Vier letters die uw IT-manager doen huiveren

Notebooks, tablets, smartphones. De toestellen op de werkvloer schieten als paddenstoelen uit de grond. Uw mensen brengen ze namelijk van thuis mee. BYOD of Bring Your Own Device is de naam van de trend. Leuk voor de gebruikers, maar uw IT-manager krijgt er een punthoofd van.

De traditionele pc krijgt duchtige concurrentie. De komst van de iPad en de opmars van smartphones met aanraakscherm introduceerde een nieuw soort toestellen op de werkvloer. “De klemtoon ligt hierbij op het consumeren van informatie. Veel minder op het produceren van informatie”, kadert Monica Basso, Research Vice President bij Gartner Research.

De impact is groot. Toestellen met aanraakscherm die mobiel zijn zetten vandaag de lijnen uit. Het feit dat Windows 8, het nieuwste besturingssysteem voor pc’s, door Microsoft wordt afgestemd op dat van Windows Phone 7, hun besturingssysteem voor smartphones, is veelzeggend.

Tablet
Voor bedrijven wordt het, zeker op korte termijn, een stuk complexer om overzicht te bewaren op hun park van pc’s en andere devices. Er zijn meer technologieën, nieuwe vooraanstaande partijen (zoals Apple en Google met het Android besturingsysteem) en dus ook meer types van toestellen.

“Bovendien verandert de markt zeer snel. Van Android komt er bijvoorbeeld om de zes maanden een nieuwe versie uit”, haalt Basso aan. Niet in het minst de zakelijke doorbraak van de tablet pc, en de iPad in het bijzonder, valt op.

Die blijkt populair bij heel wat managers, al is het toch vooral als bijkomend toestel. Monica Basso: “Heel weinig  bedrijven en gebruikers zien hun tablet als vervanging van hun bestaande laptop. Het zal lange tijd het derde toestel blijven voor de meeste gebruikers, naast de laptop en de smartphone."

"Voorlopig zijn er ook nog niet genoeg applicaties die worden ondersteund voor een tablet pc. Al is dat een kwestie van tijd”, denkt Basso. In de toekomst verwacht de Gartneranaliste wel dat de traditionele pc en de tablet naar mekaar zullen toegroeien.

New user
Meer en meer toestellen betekent onvermijdelijk dat ook je bedrijfstoepassingen en data op steeds meer toestellen terecht. Een evolutie die Jeetu Patel, Chief Strategy O cer bij EMC IIG, omschrijft als de opmars van de new user. “Men heeft het altijd over de jonge generatie die erg vertrouwd is met technologie. Maar de new user zijn wij allemaal”, stelt hij.

De gebruiker wil vandaag keuze, in de toepassingen om met anderen te communiceren. Naast e-mail kiest hij bijvoorbeeld voor sociale media of instant messaging. “Ikzelf gebruik een zestal verschillende toestellen”, haalt Patel aan. “Een Windows-laptop, een Mac, een smartphone, twee iPads en een e-reader. Ik denk dat bij een doorsnee gebruiker het gemiddelde aantal op termijn op drie zal komen te liggen.”

Veel van die nieuwe toestellen worden door de gebruikers zelf aangekocht. “Natuurlijk gaan de meeste werkgevers jouw iPad niet betalen. Het is voor de meeste medewerkers niet hun voornaamste toestel. Dat deert de gebruiker niet, want die brengt, helemaal in de trend van BYOD – een term die op Google al goed is voor meer dan een half miljoen resultaten – zijn toestellen zelf mee naar kantoor.

De trend wordt gedreven doordat je medewerkers met hun pc, smartphone en internetverbinding thuis vaak beter zijn uitgerust dan op kantoor. Al druist de opmars van nieuwe, persoonsgebonden toestellen wel in tegen de aanpak die jaren gold in bedrijven. Ze standaardiseerden jarenlang hun toestellen naar één of een beperkt aantal fabrikanten of modellen. BYOD gaat hier regelrecht tegen in.

Dropbox
Bedrijven die als leidraad BYOD ten volle ondersteunen zijn eerder zeldzaam. Een aantal Belgische bedrijven, vaak uit de IT-sector, zoals Siemens Enterprise Communications of Mobistar, bieden hun medewerkers een forfaitair bedrag aan waardoor ze zelf hun mobiele toestel of tablet pc kunnen kiezen en meebrengen. Vaak binnen een vastgelegd aanbod.

