Hoe selecteert u de juiste bedrijfsbrede software?

Weet u wat een bedrijfsbreed softwarepakket voor u kan betekenen? Onderzoek de mogelijke functionaliteit en bekijk hoe een en ander in zijn werk gaat. Alex Dossche van DBFACTw licht toe.

Al te vaak krijgt een leverancier van software bedrijven en bedrijfsleiders voor zich die totaal niet vertrouwd zijn met de mogelijkheden van de software. Bovendien brengt een schrikwekkend hoog aantal bedrijfsleiders de eigen bedrijfsprocessen weinig of nooit écht in kaart. Zij missen inzicht in wat er binnen het bedrijf gebeurt. Ze kunnen daarom ook niet definiëren waarom iets fout gaat en wat de corrigerende maatregelen zijn. Toegegeven, het is geen gemakkelijke opdracht maar het inzicht in de processen blijft de essentiële vereiste voor de selectie van bedrijfsbrede software. En toch blijven veel managers beslissingen nemen over de aankoop van software op basis van hun gut feeling…

Vorm een stuurgroep
Een goed startpunt is een lijstje met wat u graag veranderd zou zien in uw bedrijf of waar uw medewerkers keer op keer problemen mee ondervinden: bepaalde artikelen die niet op voorraad zijn, klanten die worden beleverd hoewel ze hun facturen nog niet hebben voldaan, afrekenen tegen verkeerde prijzen, enzovoort. Wellicht is het ook een goed idee om een aantal werkgroepjes op te starten. Duid voor iedere werkgroep een verantwoordelijke aan die rapport uitbrengt in de maandelijkse of wekelijkse stuurgroep ‘software’. U zult zien dat de betrokkenheid en de kritische opstelling van uw medewerkers heel wat interne bedrijfsprocessen in vraag stellen – en eventueel zelfs verbeteren.

Schrijf een lastenboek
Na verloop van tijd bekomt u zo een basisdocument waarin de processen beschreven staan. Dat document kunt u later gebruiken als basis voor het lastenboek: de beschrijving van de gevraagde functionaliteit. Uit ervaring weet ik dat dat soort documenten een zegen is voor de potentiële leverancier. Op basis van het document kan de leverancier gerichte oplossingen aanbieden en kan hij het lastenboek gebruiken als basis voor een degelijk, onderbouwd en verdedigbaar contract. Het document beschrijft immers wat de klant wenst te bereiken, niet wat hij wenst aan te kopen.

Uiteraard is het resultaat belangrijker dan de aangewende middelen en kunt u dus maar beter een resultaatsverbintenis opstellen. Het resultaat: dat is waar u het uiteindelijk voor doet. Onlangs hoorde ik nog een sterk verhaal van een softwareleverancier die spijkerharde garanties gaf op basis van no pain, no gain. Indien na een bepaalde termijn de voordelen van de implementatie van zijn software niet zichtbaar, voelbaar en meetbaar zouden zijn, dan zou de leverancier de aankoopprijs van zijn software crediteren…