Strategische beslissingen: doordacht en niet te snel

De trend in veel bedrijven, en vooral de grotere, is duidelijk. Er werd en wordt bijzonder veel geïnvesteerd in de opslag van gigantische hoeveelheden gegevens, terwijl men niet altijd weet hoe de data om te zetten in informatie, inzichten en wijsheid. Bovendien worden de systemen zo snel dat de vertraging tussen operationele systemen, waar de transacties ontstaan, en de beleidsondersteunende, waar de inzichten ontstaan, quasi komt te vervallen.

Een dergelijke technologische evolutie is te zien in de opkomst van realtime-businessintelligence. Zodra de transactie is afgesloten komen de data op de dashboards terecht, soms met een vertraging van slechts enkele minuten of zelfs seconden. De grens tussen het transactioneel systeem en de businessintelligenceinfrastructuur kan zo goed als verdwijnen. Uitstekend, zou u denken, hoe vlugger, hoe liever … Of toch niet?

Postpakketten
Effciëntiemaatregelen hielpen traditioneel bij het verbeteren van operationele beslissingen. Hier gaat het erom de dingen juister en sneller te doen. Maar op tactisch en strategisch niveau gaat het om effectiviteit: eerder de juiste dingen doen, dan de dingen juist doen. Hoe hoger in de organisatie, hoe minder snel beslissingen genomen dienen te worden en hoe langer de tijdshorizon ervan is.

Realtime-BI is dan ook heel relevant op operationeel niveau, en is meestal onder de vorm van rapportage en dashboards terug te vinden. Op dit niveau moeten signalen heel vlug kenbaar gemaakt worden om er gevat en tijdig op te reageren. Strategische beslissingen daarentegen mogen niet ogenblikkelijk genomen worden.

Het gevaar bestaat immers dat er te vlug gereageerd zou worden en dat er symptomatisch wordt gereageerd. Dit is contraproductief. De strategie van een onderneming is een verzameling krijtlijnen waarbinnen we op middellange termijn onze koers bepalen. Een strategie houdt het best enkele jaren uit, en koerswijzigingen worden best weloverwogen gemaakt en niet holderdebolder.

Wil dit dan zeggen dat er voor realtime-BI geen plaats is? Absoluut niet: op operationeel niveau worden realtime-BI-functionaliteiten gebruikt om BI-functionaliteiten in een transactioneel systeem ter beschikking te stellen. Koninklijke PostNL biedt transparantie aan in het volledige bestelproces van pakketten. Zo kan een cliënt door middel van BI-functionaliteiten zo goed als ogenblikkelijk "zien" waar z’n pakket zich bevindt.

Hier zien we eerder de toepassing van BI-functionaliteiten in transactionele applicaties. En dit werkt uitstekend. Deze vervaging van de grenzen tussen transactionele en BI-systemen maakt de uitdaging om de juiste tools in te zetten voor de juiste doelstellingen alleen maar groter.

Beredeneerd
Dat bepaalde functionaliteiten voor specifieke doelstellingen een zegen zijn en een vloek voor andere, blijkt uit het vallen en opstaan van alerting en notificatie. Deze technologie werd indertijd als een heilige graal binnengehaald voor alle beslissingen. Maar senior executives werden plots gevoed met een veelheid aan operationele stimuli, alerts en berichten. Te pas en te onpas werden signalen gestuurd naar het bovenste echelon.

Realtime-BI moet daarom opletten om niet verkeerd gebruikt te worden. Het is dikwijls een slechte raadgever op strategisch niveau, maar een goede op operationeel niveau. Realtime-BI en scorecarding zijn dus niet echt verzoenbaar en eerder gevaarlijk om te combineren. Ogenblikkelijk reageren op symptomen is af te raden, beredeneerd en kalm beslissen des te logischer.