“Fiscaal is dat trouwens geen makkelijk verhaal”, merkt Marc Lambotte van Unisys op. “Zo’n tegemoetkoming wordt door de fiscus namelijk aanzien als voordeel in natura”, merkt hij op. Andere bedrijven proberen de trend rond BYOD net tegen te houden. “Ze verbieden dan, vaak op aansporen van hun eigen IT-afdeling, het gebruik van andere toestellen dan diegene die standaard worden aangeboden", weet Lambotte.

“Maar besef dat de gebruiker uiteindelijk altijd wint.” Andere bedrijven kiezen dan weer voor een vrij open aanpak ten aanzien van toestellen, zoals iPhone of iPad, die werknemers van thuis uit meebrengen."

“Wij proberen nieuwe technologieën zo goed als mogelijk te ondersteunen. We standaardiseren op een beperkt aantal fabrikanten voor volledige ondersteuning, maar andere technologie kan dus ook. Als ICT-manager kun je dat moeilijk tegenhouden”, vertelt Harold Ryckaert, CIO bij HR-dienstverlener SD Worx. Een iPad kan bij SD Worx dus perfect.

“Al is het maar omdat Apple de toegang tot de toestellen strikt afschermt. Op die manier outsource je voor een stuk je individuele devicebeheer bij Apple." Enkel met opslag van data en documenten door werknemers op internet, via online toepassingen zoals Dropbox, heeft Ryckaert een probleem. “Dat houden we toch nog bewust tegen op kantoor. Op de duur heb je als bedrijf totaal geen zicht meer waar je bedrijfsdata staan.”

Alternatief
De hele trend rond BYOD bevestigt dat de machtsverhoudingen op kantoor zijn veranderd. “Want in tegenstelling tot vijf à tien jaar geleden beschikt de gebruiker zelf over een alternatief. Help jij hen niet, dan behelpen ze zichzelf. Dus moeten ze wel een antwoord voorzien. Maar tegelijk blijft IT absoluut noodzakelijk”, meent Patel.

Binnen twee jaar zal 90 procent van de organisaties één of meerdere vormen van consumententoestellen ondersteunen. Dat wordt eenvoudiger omdat meer en meer data en toepassingen zich zogenaamd in de cloud bevinden en zo ook makkelijker te beveiligen zouden zijn.

Opmerkelijk hierbij is de opmars van toepassingen rond het zogenaamde mobile device management, die het beheer van alle toestellen in een organisatie onder hun hoede nemen. IT-managers beschikken intussen over een resem technologische opties om in te spelen op de nieuwe trend rond BYOD.

Beveiliging verschuift bijvoorbeeld meer en meer naar het netwerk, waarbij de toestellen worden toegelaten op basis van de identiteit van de gebruiker.

Sommige smartphones of andere mobiele toestellen beschikken intussen bijvoorbeeld over een afgescheiden privé gedeelte en een professioneel luik, waartussen snel kan worden overgeschakeld. Zo kunnen bedrijfsgegevens van op afstand worden gewist als een medewerker het bedrijf verlaat.

Rotzooi
Er is ook de optie om de smartphones, laptops of tablets in te zetten als ‘domme’ of ‘lege’ machines, waarop applicaties worden vertoond die in feite draaien op een server in het datacentrum, en waarbij de  gegevens worden doorgestuurd via een beveiligd netwerk. Desktopvirtualisatie, zoals het in het jargon wordt omschreven.

Veel mogelijkheden, maar ook nog wel wat uitdagingen voor de toekomst. Zo zal er nog heel wat water naar de zee vloeien vooraleer er een feilloos managementsysteem komt dat voor alle toestellen geldt, oppert Jan Stroombergen, Solutions Architect bij InterAct.

“Zo’n iPad bijvoorbeeld is dan misschien een fantastisch toestel voor de gebruikers, voor een IT-afdeling is qua beheer van de toestellen zelf een gigantische rotzooi.” Apple laat namelijk niet toe om er zelf toepassingen op plaatsen. “Qua centraal beheer is dat een ernstig probleem. Dat zal in de toekomst wel opgelost worden. Maar voorlopig zit je er wel mee.”