Printen in de cloud en onderweg

De trends in de wereld van printing en document management zijn in veel gevallen een weerslag of gevolg van andere trends in IT: Het Nieuwe Werken, Cloud Computing en de iPad. Met een sterke focus op mobiliteit.

Ondanks het ietwat traditionele imago zit er flink wat beweging in de printermarkt. En dit op alle domeinen. De printers zelf lijken wat naar de achtergrond te verschuiven.

Zo kondigde fabrikant Lexmark aan dat het stopt met de ontwikkeling van inkjetproducten voor de zakelijke markt. Eerder trok het bedrijf zich ook al grotendeels terug uit de inkjetprintermarkt voor consumenten, maar ziet naar eigen zeggen ook zijn inkjetproducten voor de zakelijke markt onvoldoende renderen.

Andere spelers onderstreepten, deels ook in een naamsverandering, hun focus op documentoplossingen en minder op pure hardware. Maar ook op andere domeinen zijn er trends.

1.) Mobiliteit
De werkvloer is de laatste jaren gekenmerkt door een brede waaier aan technologieën en toestellen. “Medewerkers verwachten ICT-oplossingen die hun dagelijks werk ondersteunen.
Ze willen ook dat de informatie in de toepassingen automatisch doorstroomt naar de betrokken collega"s, zowel die  op de vierde verdieping als die aan de andere kant van de wereld”, vertelt Wim Vanhove, Director Managed Document Services bij Ricoh België.

Ook Vanhove merkt een sterke beweging naar mobiliteit in het gebruik van print machines, mede door het succes van mobiele toestellen, zoals tablets en smartphones, en de stijgende flexibiliteit die organisatie verwachten van medewerkers.

“Dit zet diezelfde organisaties er toe aan ook inzake ICT-diensten flexibele middelen aan te reiken. En dit op het vlak van onder meer printing, elektronisch documentenbeheer en content management. Dossiers en documenten dienen flexibel en vlot beschikbaar te zijn en dit in digitale vorm. Het moet ook mogelijk zijn om ze te kunnen afdrukken vanwaar men zich bevindt.”

2.) iPad
Een trend die nauw aansluit bij alles wat met mobiliteit heeft te maken, is de ipad. Maar omdat de iPad zo’n opmerkelijke opmars heeft gekend in het bedrijfsleven, brengen wij hem hier apart als bepalende trend. Uit cijfers van Computer Profile blijkt dat in de zakelijke markt de ipad goed is voor 80 procent van de tabletmarkt.

Enerzijds verhogen mobiele toestellen als de iPad de trend naar het zogenaamde mobile printing: ook onderweg kunnen printen.?Anderzijds worden documenten steeds meer op de iPad of via een laptop bekeken, en minder afgedrukt.

De impact van de iPad houdt in dat mensen meer scannen in functie van hun tablet. Ook op die manier kunnen ze documenten ook onderweg lezen. Toch merken we vandaag door de iPad nog geen grootschalige impact op het (dalende) printverbruik. Daarvoor zijn we, zo horen we bij diverse partijen, toch nog altijd zowat twee à drie jaar te vroeg.?

3.) Cloud
De cloud speelt overal een belangrijke rol, en dus ook in de wereld van printing en document management. Cloud zit in het verlengde van de trend naar de mobiele werkplek: van overal en altijd kunnen werken.

“Via bijvoorbeeld cloud-systemen kunnen medewerkers op het gewenste moment en locatie toegang krijgen tot alle documentatie”, vertelt Wilbert Hendriks, Product Manager document Solutions bij Sharp Benelux. Aanverwante  trend is het werken met de cloud vanuit het perspectief van printing en scanning.

“Steeds meer bedrijven kiezen voor oplossingen gebaseerd op cloud technologie, maar dan is het wel belangrijk dat alle systemen binnen de organisatie hierop aansluiten. Printers en multifunctionals zijn hierop geen uitzondering”, stelt Hendriks.

4.) Focus op document management
Ook al zijn het nog aparte wereld: het klassieke printen of scannen enerzijds en het beheer van digitale documenten anderzijds: ze ontmoeten mekaar steeds vaker. Denk maar aan de overname van Canon van het Belgische Iris dat zich specialiseert in document management en OCR, optical character recognition.

Niet alleen in de markt, maar ook bij organisaties bestaat een steeds toenemende nood om op een eenvoudige manier samen te kunnen werken met documenten.

“Steeds meer documenten en communicatie gebeurt de facto digitaal”, stelt Koen Meganck, oprichter van Smartdoc. “Maar tegelijk ziet Meganck de dualiteit groeien en hij illustreert dit met een voorbeeld.

“Een eenvoudig proces zoals offertes aanvragen en ontvangen, resulteert in een bestelbon, die ook per mail wordt gestuurd, waarna de levering vertrekt met een leveringbon, maar meestal nog op papier”, illustreert Meganck.

“Vergeleken met de kleinere gaan grotere organisatie met dit proces van printen versus digitale aflevering veel efficiënter om”, vindt hij.

Ook bestaande papieren archieven worden steeds vaker gedigitaliseerd om ze eenvoudiger toegankelijk te maken voor medewerkers.

Sharepoint
Daarnaast wordt de marktpositie die Microsoft met zijn SharePoint-platform inneemt steeds groter, onder andere door het nauw aansluit bij de Microsoft-omgeving, die kantoorgebruikers dagelijks hanteren. Ook veel printerfabrikanten leggen vandaag een koppeling met Microsoft Sharepoint zodat hun toepassingen aansluiten bij Sharepoint.

Al is er toch enige voorzichtigheid geboden. “De eenvoud van toepassingen als Sharepoint heeft een wildgroei tot gevolg, en brengt de nood aan strikte richtlijnen voor een organisatie meer en meer aan de oppervlakte”, vindt Filip Evenepoel, Vice President Business Solutions bij Trasys.

5.) Focus op bedrijfsprocessen
Uit onderzoek van IDC, in opdracht van Ricoh, blijkt dat meer dan 83 procent van de respondenten van oordeel zijn dat het optimaliseren van document gedreven bedrijfsprocessen de omzet met gemiddeld 10 procent kunnen verhogen.

Tegelijk kunnen ze de zogenaamde ‘time to market’ met 13 procent versnellen.

Ook andere bedrijven zien nog een nood in het verbeteren van de bedrijfsprocessen. “De overgrote meerderheid van de ondernemingen hebben de afgelopen jaren hun productieprocessen geoptimaliseerd, maar slechts weinigen hebben dat ook al gedaan voor hun bedrijfsprocessen”, oordeelt Ivo Muller, Printing & Document Division Leader bij Computacenter.

Vrij vertaald: er is in het verleden al flink bespaard op de "hard cost" van het printerpark, terwijl er nog te weinig aandacht gaat aan het efficiënter maken van het hele proces van documentbeheer en printen.

“Efficiënter werken is immers ook een middel om kosten te drukken en eventueel ook om de omzet te verhogen”, besluit Muller.