Dé trend: bring your own device

BYOD is een van dé trends van dit moment. Het staat voor bring your own device, waarbij werknemers hun eigen pc, smartphone of laptop kiezen of van thuis meebrengen. Vrijheid, blijheid natuurlijk, maar wat vindt de IT-afdeling ervan?

De botsing is frontaal. Twee vooraanstaande evoluties in bedrijven, en hun IT-afdeling in het bijzonder, staan haaks op mekaar. Enerzijds is er de nood die bedrijven hebben om zo veel mogelijk te consolideren en te standaardiseren op een beperkt aantal technologieën, onderdelen en fabrikanten. Want standaardiseren betekent efficiënter werken en besparen op servers, pc’s en smartphones.

1. Hoezo, bring your own device?
De tweede trend gaat echter lijnrecht in tegen die van consolidatie en standaardisering: die van consumerization, waarbij consumentenelektronica en -toepassingen hun weg vinden naar ondernemingen. Het is een tendens die volgens sommigen evenveel impact heeft als de doorbraak van de pc of het internet.

Al is het maar omdat de eindgebruiker de touwtjes voortaan zelf in handen krijgt. En die eindgebruiker heeft dan ook een duidelijke voorkeur ten aanzien van de toestellen die hij op kantoor wil gebruiken. Het is een evolutie waar haast elke organisatie mee te maken krijgt.

“Zo merk je vandaag dat de zogenaamde consumententechnologie en professionele apparatuur steeds meer naar elkaar toegroeien. De grens tussen die twee werelden vervaagt”, stelt Erin Kurusz Walline, director Business Client User Experience bij Dell.

“Sommige snufjes, zoals een webcam of een headset, waren tot voor kort enkel bestemd voor thuis-pc’s. Maar nu duiken ze ook meer en meer op bij professionele gebruikers”, stelt ze. “Ook de mogelijkheid om de pc te personaliseren met een bepaald kleurenpatroon of motief, wint in bedrijven aan belang.”

Maar de trend gaat nog verder. Zo eisen steeds meer eindgebruikers toegang tot toepassingen vanaf apparaten zoals iPhones en iPads, die ze zelf hebben aangeschaft en die IT traditioneel weigert te ondersteunen. Twee of drie jaar geleden toen in onze contreien de eerste iPhones opdoken, viel deze evolutie nog enigszins af te zwakken.

Maar sinds een dik jaar, met de opmars van tablets als de iPad, is het hek op kantoor van de dam. Vooral businessmanagers gingen plat voor het toestel. “En wat ga je als IT-manager doen als de CEO voor je staat en hem je gloednieuwe iPad toont, met het vriendelijke verzoek om die bedrijfsklaar en veilig te maken?” zegt Stephan Moelans, algemeen directeur van Siemens Enterprise Communications.

Bovendien staan we nog maar aan het begin. Tablets zetten bijvoorbeeld hun opmars verder. IDC schat dat de verkoop bijna zal verdriedubbelen: van 17 miljoen verkochte tablets (waaronder dus vooral de iPad) vorig jaar tot 45 miljoen dit jaar. Andere bureaus, zoals IHS iSupply, voorspellen zelfs een nog forsere groei.

Belangrijk is bovendien dat de zakelijke markt in de verspreiding van de iPad een alsmaar belangrijkere rol speelt. Adviesbureau Deloitte verwacht bijvoorbeeld dat bedrijven dit jaar zullen instaan voor een vierde van alle tablet-aankopen. Een aandeel dat in 2012 nog verder zou toenemen.

Dat is behoorlijk opmerkelijk voor een apparaat dat aanvankelijk in eerste instantie voor mediaconsumptie werd aangezien. Ook heel veel niet-IT-profielen zoals advocaten en accountants gingen al overstag. Al gaat het vaak om privétoestellen die (al dan niet stiekem) worden meegebracht naar kantoor.

Inmiddels heeft het verschijnsel een eigen naam gekregen: BYO, van ‘Bring Your Own’, al wil het laatste woord nog wel eens verschillen. Het begon als ‘BYO Computer’ en werd uiteindelijk ‘BYO Device’ of ‘BYOD’, als om aan te geven dat het hek van de dam is. Steeds meer werkgevers geven het op om hun personeel nog beperkingen op te leggen qua te gebruiken apparaten. Voortaan brengt iedereen gewoon zijn eigen spullen mee.

Voilà, opgelost.

2. Van wie is de hardware dan?
Dat hangt van de situatie af. Het idee van BYOD werd voor een flink stuk gedragen vanuit zelfstandige of freelance medewerkers. Zij werken voor een bepaalde, beperkte periode voor een bedrijf, waarbij ze vaak met bedrijfskritische software en gevoelige data in aanraking komen, om vervolgens door te stromen naar een volgende klus, dikwijls bij een ander en mogelijk zelfs concurrerend bedrijf.

