Werken extralegale voordelen?

Extralegale voordelen sorteren niet altijd het gewenste effect: de werknemer maximaal belonen met een minimum aan extra financiële inspanning. De voordelen worden niet altijd gewaardeerd, en soms is de werknemer er zich zelfs niet van bewust. Hier kan software alvast een handje helpen.

Het lijkt een weinig boeiende activiteit, het gebruik van software voor het beheer van extralegale voordelen. Compensation & benefits management, zoals het in het HR-jargon vaak wordt genoemd, is dan ook meestal ver te zoeken in de productpagina’s van leveranciers van HR-software.

Nochtans komt er meer bij kijken dan vaak wordt gedacht, leert ons Franky Geldhof, hoofd van Oracle Benelux’ ERP-afdeling: “Ten eerste moet de applicatie ondersteuning bieden bij het vastleggen van de voordelenprogramma’s en plannen. Hierin wordt bepaald welke populaties recht hebben, hoe dat recht wordt bepaald, en of de werkgever dan wel de werkgever hiervoor een bijdrage moet leveren.”

Flexibele voordelen
De meeste toonaangevende pakketten bieden ook de mogelijkheid om de werknemer in selfservice te laten bepalen of hij of zij op dit recht ingaat, en op welke manier. Zo kan er ook ondersteuning geboden worden aan flexibele benefits en de inschrijving hierop die mogelijk periodiek dient bijgewerkt te worden, de zogenaamde cafetaria-plannen.

De werknemers zijn tevreden omdat ze een gevoel van controle hebben, de werkgever is tevreden omdat hij ontlast wordt van de administratieve werklast die hier anders mee gepaard gaat. “De applicatie moet ook ondersteuning bieden in de financiële afhandeling van de voordelen: ondersteuning bij de berekening en hoe deze op de loonfiche al dan niet in rekening wordt gebracht: als een inhouding, een premie of een tegemoetkoming”, vervolgt Franky Geldhof de rondleiding.

Dit gedeelte wordt ondersteund door de Payroll-module, en hier komen de interfaces met de software van de sociale secretariaten in het spel. Een verder weinig spannende module, want de meeste grote softwareleveranciers enerzijds en de vaakst gebruikte sociale secretariaten anderzijds ondersteunen de belangrijkste standaarden voor gegevensoverdracht.

Een derde belangrijk onderdeel is de rapporteringsmodule. Deze moet kunnen rapporteren over elk van bovenstaande aspecten, zowel extern als intern, zegt Franky Geldhof: “Enerzijds zijn er rapporten nodig voor externe dienstverleners, zoals de verzekeringsinstelling of het sociaal secretariaat, of naar overheidsdiensten zoals de RSZ. Anderzijds kan rapportering ook intern naar de werknemer, bijvoorbeeld in een Total Compensation Statement.”

Vooral dit laatste kan een enorm verschil maken bij het al dan niet toekennen van een extralegaal voordeel, meent Geldhof: “Een overzichtelijk compensation statement, een oplijsting van alle extralegale voordelen, kan verduidelijken wat op een loonbriefje vaak allesbehalve duidelijk is. En dat kan helpen wanneer je aan talent management doet, en dus talent probeert aan te trekken of te behouden.

Als je alle extralegale voordelen in één omvattend overzicht samenbrengt, kan dat vaak heel indrukwekkend ogen.” Geldhof wijst hierbij dan vooral op de niet-monetaire voordelen, zoals voordelige abonnementen via een personeelsvereniging. Een goed inzicht in uw extralegale voordelen is trouwens ook een voorwaarde om degelijk aan cafetaria-planning te gaan doen.

Pas als u beseft welke voordelen u hebt, hoeveel die voor u waard zijn, en hoeveel ze de werkgever kosten, kunt u ook met volle verstand van zaken een keuze maken uit alle aangeboden extralegale voordelen. Niet alleen beseft u ten volle wat dit u zal opleveren, u beseft tegelijk ook wat de werkgever hiervoor over heeft. Dat maakt een bewuste keuze en een grotere motivatie achteraf wel degelijk mogelijk.

Alleen blijkt het wettelijk kader niet zo transparant en staat een kluwen van regels en voorwaarden vaak in de weg van een degelijk uitgevoerd cafetaria-model voor de extralegale voordelen. Of, zoals Franky Geldhof het lachend verwoordt: “De software is er klaar voor, nu de overheid nog.”

SaaS
Maar wie jaarlijks tonnen geld moet neerleggen voor een softwarepakket dat u moet helpen bij het overtuigen van talent om zich aan u te binden, schiet uiteindelijk toch zijn doel voorbij? “Het klopt dat dit tot voor kort voorbehouden was voor grote bedrijven, en dan vooral de bedrijven die al onze ERP-modules hadden draaien,” erkent Franky Geldhof, “maar sinds enige tijd kan onze software ook ‘as a service’ (SaaS) worden aangeboden, en zo wordt het voor veel bedrijven wel betaalbaar. Dat kan het kantelpunt betekenen tussen het wel of niet inzetten van extralegale voordelen als concurrentieel voordeel voor uw bedrijf.”

Al hoeft u voor SaaS niet per se bij Oracle zelf terecht; ook andere leveranciers van HR-software hebben de cloud en het aanbieden van software als dienst al gretig omarmd. SD Worx-dochter Aspex, bijvoorbeeld, biedt al jaren de software van sociaal secretariaat SD Worx in een SaaS-model aan. “We doen dit al tien jaar, van toen we nog ASP (Application Service Provider) werden genoemd.

Dat merk je ook aan onze bedrijfsnaam”, glimlacht Petro Aerts, managing director van Aspex, dat overigens niet alleen de software van het eigen moederbedrijf aanbiedt maar ook pakketten van SAP, Kluwer en andere leveranciers van bedrijfssoftware.

SaaS is trouwens niet alleen aantrekkelijk omwille van de betaalbaarheid, argumenteert Petro Aerts: “Het biedt werkgever én werknemer de mogelijkheid om personeelsgegevens, inclusief de extralegale voordelen, te bekijken en te beheren van eender waar. Dus ook van thuis, zodat het gebruik van SaaS eigenlijk tegelijk een van de extralegale voordelen – het thuiswerken – mogelijk maakt.”