes landen, met het hoofdkantoor in Mechelen.
De structuur van de verschillende vestigingen was de voornaamste reden om naar Voice-over-IP (VoIP) te kijken als alternatief voor de klassieke telefooncentrales. Met de geregelde contacten die er nodig waren tussen de verschillende vestigingen – onder andere tussen de diverse onderzoeksteams – was het vrij snel duidelijk dat de investering zich vlug zou terugwinnen.
Standaard
Toen de vestiging in het Nederlandse Leiden zijn intrek nam in een totaal nieuw gebouw, lag de keuze voor een VoIP-infrastructuur eigenlijk meteen vast. "We zouden in Leiden wellicht al eerder met VoIP begonnen zijn maar tot twee jaar geleden hadden we daar nog niet het eigen beheer over de telefooncentrale, dus dat was lange tijd onmogelijk."
Na Leiden was Mechelen aan de beurt, en nadien volgde de vestiging in Frankrijk. "Dat is een standaardaanpak binnen het IT-departement van Galapagos", verklaart Marc De Boeck, IT director van Galapagos. "Na een grondige analyse doen we de roll-out in één vestiging, en als dat project geslaagd is, wordt het als een standaard gebruikt voor de uitrol in alle andere vestigingen. Die oefeningen herhalen we ook bij elke nieuwe overname." Momenteel zijn de kantoren in Groot-Brittannië en Zwitserland aan de beurt.
Bezint eer ge begint
De implementatie van de VoIP-infrastructuur, inclusief het plaatsen en testen van de toestellen, heeft telkens amper een week geduurd. "En de hinder ervan voor de medewerkers was zeer beperkt", vult De Boeck trots aan. In de Nederlandse vestiging heeft de ‘green field’-omgeving, die ervoor zorgde dat men met een schone lei kon beginnen, daarbij zeker een rol gespeeld.
Maar het was toch vooral de goede voorbereiding die voor het vlotte migratietraject zorgde. "Het netwerk moet wel klaar zijn om VoIP aan te kunnen", waarschuwt De Boeck. "We wisten bijvoorbeeld dat we de switches zouden moeten vervangen voor we een voldoende quality of service konden garanderen voor het stemverkeer." Dat lijkt evident, maar is het lang niet. Aastra, de leverancier van de VoIP-infrastructuur, verzekert ons dat veel klanten, vooral in de kmo-sector, ervan uitgaan dat ze gewoon een paar VoIP-toestellen moeten inschakelen om nadien voortdurend gratis te kunnen bellen. "Zo eenvoudig is het niet. Er zijn zelfs kmo’s die nooit een ROI op een VoIP-project zouden kunnen behalen. Niet alleen heb je voldoende bandbreedte nodig, je moet ook investeren in de nodige tools om die bandbreedte te managen."
Partner
De keuze van Galapagos voor Aastra als VoIP-leverancier is door twee factoren ingegeven. Enerzijds was Aastra al sinds de oprichting van Galapagos de partner voor voiceverkeer. Maar anderzijds bood het niet alleen voldoende functionaliteit, maar ook nog de nodige ondersteuning tijdens en na de implementatie. "Dat is belangrijk voor een bedrijf als het onze, dat veel zelf wil doen maar geen telefoonspecialisten in huis wil halen", zegt Marc De Boeck.
Resultaat
Met drie vestigingen volledig voorzien van VoIP-telefonie, kan al een balans worden opgemaakt. Wordt de implementatie snel terugverdiend? En met welke voordelen dan precies? "Een exacte ROI-berekening kunnen we niet geven", tempert Marc De Boeck de verwachtingen. "We merken wel een sterke daling van de maandelijkse telefoonfactuur, maar door nieuwe projecten is er ook veel nieuw internationaal verkeer, waardoor een vergelijking met vroeger moeilijker is. Er zijn natuurlijk delen waar we de kostenbesparing heel nauwkeurig kunnen berekenen. De kost van het telefoonverkeer tussen Mechelen, Leiden en Romainville, bijvoorbeeld, is volledig weggevallen. Daar kunnen we precies berekenen hoeveel ons dat vroeger gekost zou hebben." Algemeen is de Mechelse factuur voor telefonie met 60% gedaald, zelfs met een stijging van het telefonieverkeer.
Maar het is niet alleen de weggevallen kost van de telefonie die mee zal bijdragen aan het terugverdienen van de investering. Ook het centraal beheer van alle VoIP-toestellen zorgt voor een kostenverlaging. "En dan hebben we het nog niet gehad over de voordelen voor de eindgebruiker", vult Marc De Boeck aan. "Voor onze onderzoekers bijvoorbeeld is het veel gemakkelijker om naar andere werkplekken te verhuizen: ze hoeven gewoon hun eigen toestel in het beschikbare muurcontact te pluggen en ze zijn meteen voorzien van hun persoonlijk nummer en telefooninstellingen. Ook de beschikbaarheid van een centraal telefoonboek en de mogelijkheid om de draadloze DECT-toestellen mee te nemen naar andere locaties met behoud van het nummer zijn bijkomende troeven."
Verdere besparingen worden ook gerealiseerd met de reeds bestaande infrastructuur voor videoconferencing, zodat heel wat zakenreizen overbodig gemaakt worden. "We zijn steeds op zoek naar de beste oplossing en de feedback van onze onderzoekers heeft ons ervan overtuigd dat dat in de meeste gevallen zo goed is als ‘live’ vergaderen."
