Slim investeren in uw bedrijf

De beste infrastructuur ter wereld stelt niets voor als die niet gepaard gaat met een verstandig businesscontinuityplan. Anders gezegd: wie een bescheiden maar gerichte investering doet in businesscontinuity is vaak beter af dan wie ondoordacht tonnen geld aan back-up tools besteedt. Hieronder enkele bedenkingen die u hierbij kunnen helpen.

U hebt meer dan u denkt
De infrastructuur die u met uw business continuity plan wil beveiligen en draaiende houden, is ruimer dan u denkt. “Er zijn altijd dingen die men over het hoofd ziet”, weet Jeff Schmidt, business continuity en governance manager bij BT, uit ervaring: “de voice-infrastructuur, de beveiliging, … alles wat niet meteen tot de toepassingen of gegevens behoort, dreigt wel eens overgeslagen te worden.”

U hebt meer redenen dan u denkt
De meest voor de hand liggende reden om aan business continuity te doen, is uiteraard het financiële aspect. U wil geen duizenden of meer euro’s verloren zien gaan omdat uw infrastructuur lange tijd onbeschikbaar was. Maar er zijn nog andere redenen. Governance bijvoorbeeld: in sommige sectoren en/of landen kunt u verplicht worden om een sluitend business continuity plan voor te leggen, en het ook regelmatig te testen.

Wil u nog meer argumenten? Wat dacht u van deze? Als u openlijk kunt pronken met een sluitend business continuity plan, zullen klanten sneller geneigd zijn om met u in zee te gaan. En u hebt meestal in de loop van dit traject uw medewerkers een beter zicht gegeven op de essentie van het bedrijf, wat vaak leidt tot een grotere betrokkenheid.

En dan is er nog het kostenbesparende argument: tijdens het opstellen van een business continuity plan botst u vaak op producten en processen die eigenlijk overbodig en/of inefficiënt zijn. Door deze te vervangen, verbeteren of verwijderen kunt u vaak heel wat kostenefficiënter werken achteraf.

U hebt niet alles dringend nodig
Wellicht de belangrijkste bedenking uit het rijtje. Alles binnen enkele seconden terug in werking krijgen is ondoenbaar of toch minstens onbetaalbaar. Het gaat hem dus om het maken van de juiste keuzes: welke toepassingen en/of gegevens heb ik het dringendste nodig, en welke kunnen enkele uren of zelfs dagen wachten?

Maar ook: welke partners zijn het belangrijkste voor mijn business, en moet ik dus het snelst terug mee in contact treden? Jeff Schmidt: “U moet uitmaken wat het levensbloed is van uw organisatie: de meeste bedrijven kunnen wel enkele uren zonder mail maar haast nooit zonder hun webportaal. En voor verzekeringsmaatschappijen is het telefoonsysteem vaak het belangrijkste onderdeel van de ICT-infrastructuur.

Alles heeft zijn prijs
Uit de vorige bedenking volgt deze: sommige delen van uw infrastructuur zult u beter beschermen om ze sneller terug in werking te krijgen dan andere. Daar zult u dan ook een hogere prijs voor moeten betalen. Dat klinkt als slecht nieuws voor een gemiddelde KMO: u hebt betere dingen om in te investeren dan in een oplossing waarvan u hoopt dat u ze nooit zult moeten gebruiken.

Maar als u voldoende afweegt wat u het snelste nodig hebt en hoe lang een eventuele onbeschikbaarheid uiterlijk mag duren, kan het kostenplaatje nog wel meevallen. “Voor maximaal één dag uitval rekenen wij 75 euro per maand per server”, zo illustreert Didier Van Speybrouck, CEO van Silicon Group, de prijsvork.

“Voor 150 euro per gebruiker per maand – bovenop de initiële investering voor uw mirroring infrastructuur van soms vele duizenden euro’s – kunt u bijna instant recovery krijgen. En natuurlijk zowat alles tussenin.”

Veel hangt dus af van het aantal servers en het aantal medewerkers dat hier gebruik van maakt. En van de toepassingen, vult Van Speybrouck aan: “Maar als het enkel kantoortoepassingen betreft, kunt u met Offi ce 365 al een betrouwbare back-upinfrastructuur voorzien voor slechts zes euro per gebruiker per maand.”

Denk aan de verborgen kosten
Bij het opstellen van een business continuity plan worden vaak enkele kosten over het hoofd gezien, die nochtans noodzakelijk zijn om het plan te laten werken, ondervond Didier Van Speybrouck al vaak: “Bij ontdubbeling bijvoorbeeld denkt men wel altijd aan de servers maar niet aan de connectiviteit.

Dat kan een fatale fout zijn want als bij uw catastrofe ook de communicatiekabel wordt geraakt die instaat voor uw connectiviteit, bent u niet veel met uw ontdubbelde server.”

Een ander voorbeeld van een verborgen kost zijn de kosten die gepaard gaan met het voorzien in een wettelijk kader voor thuiswerk, als thuiswerk deel uitmaakt van het business continuity plan, aldus Van Speybrouck: “Dit moet worden opgenomen in het arbeidsreglement en mogelijk komen hier ook extra kosten bij om uw medewerkers correct te voorzien van alles wat in het arbeidsreglement wordt vastgelegd.”

Medewerkers moeten willen meewerken Want alles staat of valt met uw medewerkers, weet Jeff Schmidt: “U mag nog de beste infrastructuur hebben opgesteld ter wereld en topklasse processen, als u uw werknemers niet hebt betrokken bij het hele business continuity traject en zij dus niet klaar zijn voor eventuele catastrofes, dan staat u nergens.”

Alles verandert
”De wereld rondom ons verandert zo snel dat u geregeld een grondige evaluatie moet maken, niet alleen van uw businesscontinuityplan zelf, maar ook van wat het tracht te beschermen”, waarschuwt Jeff Schmidt. “Misschien is uw DNA intussen al grondig veranderd sinds de laatste maal dat u uw businesscontinuityplan opstelde, en is het de hoogste tijd om uw prioriteiten te veranderen.”