Hoe evalueert u het rendement van uw ERP?

“Hoeveel gaat het kosten en wanneer gaat het beginnen opbrengen?” Die vraag krijgen we van klanten voor ze investeren in een nieuw ERP-systeem. Zonder zicht op rendement halen we niet graag onze portefeuille boven. Via deze calculator van Microsoft kunt de ROI al vooraf berekenen. Om het concrete rendement te kennen ná de integratie, moet u eerst goed bepalen welk resultaat u verwacht en welke factoren u wilt meten. Het staat in elke managementcursus, maar we merken vaak dat de business case ontbreekt. In deze blogpost vindt u enkele tips.

Stel, u bent overtuigd, start met een nieuw ERP-systeem en wilt dus ook het concrete rendement meten na de integratie. Om de precieze ROI te kennen, moet u eerst goed bepalen welk resultaat u verwacht en welke factoren u wilt meten. Het staat in elke managementcursus, maar we merken vaak dat de business case ontbreekt. Daarom enkele tips die u daarbij kunnen helpen:

1. Bepaal uw doelstellingen aan de hand van benchmarks

Eerst leggen we de doelstellingen van het project vast. Om die te bepalen, gaan we uw organisatie benchmarken: op welke vlakken scoort uw bedrijf minder goed dan uw concurrenten? Op basis van die nulmeting bepaalt u dan de doelstellingen die u wil bereiken met het nieuwe ERP-systeem.

2. Bepaal uw KPI’s

Nu we de doelstellingen kennen, bepalen we meetpunten om de voortgang op te volgen; prestatie-indicatoren of key performance indicators (KPI’s). Voor iedere KPI berekent u wat de verwachte winst zal zijn bij het behalen van het meetbare objectief. Dit kan gaan over voorraadniveaus, gemiddelde betalingstermijnen, productiviteitsverbetering, enzovoort. Er zijn vaak honderden KPI’s te bedenken. Toch raden we aan om niet te overdrijven. Beperk u tot een vijftal strategische KPI’s. Anders zou u meer tijd besteden aan het meten en rapporteren dan aan de beoogde efficiëntieverbetering.

3. Bepaal uw informatiestromen

Verkoop, voorraadbeheer, administratie, productie: elk onderdeel van uw bedrijf creëert informatie. Medewerkers voeren informatie in en geven daarmee vaak het startsein voor andere processen. In het voortraject van een ERP-project is het belangrijk dat men de informatiestromen binnen uw onderneming uittekent. Welke informatie moet beschikbaar zijn, wie heeft welke informatie nodig heeft en wat moet ermee gebeuren. Zo kan men processen aan elkaar lijmen en tijd winnen. Als bijkomend voordeel zult u op basis van de correcte en actuele informatie betere beslissingen nemen (business intelligence).

4. Bepaal vooraf key users

Betrek zo vroeg mogelijk medewerkers uit verschillende afdelingen bij het ERP-project, zeker niet alleen de informatici. Die medewerkers verwoorden vanuit hun dagelijkse praktijk goed wat de ‘business’ van de nieuwe oplossing verwacht. Bovendien dragen ze nadien het project mee uit. De kerngebruikers genieten doorgaans een uitgebreide opleiding, zodat ze hun kennis kunnen overdragen aan hun divisie.

5. Bepaal ook bijkomende verbeterpunten

Medewerkersrendement, productiekost, facturatieproces, stockbeheer: concrete KPI’s die men eenvoudig kan meten in het kader van een ERP-project. Andere verbeterpunten zijn minder eenvoudig om te meten maar worden zeker beïnvloed door een verbetering van de ERP: service, klantentevredenheid, samenwerking of werkgemak bijvoorbeeld. De volledige opbrengst van een ERP-systeem kan men niet 100% becijferen. De evaluatie ervan bestaat ideaal uit een tastbaar en een niet-tastbaar deel.

Hiermee heeft u de essentie van uw business case en kunt dankzij geregelde momentopnames bekijken of uw doelstellingen dichterbij komen. Houd overigens rekening met een stabilisatiefase van zes tot soms achttien maanden na de implementatie van de ERP-software. Het is vooral na die inwerkperiode dat u meters zult maken. Met een goed onderbouwde business case heeft u er meer controle over.