Q&A: De werking van een databank
Hoe worden gegevens opgeslagen?
Bedrijven slaan gegevens op. Over klanten en leveranciers bijvoorbeeld, of over inkomende en uitgaande facturen en financiële verrichtingen. Een overheidsinstelling bewaart dan weer gegevens over dossiers en aanvragers.
Voor elke soort gegevens wordt een tabel gebouwd: een tabel KLANT, een tabel LEVERANCIER. een tabel INKOMENDE FACTUREN enzovoort. De rijen van de tabel KLANT bevatten telkens de gegevens van één klant. Die gegevens worden gerangschikt in kolommen: de kolom NAAM, de kolom STRAAT, de kolom GEMEENTE, de kolom BTW-NUMMER enzovoort. Een groep tabellen die bij elkaar horen, noemen we een databank. Die wordt gebouwd door een informaticus. Hij of zij gebruikt daarvoor een "data base management system" (DBMS).
Hoe worden gegevens ingegeven, geraadpleegd of afgedrukt?
Dat gebeurt via een softwaretoepassing. Die bevat programma"s voor ingave, van klanten of van inkomende facturen bijvoorbeeld.
Bij de ingave worden deze gegevens door de toepassing gevalideerd, bijvoorbeeld op een geldig BTW-nummer. Of mag de gebruiker bijvoorbeeld geen klant schrappen als die nog een openstaande factuur heeft staan. Met hetzelfde programma worden de gegevens namelijk ook gewijzigd en geschrapt. Soms wordt er ook validatie voorzien op het niveau van de databank.
De toepassing bevat uiteraard ook schermen om de data te raadplegen. De geselecteerde gegevens worden getoond op het scherm, afgedrukt op papier of opgeslagen in een rekenblad.
Wie mag de gegevens in de databank wijzigen?
Informatici hebben rechtstreeks toegang tot de databank. Zij kunnen gegevens inbrengen, wijzigen en schrappen zonder de toepassing te gebruiken. Zo omzeilen ze de validatie door de toepassing, maar niet de validatie op het niveau van de databank. Hetzelfde geldt voor de gebruikers die de databank benaderen via Microsoft Access.
De beheerder van de databank (een informaticus) creëert gebruikers en geeft hen toegangsrechten, bijvoorbeeld alleen-lezen of updaten. Er bestaan verschillende types databanken (hiërarchisch, netwerk enzovoort), maar het populairste type is de relationele databank, met SQL als taal voor het opvragen en bijwerken van gegevens.
Hoe worden de gegevens in de databank geanalyseerd?
Een bedrijf wil een overzicht van de verkoop per product(groep), per periode, per regio, per verkoopkanaal. Of een overheidsinstelling wil weten hoeveel dossiers er per jaar verwerkt worden. Dergelijke analyse gebeurt via de toepassing, of via het DBMS. Wanneer een organisatie met zo"n analyse begint, merkt men overigens soms dat er een probleem is met de juistheid van de gegevens: een probleem van "data quality".
Sommige organisaties hebben meer dan één databank. Dan kan het nodig zijn om een nieuwe databank te bouwen, en daar de gegevens uit verschillende bronnen in samen te brengen. Gaat het om grote hoeveelheden (miljoenen) gegevens, dan maakt men gebruik van een datawarehouse en van toepassingen voor business intelligence.
Kan men ook andere gegevens opslaan dan woorden en getallen?
Men kan foto"s opslaan, scans van documenten (bijvoorbeeld een verslag van een verzekeringsexpert), pdf-bestanden en zelfs speelfilms. Dit alles gaat over (semi-)gestructureerde gegevens: gegevens die u kunt opslaan in tabellen en kolommen. Voor "big data", grote hoeveelheden ongestructureerde gegevens, moet een andere oplossing gevonden worden.
Deze Q&A is onderdeel van het ICT Jaarboek 2013 – 2014 van Smart Business Strategies. U kunt een pdf-versie van het Jaarboek gratis downloaden via deze link. De papieren versie is voor 7,5 euro te koop in onze shop.