Voor vaste werknemers trachten bedrijven en organisaties de werknemer dan bijvoorbeeld steeds meer keuze te bieden dan voorheen. “Zo startten wij bij de FOD sociale zekerheid een pilootproject met een aantal iPads voor onze ambtenaren”, vertelt topman Frank Van Massenhoven.

Maar dat is bij de overheidsdienst nog maar het begin. Binnen een klein jaar loopt het huidige contract met hun vaste laptopfabrikant af, en daarom denkt Van Massenhoven eraan om zijn personeelsleden een combinatie van laptop en tablet aan te bieden als alternatief voor een snelle of krachtige laptop.

Bij een privébedrijf als Siemens biedt men de medewerkers een forfaitair bedrag aan voor een gsm en eventueel ook een tablet-pc. Waardoor de werknemers uiteindelijk zelf een keuze maken. Voor hun laptop kunnen ze kiezen uit een beperkt aantal modellen. Al ziet Stephan Moelans de trend verder evolueren. “Vroeger was er geen keuze, nu beslist de gebruiker steeds meer zelf. Die trend volgen wij”, stelt hij.

3. Werken we dan ook beter?
Vanuit HR-standpunt valt er wel wat te zeggen voor de BYOD-aanpak. Volgens een wereldwijd onderzoek onder 1.100 mobiele medewerkers in opdracht van iPass, een leverancier van zakelijke mobiliteitsoplossingen, zou personeel dat mobiele apparaten zowel voor het werk als voor privétoepassingen gebruikt gemiddeld 240 uur per jaar méér werken dan personeel dat dit niet doet.

Het toenemende gebruik van diverse apparaten zoals laptops, tablets en smartphones, die verbonden zijn met allerlei netwerken, heeft in de meeste bedrijven de dynamiek aangezwengeld, beaamt Erin Kurusz Walline, die lange tijd in de user experience-afdeling van Dell werkzaam was.

De tijd is voorbij dat gebruikers een aanvraag doen die vervolgens door IT wordt geweigerd. “BYOD is de erkenning van het feit dat niet alle medewerkers op dezelfde manier werken.” Het loont volgens haar de moeite en soms ook de investering om hun productiviteit te verhogen door een bredere reeks hardwareplatformen te ondersteunen en zelfs aan te moedigen.

4. Wie verliest bij BYOD?
Als alle medewerkers die zelf hun apparaten mogen kiezen of kopen zogenaamde winnaars zijn, dan zijn er ongetwijfeld ook verliezers. Fabrikanten die misschien minder sexy zijn, maar wel een goede aanpak hebben qua beheer en beveiliging bijvoorbeeld, en daardoor traditioneel eerder door de IT-afdeling gekozen worden.

Zo duikt de BYOD-trend op als een van de verklaringen waarom een bedrijf als Research in Motion (RIM), fabrikant van de BlackBerry en wereldwijd de tweede grootste fabrikant van smartphones, momenteel een moeilijkere periode beleeft.

Als veel werknemers opteren voor hun eigen smartphone, dan is dat vaak geen BlackBerry. Zo komt RIM qua ‘coolfactor’ de laatste jaren meer en meer onder druk van toestellen als de iPhone en smartphones op basis van Android. “Wij erkennen dat niet iedereen op kantoor met een BlackBerry werkt”, weet Karen Verheyden, senior salesmanager BeLux bij Research in Motion.

“Daarom dat wij ook een toepassing aanbieden die smartphones van andere fabrikanten helpt beheren. Toch is de consumentenmarkt voor RIM intussen de absolute focus voor zijn marktgroei. “Zowat 80 procent van onze nieuwe gebruikers wereldwijd zijn consumenten, en geen bedrijven”, stelt Karen Verheyden. Alleen in ons land lijkt de consumentenmarkt voor BlackBerry nog wat achterwege te blijven, mede omdat de deals met operatoren in tegenstelling tot in de buurlanden vaak uitblijven.

Een andere verliezer is de IT-afdeling. Voor menig IT-afdeling is BYOD een nachtmerrie, om te voorkomen dat er geen vertrouwelijke gegevens op de toestellen achterblijven bijvoorbeeld. Want die gaan na de werkuren mogelijk allemaal mee naar huis. Daarom dat fabrikanten zoals BlackBerry met oplossingen komen waarbij privé- en professionele data kunnen worden gescheiden. Als iemand zijn toestel verliest, of het bedrijf verlaat, kunnen de bedrijfsdata gewist worden.

