10 tips voor uw document management-project

Een centraal systeem voor document & records management opzetten, betekent voor de meeste organisaties een belangrijke investering. Een goede voorbereiding is essentieel voor zo’n project. In 2010 stelde onderzoeksbureau Gartner immers nog dat één op drie dergelijke projecten mislukt.

Een systeem voor ‘document & records management’ laat toe om bedrijfsinformatie en processen elektronisch te beheren. De keuze van een tool is belangrijk, maar geheel ondergeschikt aan deze twee zaken. Sterk voorbereidend werk in analyse en organisatie is onontbeerlijk om de kans op slagen te maximaliseren.

Dit zijn alvast 10 aandachtspunten om een project goed in te zetten.

1. Sterk engagement van de directie
Evident? Elk project heeft een krachtige ondersteuning van de directie nodig. Maar een document management-project heeft vaak een zware impact op de eindgebruikers, die soms nog massaal met papieren documenten werken en dus moeten leren om digitaal te werken. Niet evident! Naarmate een document management-project bovendien de werkorganisatie zelf verandert, is het risico des te groter dat er obstakels zullen opduiken.

Hoe zal de organisatie reageren wanneer een bepaalde afdeling weigert om haar documenten in het systeem op te laden? Kan het projectteam rekenen op de steun van het topmanagement om de betrokkenen te overtuigen, of zonodig te verplichten.

2. Duidelijke afbakening van de zakelijke scope
Elke grote organisatie bevat tal van afdelingen, diensten, activiteiten… Zijn ze stuk voor stuk betrokken bij het documentenbeheer? Concentreert het project zich op enkele kerntaken van de organisatie, of ook de ondersteunende diensten?

3. Scope-definitie op het vlak van informatie
Elke organisatie ontvangt en produceert tal van documenten, die ze vervolgens moet beheren en bewaren. Is het nodig om alle documenten binnen de perimeter van het informatiebeheer te brengen? Of kunnen we ons beperken tot één of enkele disciplines binnen de organisatie?

Als eenmaal duidelijk is binnen welke perimeter het project loopt, moeten we alle documenttypes identificeren, die de nieuwe toepassing gaat beheren: wat is hun waarde? Het niveau van vertrouwelijkheid? Wie heeft lees- of schrijfrechten? Hoe (lang) moeten we ze archiveren ? Wat zijn de informatiebronnen? Wie raadpleegt ze? Welke integratie moeten we bijgevolg voorzien?

Deze oefening is bij uitstek geschikt voor een multidisciplinaire werkgroep waarin elke bedrijfsactiviteit is vertegenwoordigd, waaronder ook een jurist (en eventueel interne audit).

4. Functionele en niet-functionele noden identificeren
Na de scope-definities identificeert u de functionele noden voor elk element in de verwerkingscyclus (invoer, beheer, beschrijving, archivering, verspreiding…), de gewenste integratie met andere toepassingen, de veiligheidsaspecten, de vertrouwelijkheid, de verwachte opslagvolumes…

In functie van deze noden, zult u bijkomend functionele modules of complementaire software moeten aanschaffen.

5. Verwachte resultaten concreet en zakelijk verwoorden
Al te vaak zijn te verwachten resultaten verwoord in vage termen, à la “het systeem zal de gebruikers toelaten om efficiënter te werken”. Wat betekent ‘efficiënter’ voor een eindgebruiker? Zal de informatie sneller beschikbaar zijn? Hoe snel is aanvaardbaar?

Sommige organisaties streven dankzij dit soort projecten naar een maximale verwerkingsduur per dossier.

6. Positie van documentbeheer tegenover de andere toepassingen
Tal van toepassingen beheren en produceren documenten. De positie van het documentbeheer tegenover de andere toepassingen en hun documenten moet vooraf duidelijk zijn. Wat is juist de rol van het centrale documentbeheer? Welke functies moet elke andere toepassing verplicht afstaan aan het nieuwe beheersysteem? Zijn er uitzonderingen mogelijk?

Elke nieuwe toepassing of werkstroom kan harmonieus integreren met het documentbeheersysteem. U vermijdt zo dat nieuwe silo’s van informatie kunnen ontstaan.

7. Een organisatie opzetten
Een permanente organisatie moet de werking van het document managementsysteem ondersteunen: een scanning-eenheid, een expertisecentrum, een postkamer…

Binnen deze organisatie moeten duidelijke procedures gelden. Bijvoorbeeld: Wat gebeurt er met inkomende post? Welke werkstromen leiden tot het opstellen van uitgaande documenten? Op welk moment moet een document worden ingevoerd in het systeem? De werkstroom en de precieze rol van elke medewerker moet voldoende duidelijk zijn.

Het aantal verwachte gebruikers is ook een noodzakelijk gegeven om de ICT-oplossing correct in te schalen, zoniet riskeert u prestatieproblemen.

8. Competenties samenbrengen
Een documentbeheerproject waarbij u de hele organisatie betrekt, brengt heel wat kosten en dus ook risico’s mee. Het is essentieel dat u een dergelijk project toevertrouwt aan personen met de juiste competenties, zowel op het vlak van projectbeheer, als de analyse. Idealiter hebben deze personen (of minstens een deel van het team) al ervaring in dit domein.

In een tweede fase kunt u analisten, ontwikkelaars en een software-architect met audit-specialisatie bijkomend rekruteren en/of opleiden, in functie van de gekozen software.

9. Deelprojecten en prioriteiten vastleggen
Om te vermijden dat u de organisatie op zijn kop zet en om te vermijden dat doelstellingen te ambititeus worden en te lang op zich laten wachten, is het aangewezen dat u het project kunt opdelen in deelprojecten, die onafhankelijk van elkaar kunnen worden uitgevoerd, in functie van hun prioriteitsniveau.

Het is aangeraden om te starten met een deelproject waarvan de concrete resultaten voldoende belangrijk zijn voor de business en direct merkbaar zijn voor de eindgebruikers, zodat ze overtuigd raken van het nut van de nieuwe toepassing.

10. Opleiding voor stakeholders
Het is niet ongebruikelijk en zelfs normaal, dat een aantal belanghebbenden slechts een heel oppervlakkige kennis hebben van elektronisch documentbeheer. Dit kan leiden tot misverstanden, moeilijkheden tijdens interviews of werkgroepen, overspannen verwachtingen…

Wanneer alle stakeholders voor het project zijn aangeduid, organiseert u best een opleiding over de basisprincipes van documentbeheer, de typische functionaliteit…
Aarzel niet om een demo bij een andere organisatie te organiseren, die reeds met de technologie werkt. Een concreet voorbeeld werkt vaak beter dan de theorie.

Over de auteur:
Arnaud Hulstaert | Smals

Arnaud Hulstaert is Research Consultant bij Smals, de gemeenschappelijke ICT-organisatie van onze Belgische sociale zekerheid en gezondheidszorg. Hij is onder meer gespecialiseerd in Documents & Records Management, Digitale Archivering, Kennisbeheer en Data Quality. Hij behaalde een master (ULB) in de Oude Geschiedenis (2005) en in de Informatie- en Communicatietechnologie (2007).
Meer info: //blogresearch.smalsrech.be/?p=4343