Vermijd een ongelukkig huwelijk
Sommige outsourcingscontracten kan je vergelijken met een ongelukkig huwelijk. Het begint veelbelovend, maar na een tijdje beginnen de partners naast elkaar te leven. Alle goeie intenties ten spijt, komen de twee uiteindelijk terecht in een verstandshuwelijk dat enkel dient om het contract uit te maken.
Een outsourcingshuwelijk begint met een speeddate, waabij de verwachtingen nog hooggespannen zijn. Er worden afspraken gemaakt over hoe men de spaarzame tijd en resources zal delen. In een volgende fase (mediation) merkt men dat in de praktijk niet alles loopt zoals verwacht.
Dus maakt men opnieuw goede voornemens en schakelt men eventueel een relatietherapeut in die de problemen moet wegnemen. De laatste fase, het verstandshuwelijk, is niets anders dan het uitzitten van het contract en het in stand houden van de broze verstandhouding die men nog heeft.
Net als bij een ongelukkig huwelijk ligt de oorzaak van een onbevredigend outsourcingscontract in de moeizame relatie tussen de beide partijen. In dit geval de uitbestedende organisatie en de ICT-leverancier.
Leer elkaar kennen
De grootste problemen bij outsourcing komen, net als bij een relatie, voort uit een gebrekkige kennis van elkaars organisatie (doelen, processen, cultuur, besturing, capaciteiten). Daarnaast is het zo dat men de complexiteit van de situatie vaak onderschat – op gebied van ICT, organisatieprocessen en besturing – en dat men een gebrekkige basis van vertrouwen, ervaring en inzichten heeft om op korte termijn een goed ingespeeld team te kunnen vormen.
Beter voorkomen dan genezen?
Ga dus doordacht te werk bij het aangaan van een sourcingsrelatie en laat de relatie zich geleidelijk ontwikkelen. Een aanpak die je hierbij kan gebruiken is relationship-based sourcing. Dit zorgt aan de zakelijke kant van de relatie voor goede prestaties en risicomanagement. Aan de relationele kant creëert het de voorwaarden om een goede samenwerking tot stand te laten komen en te ontwikkelen.
De aanpak berust op drie pijlers:
- Beheer de ICT-functies als een portfolio van transacties en vaardigheden.
- Zorg voor helderheid in doelstellingen en eigenaarschap. Voor het besturingsmodel zijn realisme en transparantie van doorslaggevend belang.
- Bouw de relatie geleidelijk aan uit. Hierdoor worden de wederzijdse afhankelijkheden en de complexiteit van de samenwerking geleidelijk aan opgebouwd.
Bloeiende relatie
In het licht van sourcingrelaties zal een relatie die de tijd krijgt zich stapsgewijs te ontwikkelen, voor alle betrokken partijen optimale toegevoegde waarde leveren en lange tijd standhouden. Hierdoor blijft de relatie vitaal en is het voor beide partijen aantrekkelijk om erin te blijven investeren. Vergeet bovendien niet dat, net zoals bij een huwelijk, je aandacht moet blijven hebben voor elkaar, in elke fase van de relatie.
