Het nieuwe werken: enkele praktijkvoorbeelden

Het nieuwe werken is een vlag die vele ladingen dekt, zeker als het gaat om de nodige voorzieningen. Dat bleek onlangs nog maar eens op een recent Business meets IT-seminarie. We bieden een zicht op de praktijk op basis van drie organisaties en hun verhaal.

Bedrijven zijn de voorbije jaren anders gaan werken. Meer en meer op diverse locaties en meer en meer op diverse tijdstippen. Met als gevolg dat teamwork belangrijker is geworden en ook dat bedrijven in technisch opzicht een aantal aanpassingen moeten doen. Dat toonden enkele bedrijven aan op een seminarie uit onze populaire Business meets IT-reeks.

1. De toestellen
Bedrijven werken anders dan pakweg tien jaar geleden. “We zijn mobieler, productiever en willen sneller beslissingen nemen”, stelt Kalman Tiboldi, innovatieverantwoordelijke bij TVH, een aanbieder van wisselstukken voor industriële voertuigen. Exponenten van deze verzuchtingen zijn nieuwe apparaten, zoals smartphones en tablets.

Toestellen die niet alleen mobieler zijn maar ook meer divers, vermits het gaat om een brede waaier van fabrikanten en leveranciers. “In onze organisatie ondersteunen we voor mobiele toestellen per definitie drie verschillende technologieën: BlackBerry, Android van Google en iOS van Apple. En dan gaat het alleen nog maar om de smartphones”, vertelt hij.

TVH doet voor het beheer en beveiliging (beveiligingsbeleid, encryptie, van op afstand blokkeren of wissen van data) van al deze toestellen een beroep op een zogenaamde mobiledevice-managementoplossing.

TVH volgt de trend van BYOD oftewel bring your own device, waarbij een organisatie de toestellen ondersteunt die eigenlijk door werknemers van thuis uit worden meegenomen. “BYOD ligt bij ons als aanpak op tafel”, beaamt Tiboldi. “De enige vraag is nog hoe we het concreet zullen doen en wanneer precies.”

Hij wijst ook op een aantal aandachtspunten. Privacy is er een van. “Via die huidige systemen rond mobiledevice-management kun je de toestellen goed beheren, maar tegelijk weet je bijvoorbeeld ook vrij nauwkeurig waar je medewerkers privé zich bevinden”, stelt hij. Al is er volgens hem vaak geen keuze.

“Neen zeggen tegen de BYOD-trend lijkt me geen goed idee. Daarom raad ik bedrijven aan om met de eindgebruikers in hun organisatie te praten. Begin met een pilootprogramma en voorzie diverse gebruikersprofielen. Maar besef dat je als organisatie tegelijk wat controle uit handen zal moeten geven.”

2. De werkplek
Het nieuwe werken wordt vaak ten onrechte gelijkgesteld met thuiswerk, maar het is meer dan dat. Het is je werk zo organiseren dat het onafhankelijk van tijd en ruimte kan gebeuren. Het was ook een overweging bij SaxSani, een verdeler van sanitair in Oost- en West-Vlaanderen.

Het bedrijf is de laatste jaren fors gegroeid en koos mede hierdoor twee jaar geleden voor een overgang van traditionele IT naar een centraal beheerde en beveiligde cloudomgeving. Hierdoor richtte de vijftiental individuele vestigingen en individuele klanten zich op het netwerk.

“Hardware en software worden centraal beheerd vanuit een datacenter van aanbieder Colt. Dat zorgt voor meer redundantie, stabiliteit en bandbreedte”, stelt Bart Declerq, CIO bij SaxSani. Maar ook voor de gebruikers zelf veranderde heel wat. “Wij trekken hiermee helemaal de kaart van virtualisatie op basis van een oplossing van Ebo.

Hierdoor kan iedereen met een USB-stick op elke pc inloggen en komt hij zo automatisch in zijn eigen omgeving terecht”, vertelt hij. Volgens Declerq zorgt deze manier van werken voor een groeipad. “Net zoals tien à twintig jaar geleden beschikken wij nog steeds over twee informatici. Alleen is het bedrijf en zijn omzet enorm toegenomen en moeten deze IT’ers niet de hele tijd van de ene vestiging naar de andere rijden om problemen op te lossen.”

3. De cloud
Decentralisatie is een van de basisprincipes bij het nieuwe werken. Het staat ook centraal bij cloudcomputing. Daar waar men bij SaxSani eigenlijk kiest voor een privécloud voor één bedrijf, bestaat er nog iets als een privécloud die vanuit één partij wordt aangeboden. Dit geldt voor Vera, het provinciaal steunpunt voor informatica.

De organisatie biedt lokale entiteiten, waaronder 65 gemeentebesturen, IT-infrastructuur aan en baseert zich hiervoor op hosted services, zoals hosted e-mail, websitehosting en hosted telefonie gebaseerd op IP.

“Tot voor kort boden we die diensten zelf aan, maar sinds kort baseren we ons op een zogenaamde privécloud die wordt aangeboden voor onze openbare besturen. Dat heeft voordelen zoals de afbouw van een eigen serverkamer, geen updates, back-ups of licentiebeheer meer. Maar ook geen opbouwdeskundigheid en geen permanentie”, aldus Freddy Deprez, directeur bij Vera.

Het principe van cloud en virtualisatie geeft organisaties ten slotte nog andere mogelijkheden of nevenverschijnselen. Zo voorziet Vera onder meer diensten voor lokale politiezones. “Vroeger ging het daar om twee gescheiden netwerken: het administratief netwerk en het politienetwerk. In de praktijk stonden op menig bureau in een politiekantoor twee toestellen.

De optie is om hiervan af te stappen door via de technologie van virtualisatie op één toestel de twee omgevingen aan te bieden”, vertelt Deprez. Alles in de cloud is momenteel echter niet aan de orde. “Vaak gaat het nog om een zogenaamde hybride oplossing, waarbij nog wel een koppeling wordt gelegd met de eigen server.”