Wat kun je doen tegen wanbetalers?

De betalingsmoraal in het Belgische bedrijfsleven lijkt eerder belabberd. “Het betalingsgedrag verbetert niet in ons land. Enkel de overheid zet bescheiden stappen vooruit.” wat is er aan de hand en wat kunt u er als bedrijf aan doen?

“Belgische ondernemingen blijven elkaar op een ronduit bedroevende wijze betalen”, zo titelde Graydon, een bureau voor handelsinformatie, op dramatische wijze onlangs in een persbericht. Zo zou 1 op 9 bedrijfsfacturen in ons land tot wanbetaling leiden.

Even toelichten: hierbij gaat het om facturen met meer dan 90 dagen vertraging of facturen die zelfs niet meer worden gehonoreerd. Hoeveel van die 1 op 9 uiteindelijk niet wordt betaald, kon men bij Graydon niet vertellen. Al benadrukt men daar dat transacties die langer dan 90 dagen onbetaald blijven zeer vaak verlieslatende transacties worden.

Ook al is een lichte verbetering merkbaar in vergelijking met pakweg een jaar of half jaar geleden, op lange termijn ziet de situatie er niet fraai uit. Op tien jaar tijd is het betaalgedrag van de Belgische bedrijven verslechterd.

“Toch valt het in ons land in vergelijking met de zuiderse landen van Europa nog best mee”, relativeert Thierry Maquet, creditratingofficer bij British American Tobacco. Onder die hoedanigheid werkt Maquet in ons land een zogenaamd ‘shared services center’ van de groep en bestudeert hij (en adviseert hij over) het betalingsgedag van klanten in een aantal Europese landen van de groep.

In die hoedanigheid heeft Maquet de rol van debiteurenbeheer aan belang zien winnen. “Van de pure verkoop is het verschoven naar het financiële luik”, stelt hij. “Het besef is gegroeid dat er pas echt iets is verkocht als het ook  daadwerkelijk is betaald.”

Cash is king
De huidige situatie noopt bedrijven om kort op de bal te spelen. “Van zodra onze Belgische klanten hun jaarrekening neerleggen, wordt dit gedetecteerd door een soort van alert systeem van aanbieder D&B. Dat wijst dan uit dat hun situatie verbetert of verslechtert”, aldus Maquet. De aanpak bevestigt de nood aan een strakke lijn. Want meer dan ooit geldt: cash is king.

“Debiteuren worden in vergelijking met enkele jaren geleden veel korter opgevolgd. Dit is ingegeven door de nood aan cash en het onzekere economisch klimaat”, weet Jean Weemans, expert in debiteurenbeheer bij D&B Belgium.

Door de aandacht voor liquiditeit staat debiteurenbeheer hoog op de agenda bij menig bedrijf. Terwijl er voor enkele jaren in veel organisaties eerder een soort van gedoogbeleid gold met het idee dat de klant uiteindelijk toch wel zal betalen.

Bij British American Tobacco krijgt elke klant zijn eigen betalingstermijn, die regelmatig wordt herzien. Al geeft Maquet toe dat hier ook de onderhandelingspositie speelt. Een groot bedrijf kan zijn kleine leverancier bijvoorbeeld lange betalingstermijnen opleggen. Ook hier speelt langs beide klanten de afhankelijkheid.

“Bij onze Belgische klanten zitten alle grote distributeurs in fast moving consumer goods. Hierdoor is er toch ook een beetje concurrentie onderling tussen hen.”

Toleranter voor klanten
Toch is het een dunne lijn. Want in tijden als deze zijn goede klanten uiterst belangrijk. “In de huidige crisis worden bedrijven meer geconfronteerd met falingen, klanten die afhaken omwille van budgettaire redenen en het minder binnen halen van nieuwe klanten”, vertelt Henri De Swaef die met CashFlowbyWeb een online toepassing en dienst aanbiedt voor het opvolgen van betalingen van debiteuren.

“Dit heeft tot gevolg dat ze bestaande klanten willen koesteren. Hierdoor is hun tolerantiemarge groter op het vlak van uitstel van betalingen. Met als groot gevaar dat ze zelf in de problemen komen”, meent De Swaef. “Want bedrijven zullen minder snel incassokantoren, deurwaarders of advocaten inschakelen”, stelt hij.

“Ik merk de jongste maanden dat gebruikers van onze toepassing overschakelen naar onze dienstverlening omdat ze niet graag achter hun klanten aanzitten.”

Lange termijn
Debiteurenbeheer is ook een kwestie van het selecteren van de juiste klanten. “Goed debiteurenbeheer begint niet bij de klanten, maar bij de prospecten”, vertelt Erik De Caluwe van Triple A Solutions. “Bedrijven die problemen ondervinden met hun cashflow, beperken zich hoofzakelijk tot curatieve maatregelen, terwijl zij die de crisis goed doorstaan dit mede te danken hebben aan een proactieve aanpak.

Zij wisten het klantenrisico al van bij het begin correct in te schatten en konden het opvolgen doorheen het ganse commerciële en operationele proces.” Dit vergt een langetermijnaanpak. “Wij zien bij klanten vaak acties op korte termijn. Het gaat dan om oplossingen zoals tijdelijke belacties of extra herinneringsbrieven.” Terwijl een structurele aanpak, volgens De Caluwe, de achterstallen terugdringt.

“Maar dit zien we slechts in een beperkt aantal gevallen. Dit zijn dan bedrijven die procedures installeren, hun databank op orde brengen, communicatiekanalen installeren met andere afdelingen of objectieven opleggen aan de hand van rapportages.”

Outsourcing
In het opvolgen van het betalingsgedrag van uw klanten geldt één vuistregel: hoe ouder een factuur, hoe minder kans op betaling.

“Er is bij bedrijven een groeiend besef dat ouderdom een van de belangrijkste bepalende factoren is voor het succes bij invorderen. Daarom bereiken ons ook steeds jongere dossiers. Het betalingsgedrag gaat er in ons land niet op vooruit, enkel de overheid zet bescheiden stappen vooruit”, meent Guy Colpaert, directeur bij Intrum Justitia.

“Sectoren vragen een specifieke aanpak. B2B en B2C verschilt bijvoorbeeld sterk, maar iedere sector – van zorgsector tot telecom – heeft zijn specifieke uitdagingen en oplossingen. Internationale invordering is bijvoorbeeld een echte specialisatie die intensieve samenwerking tussen eigen kantoren en exclusieve partners in andere landen vergt”, meent Colpaert, die ook een duidelijke tendens ziet naar outsourcing.

“Er is steeds meer bereidheid tot het geheel of gedeeltelijk outsourcen van het credit management proces, vanaf facturatie – en vaak soms vanaf de sales en marketing processen – tot het einde van de cyclus”, meent hij. Al is niet iedereen ervoor gewonnen.

“Uiteindelijk gaat het om je klantenrelatie”, stelt Thierry Maquet. “En dat is voor bedrijven toch ook niet evident. Want per slot van rekening wil je zelf een goede verhouding onderhouden met je klanten.”