Toch is niet iedereen het ermee eens dat meer keuze voor de gebruiker sowieso ook meer last voor de IT-afdeling betekent. “Wij geven de gebruiker niet alleen meer autonomie in de aanschaf van de toestellen, maar ook in de installatie ervan. Zo wordt de IT-support bij ons lokaal tot een minimum beperkt”, stelt Stephan Moelans van Siemens.

5. En hoe zit het dan met de beveiliging?
Bij veel hippe hedendaagse toestellen, zoals de iPad of iPhone, gaat het om een stille revolutie. Het gros van de toestellen is namelijk aangekocht voor privégebruik. Medewerkers sluizen die dan vaak op eigen initiatief hun organisatie binnen.

Volgens een recente studie van IDC in opdracht van Unisys worden er twee keer zoveel iPhones, iPads en andere tablets aangesloten op het bedrijfsnetwerk dan de IT-verantwoordelijken zelf aangeven. Terwijl het bij de meeste ondernemingen niet de bedoeling is dat medewerkers voor dergelijke toestellen zomaar de bedrijfsinfrastructuur aanwenden.

Toch hebben IT-managers intussen een resem technologische opties. Beveiliging verschuift bijvoorbeeld meer naar het netwerk, in functie van toelating van bepaalde toestellen op basis van de identiteit van de gebruiker. Ook encryptie van data komt meer ter sprake. Desktopvirtualisatie is een ander voorbeeld van een technologie die een werkbare oplossing moet bieden voor BYOD.

De smartphones of tablets worden dan bijvoorbeeld ingezet als ‘domme’ terminals, waarop in een browser applicaties worden getoond die in feite draaien op een server in het datacentrum, en waarbij afbeeldingen van de gegevens naar draagbare schermen worden gestuurd via een beveiligd virtueel privaat netwerk of VPN.

Sommige bedrijven houden wat confidentiële data betreft voet bij stuk. Kraft Foods in de VS geeft bijvoorbeeld een ‘substantiële’ BYOD-vergoeding aan mobiele medewerkers die apparatuur willen aanschaffen die ze ook voor het werk gebruiken. Alleen doet het concern dit alleen voor medewerkers die voor hun werk geen gebruik maken van vertrouwelijke informatie.

Bovendien blijft het niet bij de toestellen zelf. “Een iPad en vooral een iPhone is ook populair door de achterliggende toepassingen zoals hun online-applicatiewinkel, de appstore”, vertelde technologieondernemer Peter Hinssen onlangs op een event van IT-dienstenleverancier Amplexor.

Steeds meer toepassingen en data komen terecht in de cloud en vallen buiten het alziend oog van IT. “Hier als IT-verantwoordelijke tegen vechten lijkt me een verloren strijd. Je moet hier een policy voor opstellen en duidelijk maken dat sommige toepassingen bijvoorbeeld toch best een beroep doen op je interne IT-voorzieningen”, vindt Hinssen.

“Het is net alsof je je kinderen duidelijk maakt dat één pintje nog wel kan als ze met de wagen gaan rijden. Maar dat vijf er zeker te veel zijn, en tien ronduit gevaarlijk.”

Welke apparaten kiezen?
Als we al zelf onze toestellen mogen kiezen, welke zijn dat dan? Tot voor een paar jaar was het nog gemakkelijk en had iedereen een pc en kwam daar een gsm bij. Maar die pc werd alsmaar draagbaarder en de gsm werd een smartphone.

En bovendien dook dan nog een tablet als de iPad op, die stilaan doorbreekt. Waardoor veel kantoorwerkers intussen al drie toestellen gebruiken. Want op zich is zo’n iPad geen alternatief voor een laptop, die veel beter geschikt is om er veel en lang op te typen. “Zelf heb ik nog wel een laptop, maar die gebruik ik voornamelijk nog om mijn e-mail te sorteren”, stelt Frank Van Massenhoven van de FOD Sociale Zekerheid.

Bovendien beginnen meer en meer toestellen te convergeren. Zo stelde Dell onlangs de Inspiron Duo voor. “Een combinatie tussen een laptop en een tablet en een soort van tabletvervanger”, haalt Erin Kurusz Walline van Dell aan. Ook andere merken kwamen met dergelijke combinatieproducten op de markt, zoals tablets met een kleiner scherm als een soort kruising tussen een tablet en een smartphone.

Stephan Moelans van Siemens Enterprise Communications denkt dat de tablet-pc binnenkort wel eens de goede oude desktop zou kunnen vervangen. “Dan gaat het bijvoorbeeld om een toestel met een draagbaar touchscreen, dat op je bureau weer ingehaakt kan worden.”

Qua apparaten om mee te brengen, is er dus nog keuze genoeg.